基建档案管理现状与改进策略研究

陆丽忠

摘 要：基建档案是指各种基础建设工程项目从规划、设计到施工，以及后期维修等过程中所产生的各种形式的档案资料。随着经济发展，企业在基础建设方面的投资越来越大，档案管理工作较为繁杂，工作人员要做到对档案进行有序、系统、统一的管理，避免出现错漏和资料杂乱的现象，保证档案资料的完整性、准确性、系统性以及安全性，确保档案资料实现有效利用。目前基建档案管理中仍然存在很多不足之处，本文就基建档案管理中需要注意的管理意识、管理制度、管理机制等方面进行研究和探讨，提出当下提高基建档案管理质量的相关对策，为基建档案管理的科学发展提供参考。

关键词：基建；档案管理；策略

中图分类号：G275.3 文献标识码：A 文章编号：1671-2064（2018）05-0223-02

基建档案是指建筑物、构筑物、地上地下各种管线等基础建设过程中所形成的档案资料，文件种类包含范围较为广泛，从项目酝酿立项开始，经过中间设计、规划等一系列过程，一直延续到工程完工，其中应当有项目前期文件、勘察测绘文件、设计文件、施工文件、监理文件、设备文件以及竣工验收文件等[1-2]。此外，工程后期维修等档案资料也应当包含在内。在当今信息化时代，档案资料不仅仅是文字档案和图纸等内容，还包括图像、声像等各种载体的资料。基建档案是项目申報和编报材料的科学依据，在工程竣工验收阶段，更是需要工程全部档案资料作为验收工程质量的必备条件。由于文件繁多且复杂的特点，管理上存在一定困难，做好基建档案管理工作是企业发展的基础，本文就基建档案管理中存在的问题及改进策略做出探讨。

1 基建档案管理的意义

1.1 基建档案管理可规范企业档案管理，保护信息安全

基建档案管理是企业档案管理工作中重要部分，有助于档案管理的进一步规范，为企业日后的发展和项目的运行提供一定的依据，并对日常工作进行有效的规范。由于企业各部门间沟通存在一定困难，工作内容相对繁杂，极易出现资料和信息的丢失，给工作的顺利开展带来一定阻碍，也不利于企业信息的保护。良好的基建档案管理工作，不仅能够避免材料的丢失，也能够很好的保护企业信息安全。

1.2 基建档案管理为工程建设提供依据，保证工程质量

基建项目一般建设周期较长，从项目立项到最终完工是一个漫长的工作周期，施工的不同阶段都要做到多部门协调工作，一个项目的完成需要建设过程中各个环节紧密相扣，尽量减少差错的产生[3]。因此，良好的基建档案管理是各部门工作间沟通的重要桥梁，为各部门提供相应的资料，确保建设方、施工方、监理方以及财务等各部门实现高度配合，继而才能够实现工程进度的统一。基建档案也是工程正常运作和后期管理的凭证，如查阅建筑物的结构、受力形式、耐久年限以及防火等级等，都能够通过档案材料进行明确。通过基建档案的良好管理，在很大程度上能够节约建设时间、提高人员安全，间接地起到增值和节约成本的作用。

1.3 基建档案管理有利于强化质量监督，明确责任主体

在项目进行过程中，工作人员可通过查阅档案对项目进行密切关注，及时跟进项目进度，实施一定的监督和审查，从而利于项目的有序开展。另外，在规范施工过程中档案管理也十分重要，例如建设材料的进场和领用等，都需要进行验收签字和盖章，对明确责任主体十分重要，做到有据可查。基建项目建设完成后，如果出现任何因工程质量所导致的问题，都能够通过查阅档案进行分析查对，找出问题原因及责任部门，方便日后维修和相应的赔偿等工作，可减少纠纷的发生。

1.4 基建档案管理为企业基建工作发展提供参考

在企业未来进行相关项目建设时，可通过查找以往的档案资料寻找经验，探讨和了解新建项目的可行性、设计方案以及投资费用等情况，经验的借鉴能够节约人力、时间以及金钱成本，为企业的发展提供保障。

2 基建档案管理现状和存在问题

2.1 对基建档案管理重视度不够，管理意识淡薄

基建档案管理工作与普通档案管理有所区别，基于其周期长、流程多的特点，基建档案资料管理的复杂性和繁琐性尤为突出，再加上经济利益等外界因素的影响，往往对基建档案管理缺乏足够的重视[4]。基建档案管理首先要结合及时的资料收集和整理工作，很多企业缺乏这一方面的管理，耽误了工作的进展，后期进行档案管理则存在种种困难。另外，很多企业缺乏专业的档案管理人才，责任未落实到具体人员，使得管理较为混乱，资料流向不清等问题多发，因此，企业应当提高管理理念，重视档案的收集与整理，从而提高管理水平。

2.2 基建档案管理体制不健全，管理模式陈旧

随着社会的进步和发展，国家工程项目建设管理体制改革进一步深化，也颁布了一系列工程项目管理和工程档案管理法规及标准，传统的基建档案管理工作体制则难以应付当前高标准的要求。在部分基建项目建设中，因为经费的缺乏和人员配置不完善的问题，没有单独设立基建档案管理部门，缺乏完善的管理体制，很多项目的档案管理员是临时抽调的其他工作人员，进行档案的收集和管理，一方面缺乏一定的责任心，另外对项目了解程度不够，导致档案管理混乱。随着基建工程建设发展的速度加快，传统的基建档案资料管理水平无法满足当前对基建档案资料管理需求。基建档案总结了工程建设的全过程，工作跨度时间长、施工阶段繁多、涉及部门广、工程操作复杂，传统的档案管理模式不能够满足当前需求，容易出现档案质量参差不齐等问题。因此，改善陈旧的管理模式十分重要。

3 加强基建档案管理的对策

3.1 强化工作人员对基建档案管理的认识

观念作为行为先导，在很大程度上决定了行为施行的成效，在基建档案管理工作中，强化工作人员的认识是提高工作效果的重要手段。普及新的管理理念，使企业各部门的工作人员对档案管理工作重视起来，尤其是管理者，认识到基建档案管理的重要性是工作顺利开展的先决条件。同时，企业需要逐步完善基建工程档案的管理机制，结合工程的特殊性和管理要求，建立一个稳定的管理机制，并在前期对管理机制中实施的细则进行落实和统一，规范后期档案管理工作的具体要求。

3.2 做好基建项目施工前的资料准备工作

基建项目档案管理是一项长期工作，工作开始的初期就要打好基础，从跟进项目开工报建审批手续开始，对项目初期的勘察、审批、立项等阶段的档案进行跟进和统一管理，以免后期资料原件丢失情况发生，也利于档案的完整性，方便后期建设过程中有据可查。初期资料有报建资料、合同、会议纪要、设计图纸、图纸变更以及开工报告等内容，另外后期施工单位和监理单位的管理控制资料也要做好收集[5-6]。工作人员应当对其进行分门别类的整理，明确保管日期。在人员的配置上，初期就要指定具体人员负责资料的整理和收集，一般将资料室安排在工程部旁，方便资料管理工作与工程间的同步进行。为了对档案管理工作起到有效监督，应当将其纳入公司考核体制，实行岗位责任制，做到责任到人，从而提高相关人员的重视。此外，为了完善和方便档案收集工作，应当设立相应的接收、转化和鉴定程序，使这项繁琐的工作做到有章可循，可配合使用高效、便捷的信息化系统，使归档的档案资料全部纳入可利用的范围，方便查阅。对于合作单位需要提供的各种文件资料的数量、时间，通过相关协议或合同进行約定，保证质量。

3.3 完善档案文件的收发和归档工作

首先做好档案的收文和发文的登记，完整的登记目录有利于后期对资料审核和查阅工作的开展，工作中一旦发现缺号需立即查询，及时补救。在收到设计变更图纸时要做到及时更换，避免出现材料积压未处理的情况。施工中往往产生大量的技术变更，建设单位资料员要将设计变更图纸及时替换发放给施工方和监理单位，并收回旧图，避免施工单位误用旧图。

3.4 完善档案文件的审查工作

为了方便档案的审核，要对其进行明确的分类，确保各类文件资料收集齐全，并且能够全面反映基建项目的整体情况。项目部在验收工程时，要依据合同、协议中的条款对档案文件审核。审核中特别注意需要签字的文件是否有负责人的签字。对于存在文件缺失和目录不全的情况，要通知相关部门进行及时的补交或整改。

3.5 做好基建档案验收、报送工作

为了加强企业基建档案资料的管理，贯彻实施基建档案备案制度和验收制度，做到有力执行基建档案工作检查、预验收步骤，国家档案局颁布了《建设项目（工程）档案验收办法》。办法中要求，基建档案必须经城建档案管理部门验收合格后，项目才可进行最终的竣工验收工作，基建档案需在工程竣工验收后三个月内做好移交工作。通过基建档案验收工作，提高了基建工程管理和档案管理水平[7]。

3.6 利用新型科学技术手段进行档案管理

随着科学技术的发展和进步，网络时代已经到来，便捷的信息化给基建档案管理带来了新的发展方向。工作人员应当顺应时代的发展，学习新技术、新方法，利用计算机和网络技术开发研究新的管理方式，对以往的管理模式进行改进和优化，使其进入信息化和科学化发展的方向。档案管理体系应当合理地利用信息管理技术，实现档案管理网络化，利用网络传输、实时查阅和同步保存，逐渐将文字档案转变为电子档案，最终建立起完整的档案电子数据库[8]。

3.7 加强工作人员的培训工作

人是工作的主体，只有提高工作人员的业务水平，才能够在良好的工作体制下，利用新型的管理技术提高工作效率。很多企业的档案管理人员身兼多职，一方面需要完成自己收集、整理和归纳档案的工作，另外还承担其他工作。因此，很多企业的档案管理人员之间水平差异较大。为了保证档案管理工作的顺利进行，企业应当对工作人员开展统一的培训工作，提高档案管理人员的基础素质，可以让有经验的档案管理人员分享自身的工作经验，团队间尽量建立统一的工作模式，在实践中提高工作人员的业务水平。

4 结语

综上所述，基建工程建设中基建档案资料管理工作有着非常重要的作用，为企业基建工程的发展作出了很大的贡献。为此，提高基建档案资料的科学化管理水平是需要企业相关部门和人员进行不断努力去提升的，为基建工程的健康发展提供重要的基础和保障。

参考文献

[1]陈悦.基建工程电子档案收集工作存在难点及对策[J].城建档案，2017，（10）：46-47.

[2]宋蕾.简述基建工程档案资料的科学化管理策略[J].山西建筑，2017，43（6）：251-252.

[3]林海宇.企业基建档案参建单位责任[J].中国档案，2016（10）：42-43.

[4]陈明.建筑施工企业基建档案管理存在的问题及对策[J].企业改革与管理，2016，（21）：53+51.

[5]杨健康，谢辉.基建档案工作面临的问题与对策浅议[J].科教文汇（上旬刊），2016，（11）：125-126.

[6]强星辉.简论基建工程档案管理的思路和方法研究[J].现代国企研究，2015，（22）：132.

[7]魏丽莉，解凌燕.基本建设项目的档案管理探讨[J].住宅与房地产，2015，（S1）：5.

[8]熊瑛.信息技术在地勘单位档案管理中的应用探讨[J].云南档案，2017，（10）：56-58.