高校行政办公文号生成与回收机制的设计与研究

摘 要：文号即发文字号，是由发文机关代字、发文年份和文件顺序号三个部分组成。年份使用公元纪年，在“〔 〕”内用阿拉伯数字标注。例如：桂教办〔2017〕18号，“桂”是广西壮族自治区的简称，省级教育机构发文通常以“桂”作为开头，“〔2017〕”是发文的年号，“18号”是该年份发文的顺序号。本文是针对高校办公自动化领域的文号生成与回收机制进行设计与研究，主要实现自动编号、文号预留、文号回收等多种状态的监控与管理，让发文机关可以充分利用计算机技术实现文号的合理分配和利用。

关键词：高校；文号；办公自动化

中图分类号：TP317.1 文献标识码：A 文章编号：1671-2064（2018）04-0000-00

1 引言

传统方式文号的生成过程是采用人工编号，机要员需要对每一个目录的当前最大发文号进行备注，下一次编号时做一次校对，在基础上往前编一个号。如果遇到作废或者预留的文号还得注意排除在外，所以对工作人员的要求比较高，而且容易出错。在新型的办公自动化系统中，系统支持自动按年度、目录生成最大发文号列表用于实时查看。机要员选择指定目录后，文号可以自动编号，获得该年度最大的发文号，还可以选择预留的文号或者已经回收的文号，这样大大减轻了人工操作的环节，降低出错的风险，从而提高办公效率。

2 需求分析

2.1 文号目录

文号目录是文件分类的依据，在一个高校的行政体系中由不同的部门组成。比如党委口、行政口、二级学院和其他服务性质的部门。每个部门发文时可以选择的目录范围不一样，所以需要在用户发文时，根据用户所在的部门，加载其对应的文号目录，提供当前用户选择。在文字秘书编文号的时候根据发文部门所具备权限对文号进行生成或者重新设定目录，再生成新的文号。这样就可以合理的区分各性质部门的文号申请权限，及使用范围[1]。

2.2 起始文号设置

当一个新的办公系统刚刚启用时，可能已经有些文件已经在线下做了处理，所以必须要考虑到起始文号设置的问题，如何使该文号从指定的地方开始计算，这关系到该办公系统的文号生成机制的合理性问题。所以起始文号设置也是一个关键的内容，它将参与到后面的文号生成算法中。

2.3 文号生成

文号生成是本次研究的工作重点，在用户发文拟稿时必须要能选定文号目录，再公文审批到达编号环节时，文字秘书有权限对文号进行编辑或设定，从而生成最终的文号。一般文号生成都按照预定格式生成的，如“桂教办〔2017〕100号”，“ 桂教办”就是用户选定的文号目录，“〔2017〕”是本年的年份，无需选择或修改，“100号”就是由文号生成算法取得的该目录下，该年度系统中最大的文号。在文号生成时除了自动编号以外还要考虑到回收文号和预留文号的选择问题[2]。如果有回收文号存在，则优先选用回收文号，如果有需要选用前期预留的文号，则需要从预留文号库中选出预留的文号，再生成最终的文号。

2.4 文号回收

文号回收是基于该文件已经取消对外发布或者文件作废时，对其进行的补充处理。使得原先占有的文号释放出来，给其他文件使用。这样才能使文号循环利用，连续性更高。当文号一旦被回收，其原先的文件上必须清空该文号，使用状态也要相应改变，这样才能在下一次生成文号时被重新利用。

2.5 文号预留

文号预留是基于特殊文号的考虑，比如每年的1号文或者其他特殊文号需要预留到后期使用，则需要设定预留文号，文号管理员可以批量设定某个区间的文号作为预留文号或者单独设定某个文号作为预留文号，在生成文号时可以选定预留文号库中的某个文号作为最终文号[3]。

2.6 年度最大发文号报表

年度最大发文号报表主要用于导出本年度，每个文号目录当前的最大发文号情况。可以切换年份查看历史数据，作为横向对比，这样才能更好的评估文件的总数和文号的利用情况。

3 系统设计与实现

3.1 数据库设计

数据库设计是系统开发过程中的一个重要组成部分。在数据库的规划与设计过程中应该考虑其合理性、规范性和适应性[4-5]。根据前一部分的需求分析可以得出以下数据表及字段的设计，表1-表5所示。

3.2 主要的算法和流程

根据前面章节的需求分析和数据库设计，可以使用计算机语言实现其基本功能。其中文号生成流程图1所示，文号生成的算法如下：

（1）选定目录；（2）自动计算或选择预留文号；（3）选择预留文号，打开选定目录的预留文号库；（4）选择预留文号并确定选用，流程结束；（5）返回步骤（2）选择自动计算；（6）查找文号表，判断是否存在选定目录的回收文号；（7）如果有，则自动选择回收文号中的最小值；（8）如果无，则自动算出当前目录的最大发文号；（9）选择生成的文号并确定选用，流程结束。

4 結语

经过几十年的发展，办公自动化技术已经被广泛的运用到办公过程之中，随着科技的进步以及技术的更新，未来的办公自动化系统还会出现更多的功能，以提高用户的使用价值。本文以办公自动化的文号生成与回收机制作为研究对象，对设计原理进行剖析，提出了一种可以回收或预留混用的方式。期望通过本文的分析可以为办公自动化的文号合理化应用提供参考。

参考文献

[1] 郑雅.高校行政办公自动化系统的设计与研究[J].电子设计工程，2017，（14）：39-42.

[2] 高强.办公自动化系统模块设计与功能研究[J].通讯世界，2016，（7）：253-254.

[3] 刘芮汐.政府机关办公自动化管理系统的设计与实现[D].吉林大学，2015.

[4] 张吉辰.高校OA办公自动化系统的设计与实现[D].大连海事大学，2015.

[5] 朱玉超.ASP.NET项目开发教程[M].电子工业出版社，2008.

作者简介：农色兵（1988—），男，广西贵港人，研究生，助理工程师，研究方向：软件工程。