人事档案信息化管理面临的挑战及对策

刘振荣

摘 要：在信息化时代，关于人事档案的信息管理如果还是采取以往传统的纸质化人工管理，则不仅无法保证人事档案信息的完整、真实和有效，而且会降低单位对员工的任用、提升和管理等的效率。因此，人事档案管理要采取信息化的手段，全面利用计算机技术和计算机防毒技术，在保证档案信息安全有效的前提下，提高人事档案信息的利用效率。本文从人事档案信息化管理出发，在分析人事档案信息化管理重要性的基础上，重点探讨当前人事档案信息化管理中出现的问题，并对于这些问题给出相应的解决对策。

关键词：人事档案；信息化管理；挑战；对策

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1671-2064（2017）18-0238-02

1 人事档案信息化管理的重要性

1.1 改变管理工作方式，提高管理水平

首先，对人事档案实行全面的信息化管理，也就意味着改变了以往对人事档案的管理方式，相对地减少了人事档案管理人员的工作量，使得管理工作变得自动化，管理水平自然会得到提高。另外，由于信息化管理人事档案以后，要增加新的档案信息也比较方便，所以可以随时地考察员工的工作表现，这样也可以提高员工的积极性。

1.2 保证档案信息的完整与真实

人事档案信息化管理之后，由于先进的计算机防御技术以及管理监督技术，可以最大程度上防止档案信息的丢失，也避免了档案重建的情况，很大程度上保证了档案信息的完整性和真实性。而且相对于传统的纸质档案文件，信息化管理之后，如果相关人员需要查询或查看信息，只要在网上就可以进行，也就避免了原始纸质文件被破坏的可能。

1.3 提高人事档案信息的利用率

人事档案信息化管理使得内部拥有查询权限的管理人员随时可以进行查询，提高了档案信息的利用率。在之前档案信息的录入、查询以及增加条目信息等工作都要浪費大量的时间和人力，而且还不能保证信息的完整和有效，但在信息化管理之后，只要在最初的时候进行录入，之后就可以终身查询，对档案的利用率明显提高[1]。

2 人事档案信息化管理面临的挑战

2.1 信息化档案管理的普及率较差

首先，人事档案信息化管理的普及率较差。比如现在很多单位虽然已经意识到对人事档案进行信息化管理的必要性，也采取了相关的计算机技术，但总的来说通过信息化的渠道对人事档案进行管理只是辅助方式，主要的渠道还是人工管理。另外，人事档案信息管理的流程涉及很多，有档案信息的收集、整理和归档工作，也有后期的使用和查询，目前只在使用方面用到信息化手段，在信息的收集和整理方面采取的依旧是人工方式，而且在查询的时候总会出现信息不全的情况。

2.2 资金投入有限，硬软件设施建设需要加强

造成上文中所提到的信息化档案管理普及率差的原因之一是因为目前在这方面的资金和技术投资有限。比如如果要实现全面的信息化档案管理，就必须要引进大量的硬件和软件设备，包括计算机的配套设施，档案处理和管理软件，以及信息查询系统等。但目前在这些硬件和软件设施的建设上还没有到位，一方面可能是因为单位组织的相关领导对全面实行信息化管理存疑，认为信息化管理反而会造成资源的浪费，另一方面对于很多资金和技术都不充足的组织单位来说，想要完全打破过去的管理方式，引进大量的硬软件设施和技术的确存在困难。

2.3 数据库应用比较落后

人事档案信息化管理利用的主要是数据库，将相关人员的档案信息录入到数据库中进行保存和管理，在需要相关信息的时候给予特定人员权限进行查询和使用或者是销毁。但是在实际的数据库应用中，由于人事档案的数量很多也很杂，有的是很久之前的信息，有的还需要重新完善，所以难免会出现录入的数据不完整、数据更新不及时或者无法查询到相关信息等情况[2]。另外，目前在数据库应用上还没有一个统一的标准，对人事档案的信息化管理还没有形成统一的社会认识，所以各个单位组织之间也就无法实现信息的共享，降低了人事档案的使用率。

2.4 人事档案管理人员的适应问题

人事档案管理人员的素质和适应问题。在之前很长一段时间内，人事档案的管理人员已经完全适应了传统的管理方式，当开始信息化自动化办公之后，有的管理人员无法一下子完全适应。这是因为在人事档案实现信息化管理之后，要求管理人员不但要有传统的人事档案的管理知识，还必须要具备熟练使用计算机技术的能力，对计算机技术的更新也要有敏锐的感知力。这对于一些中老年的管理人员或者是未曾接受过专业训练的管理人员来说，无疑是一大挑战。

2.5 人事档案信息的安全性问题

人事档案信息化管理并不是万无一失的，无法保证档案信息是完全真实有效的。这是因为在实行信息化管理的时候，也会遇到一些外界的因素进行破坏，比如计算机病毒或者火灾等客观因素对于档案信息的破坏作用十分强大，如果管理人员的安全意识和专业能力不过关很容易造成档案的丢失或者被篡改。另外，管理人员自身的工作态度、操作是否得当、信息审查是否严格都会对信息的安全性造成影响。

3 加强人事档案信息化管理的对策

3.1 加强对人事档案信息化建设的宣传

要加强对人事档案信息化建设的宣传，一方面要让组织单位的相关领导者充分意识到，引进信息化设备，采用信息化的手段对人事档案进行管理的必要性和重要性，在这方面可以采用向上级部门建言或者在会议上直接口头提出的方式。另一方面需要让组织单位的工作人员，尤其是跟人事档案管理相关的工作者了解到人事档案信息化建设的意义，并且让其积极地配合信息化建设。比如通过多媒体的宣传，其他单位的经验分享等。

3.2 加大硬软件设施的建设

要加大硬件和软件设施的建设。在这方面主要的渠道还是增加资金的投入，并且扩大资金的来源。有的组织单位和社会其他机构有某方面的来往，或者该组织单位具有很强的社会性，这样在资金引入方面可以通过对外宣传的方式积极吸纳社会资本，引起社会方面的重视，从而在资金充分的条件下进行信息化管理的硬件和软件设施的建设。比如购置计算机、扫描仪等硬件设备，然后将个人信息录入到计算机系统中，通过数据的形式进行保存管理。

3.3 建立数据库分享平台

考虑到数据库应用不足的问题，各个组织单位可以在资金和技术的支持下，建立数据库分享平台，实现信息的共享，让相关的档案信息在内部得以流通。另外，还可以建立信息综合查询和检索系统，人事档案使用者可以在需要的时候通过计算机系统就能查到想要的信息。

3.4 提高人事档案管理人员的综合素质

提高人事档案管理人员的综合素质也势在必行。一方面可以实行人才引进计划，在招聘工作中建立统一的招聘标准，考察应聘者多方面的能力。另一方面还要开展相关培训，制定层次化的培训机制。比如不同的工作人员在知识结构和工作能力上有所不同，所以在培训的时候要注意差异化和个性化的培训内容和形式。为了让传统的管理人员可以及早地适应信息化办公，还需要加强他们使用信息技术的能力[3]。

3.5 加强法制建设，更新信息技术

为了保证人事档案信息的安全，必须要加强法制建设。比如建立统一的标准，并将这些标准法治化，用法律的形式规范计算机技术的使用以及计算机信息的分享。明确相关网络协议、数据权限等，对于随意使用人事档案信息或者蓄意破话信息的人必须要进行严肃处理。另外，对人事档案信息化管理的每一个环节都要有明确的法律规定，并进行跟踪监督。在信息技术层面，还要注意对技术进行及时的更新，如果多个技术，多个科技公司可以联合那就再好不过了。

4 结语

综上所述，人事档案信息化管理在实施过程中难免会遇到诸如普及率差、数据库应用差、管理人员素质差或者硬软件设备不充分、信息安全无法保证等问题。为了解决上述困难，首先是得到资金和技术的支持，然后提高组织单位工作人员对于信息化管理的意识，最后再采取相应的技术。

参考文献

[1]汤慧.人事档案信息化管理面临的挑战及对策探讨[J].电脑知识与技术，2015，（7）：40-41.

[2]崔娜.新时期人事档案管理信息化建设研究[J].价值工程，2011，（24）：322-323.

[3]顾彩霞.完善高校人事档案管理的有效措施[J].黑龙江档案，2011，（2）：108.endprint