浅谈ERP系统中的供应商管理

张立伟

摘 要：在工业信息化时代，借助先进的ERP系统，建立健全供应商的主数据信息和台帐记录，强化供应商信息的集中管理。再依据各职能部门的业务需求，对供应商信息按业务类型、地域和记帐方式进行分类管理，以方便各职能部门的快速检索和使用。

关键词：供应商管理；ERP系统；主数据

中图分类号：TP315 文献标识码：A 文章编号：1671-2064（2017）09-0210-01

1 供应商管理概述

在实施ERP系统以前，公司各职能部门分管自己的供应商信息，没有集中统一的管理平台。实施ERP系统以后，所有的供应商信息都集中到系统中，实现了对供应商信息的完整性、一致性、及时性、统一性的管理。

在ERP系统中，习惯上把供应商的信息数据称为供应商主数据（Vendor Master Data）。它包括供应商的基础信息（如：厂家的名称，税号，地址，联系电话，法人等等），公司财务部门对供应商的记帐信息（如记帐科目）和公司业务部门对供应商的采购信息（如交货计划）。供应商主数据在整个ERP系统中是共享的，权限范围内的职能部门都能查看和使用。

2 供应商管理的总体思路

随着公司业务的拓展和供需关系的调整，ERP系统中的供应商主数据也会进行相应的调整，冻结甚至删除那些淘汰的供应商，增加新入围的供应商，以及修改那些在工商局变更信息的供应商。

随着供应商数量的增多，各种类型的厂家都纳入到了ERP系统中。为了更快捷有效地筛选和提取供应商信息，使业务部门和财务部门都能方便快捷地掌握供应商的情况，了解供应商的信息动态，满足各职能部门对供应商的评价，公司采取了对供应商主数据的分类管理和台帐管理。

2.1 供应商的分类管理

从供应商的使用情况分析，可以对供应商从以下几个角度进行分类：

2.1.1 按业务类型分类

根据业务类型的不同，可将供应商分为原料供应商、设备备件供应商、设备检修供应商、能源供应商、运输供应商、基建工程供应商等等，具体的类型是由公司自身的实际情况决定的。这种分类方案能快捷有效地对供应商进行筛选，对业务部门来说，是很重要的方案之一。

但是，需要注意的是，这种分类方案中，有些厂家在可能属于多个业务类型。如有些厂家既是原料供应商，也是设备备件供应商，还可能是运输供应商。所以，这种分类方案并不是刚性的。于是，我们将每种业务类型用一个符号（如英文字母）表示，在维护供应商主数据时，将业务类型符号填写到检索字段中，属于哪几种业务类型，就填几个符号。这样既能满足分类的需要，又能方便业务部门的使用，一举两得。

2.1.2 按地域分类

根据供应商的地域不同，可将供应商分为本市供应商、本省外市供应商和外省供应商。其中，本市供应商所占的比例往往是最大的，因为从物资供应的时效角度来说，本市的供应商的供货速度无疑是最快的。而外省供应商，可根据企业自身的实际情况进行细化。如一些经济发达的地区（如：北京、上海等地）的供应商数量一般会比较集中，这样就可以将这些地区的供应商集中起来进行管理。

在ERP系统中，可对国家和地区进行编码管理，使其规范化，而后，将国家和地区的编码维护到供应商主数据的基本信息中，以实现对供应商地域的分类。

2.1.3 按记帐方式分类

根据财务记帐方式的不同，可将供应商分为企业内供应商、国内供应商和国外供应商。对于企业来说，企业内部的一些部门自身就具备生产供货能力，这些部门就成为的其它一些部门的供应商。但从财务记帐的角度来说，这些部门往往不会单独记帐，而是与公司的帐套合并处理，所以这部分供应商要单独分类。国内供应商是以厂家为主体进行分别记帐。而国外供应商往往会遇到使用外币结算的情况，所以常常会进行货币换算，所以这类供应商也要单独区分。

2.2 供应商的台帐管理

供应商的基础信息和评价信息并不是一成不变的。当供货厂家自身的信息发生变更，或者公司各職能部门对供应商的评价发生变化时，系统都要对其进行记录。为此，公司建立了一套供应商的管理台帐。有了这套台帐，各职能部门可以清晰地了解供应商信息的动态，掌握公司各职能部门对供应商的评价情况。这套台帐为职能部门在筛选和使用供应商方面提供了有利的支持。

3 结语

依托强大的ERP信息化系统，和公司集中管控的指导思想，公司的供应商管理第一次真正地实现了统一管理，供应商信息也满足了完整性、准确性、唯一性和及时性的要求。这是一次质的飞跃。这个管理思想不仅能满足公司各职能部门的实际需求，还能在一定程度上帮助公司合理地规避市场风险，汇拢资金，为公司赢得更大的利益。