新形势下医院人事档案管理工作的几点思考

时间：2024-05-19

戚霁赵金币琚理

（华北理工大学附属医院河北唐山 063000）

0 引言

社会经济成熟化发展，相应促进医疗卫生体制深化改革，需要关注医院的人事档案管理工作，深入分析档案管理存在的问题，并且将其纳入医院管理内容中。医院经营管理中过程中，产生的资料信息非常多，需要优化整合资料信息，形成档案管理模式。在医院各类档案中，人事档案管理的作用显著。医院的人事档案管理，可以反映出医护人员的学习经历、工作经历等，详细记录个人信息，真实性与准确性强，能够为医院的日常活动、人事调配提供参考。利用人事档案管理，可以充分利用人力资源。在经济与技术支持下，医院的人事档案管理落后，无法匹配现代管理方式与方法，需要深度挖掘人事档案管理的不足，以创新管理思路，优化完善人事档案管理，实现医院的可持续发展。

1 医院的人事档案管理现状

社会信息化发展趋势下，对医院的信息化管理要求提升。然而分析实际发展可知，小规模、经费紧缺的医院，仍然采用人工档案管理方式。在档案管理思路上，多集中在保管、整理等工作内容，没有认识到档案管理工作的系统性。在人事档案管理工作中，系统性属于突出属性，不会受到单位规模、管理质量、内部组织模式的影响。在具体实践中，医院的人事档案资料，在本院档案室进行1～2 年保管与维护，之后汇集到专业档案单位进行保管。在存储与维护过程中，应当保证资料文件的完整归档，优化设计档案分类标准，合理安排移交时间与方式。上述内容成为医院的档案管理重点，且各类事项具备系统关联性。部分人事档案管理流程、落实方法、执行标准不合理，则会对上下游管理环节造成影响。所以，医院要正确认识到人事档案管理的价值，不能只关注文件资料保管与整理，需要关注到管理工作流程、管理制度等要求。

1.1 人事档案管理认知不足

我国医疗事业的发展速度加快，并且取得重大突破。人事档案管理，是医院经营管理的重要组成部分，系统性非常强，会影响医院的未来发展。当前，领导层不太关注人事档案管理工作，认为该项工作地位不高，且难度小，所以管理人员只是收集、整理档案。由于思想认知不到位，致使医院的人事档案管理工作发展不前，对医院发展的制约影响大。

1.2 人事档案管理的安全保护不足

当前，我国多数医院处于发展状态，需要投入大量人力、物力、财力，用于硬件管理设施建设。当前，医院人事档案管理的保护设备陈旧，部分机构未设置档案室，将档案室、办公室融合在一起，不注重档案管理的保护处理。医院开展人事档案管理时，不注重防水、防火、防盗处理，导致人事档案缺损、遗失。如果人事档案处于危险保管状态，则无法保障档案管理的严谨性、科学性。医院不注重人事档案管理的安全保护，导致人事档案资源破损，对档案长期使用的影响大。

1.3 人事档案管理工作单一

医院缺乏完善的人事档案管理制度，属于医院的普遍问题。人事档案管理人员多为非专业人员，以行政人员兼职管理为主，致使人事档案管理工作的敷衍问题较多。在工作实践中，不注重收集、整理人事档案资源，无法保障资料文件的真实性。人事档案管理采用封闭的管理模式，影响档案核查工作的开展。部分机构将档案进行装袋存档，不注重保密保护，也不注重档案资料审核，影响了人事档案管理工作的价值，危害医院的未来发展。

2 新形势下的医院人事档案管理管理对策

2.1 转变传统管理理念

医院的领导人员、档案管理人员，需要认识到人事档案管理信息化建设的重要性，实行全面信息化建设，树立新形势下的信息化意识，从而发挥出带头作用。改变传统的人事档案管理理念，将人事档案管理作为重要内容，纳入制度化管理轨道，遵循国家政策、法律规定，促进人事档案管理的信息化改革，建立专职管理队伍，以提升工作质量，提供人力、财力、物力保障。

2.2 人事档案管理的信息化改革建设

第一，深入调查与了解，掌握单位人事情况，正确判断人事档案管理的形势与困境，联合调研结果，制定人事档案管理的信息化建设与规划，既要包括纲领性目标，也要具备指导实践、指导价值的目标。科学规划人事档案管理的信息化建设，建立专业的人事档案管理队伍，优化配置设计管理方法、工作监督体系，有序开展信息化建设工作。第二，掌握信息化发展趋势，合理应用大数据技术、“互联网+”技术、云计算技术，结合人事档案管理工作，开发信息化管理系统。通过信息化方式，可以科学管理与应用人事档案的信息，以提升人事档案管理效率与质量。第三，建立人事文档管理系统：开展人事档案信息管理时，遵循科学分类标准，建设文件管理系统，例如，文档建立时间、内容、存储时间等，确保快速找寻出文件资料。第四，主动学习其他医院的档案管理经验，联合本单位实际情况，确保数据库建设的延展性与实用性，加强数据库的可修改能力、更新能力。此外，建设数据库之后，注重分类整理数据库的信息，定期维护和更新数据库，注重数据备份。

2.3 建设人事档案管理专业队伍

医院为了加强人事档案的信息化管理成效，需要以科学化、现代化管理为指导，建立综合素质强、业务专业的管理队伍。同时，注重人事档案管理的人才引进与培养，引入专业对口的管理人才，也可以通过内部竞聘防护，调动和激发管理人员的工作积极性。此外，注重组织人事档案管理人员参与培训、外出学习等，邀请专业人员、业内专家，以讲座方式开展培训。也可以派遣人事档案管理人员轮训学习、外出交流，加强管理人员的现代化管理理念，掌握现代管理手段，从而促进人事档案管理队伍的信息化发展。

2.4 建立和完善人事档案管理机制

除现代科技支持、提升管理人员素质能力外，还需要建立信息化管理机制，包括以下内容：第一，保证人事档案管理、网络技术人员的信息交流、意见沟通畅通。人事档案管理人员，将工作目标、成效需求，传输到网络技术人员手中，确保网络技术人员设计信息化系统时，可以满足管理人员的工作需求、流程要求等。注重提升二者的工作配合度，有助于提升人事档案管理的信息化建设作用。第二，医院联合自身发展，优化设计工作绩效考核机制、奖惩机制，既可以提升人员工作积极性、工作效率与质量，还可以监督和规范技术人员、管理人员的行为，确保人员可以明确自身在信息化建设中的工作内容、价值意义、行为准则等。

2.5 注重人事档案的收集和管理

为了全面收集和管理人事档案，维护档案内容的完整性，需要提升档案管理人员的工作积极性。第一，定期收集和归档资料。由于医院的医护人员、干部人员较多，每年需要开展培训、考核、职称任免等工作，工资与福利待遇发生变化，都需要档案管理人员收集相关信息，便于后期使用。第二，注重补充和完善归档资料。医院内部人员比较多，开展人事档案管理时，涉及到较多工作内容，要求管理人员遵循要求补充档案，比如按照职工类型分类，接收新入人员的人事档案，新建职工档案。管理人员注重与职工、相关部门合作，优化完善内部人才档案。针对不主动提供档案的部门，则应当追踪收集，补充档案信息，以免由于档案不全所致职工权益限制问题，对员工实际利益造成影响。第三，注重整理人事档案。档案整理分为以下步骤：其一，辨别档案信息材料。完成档案收集后，针对内部无效档案资料，为了确保档案信息清晰度，需要做好甄别处理，归档处理有价值的信息。管理人员检查档案内容的真实性、同名不同人问题等。同时，检查材料的签字盖章情况，加强档案资料的存储价值。其二，档案技术加工。档案资料整理期间，会接收到褶皱、破损材料。为了确保资料的长时间存储，管理人员要做好加工处理。针对破损材料，在保障内容完整性的同时，做好剪裁处理，并且粘贴在公文纸上，以免后续装订影响材料内容。其三，分类排序档案。在人事档案中，包括职工工作经历、学历培训、工资职称审批材料。为了确保材料使用的便利性，要求管理人员分类处理档案材料，遵循不同材料性质与类型，优化排列组合，确保使用准确性，以免破坏其他资料。其四，将档案资料上传至计算机。在现代科技支持下，档案管理方式日益升级，以计算机技术存储档案，既可以确保档案使用的便捷性，也可以加大档案信息保护力度，减少破坏影响。人事档案部门，要设计专业的管理软件，加强档案管理效果。其五，注重装订和验收纸质档案。完成档案处理后，注重检查和验收档案，保证档案分类的正确性、材料真实性，之后入库存储。

2.6 注重档案管理的保密工作

为了防止档案内容泄漏，导致人事档案损毁，管理部门需要注重人事档案的保密管理。在管理实践中，注重加强档案管理人员责任心。档案保密工作，属于人事档案管理的基础，要求管理人员严格划分档案保密度，能够规范和控制自身言行，以免由人员泄漏档案信息。管理人员注重提升自身素质能力，能够主动学习档案管理知识，以加强管理技能，提升人事档案的保密效果。现代技术的快速发展，医院档案信息存储在计算机系统内，当信息被泄漏，则会伤害单位人员。由于人事档案包含大量隐私信息，职工信息会被恶意使用。信息管理部门，针对计算机数据库，优化设计安全保护程序，以免通过网络平台泄漏档案信息。其一，医院要重视内部信息保护，加大硬件保护设施的建设投入。管理部门应用防范性系统软件，定期杀毒处理，以免不法分子入侵系统内部。针对档案管理人员，应当实行权限管理，以免无关人员使用档案资料。其二，提升安全管理人员的水平，加强网络技术实力，以教育培训方式，提升管理人员的计算机操作能力。同时，设置网络程序，严禁随意安装软件，从而避免软件内出现木马病毒。其三，分级处理人事档案材料，遵循保密等级分类保管。针对不同级别员工，设置对应的防范技术，维护医院内部资料安全，以免出现信息泄漏问题。其四，由于人事档案资料的保密性要求高，所以需要引入专业的安全系统。通过建设数据库系统，为医院选人、用人、决策制定提供参考，所以要确保数据库建设实用性。

2.7 注重人事档案资料的开发利用

按照医院的人事档案管理标准，实行目标化建设，加强服务意识，分析人事档案的科学布局，从而明确科研、教育、医疗的工作范围。遵循高效编制标准，科学处理和编制人才信息，完善人事档案的资料编制与存储，制定人才信息开发标准，汇编护具资源内容，提升人力资源信息技术水平，为人才信息提供科学开发与管理。按照临床医学科研服务标准，正确认识到档案反馈信息、利用管理价值，以满足医院的人才技术管理标准，规范化管理科研、教育、医疗等工作的需求，以加强档案综合应用价值，提升社会整体发展效益。