“互联网+”背景下中职档案管理存在的问题解析

姜家松

（晋江市晋兴职业中专学校，福建 晋江 362214）

1 问题的提出

从当前的现状来看，档案管理属于中职院校的重要一部分，在中职成长和发展的过程中扮演着重要的“角色”。档案管理的内容比较的广泛，行政、教学、党务、科研等内容都属于档案管理的范畴[1]。做好档案管理，属于中职院校的主要任务，需要在整理、收集、保管、开发等内容的基础上，提高对师生的服务性[2]。中职院校档案在全面的基础上真实的记载了师生在学校的全部过程，承载着学生在学校的各项活动。档案管理是中职学校发展壮大的宝贵财富，展现了档案的文化底蕴，将办学理念和办学特色相互结合起来，呈现到大家的视野当中，真实地反映出学校的管理水平。中职档案管理需要满足学校档案的正常收入和存后，将档案的附加价值体现出来，并充分地使用此种价值，有效的服务于中职学校和社会[3]。但是，在实践的过程中，中职院校自身办学特色与传统高校档案管理建设存在着很大的不匹配的问题，不仅大家的重视程度不足，而且档案利用率低。鉴于此，如何立足自身的管理特色，使用“互联网+”的优势，加大中职档案管理建设？就成为当前情况下，大家需要关注的重点与难点。

2 “互联网+”背景下中职档案管理存在的问题

2.1 对档案管理工作重要性认识不足

“互联网＋”背景下的中职学校档案管理展现了及时记录、使用便利、具有风险、载体脆弱等特点。档案管理是一项复杂的工作，不仅会涉及师生的重要档案，还会涉及一些其他的内容。通过互联网的方式，立足于问题，不断扩大规模，提升档案的种类，向着更高的层次实施发展。无论是从基础设施建设，还是到学校的文化管理，都呈现了较强的丰富性。随着科学技术的进一步发展，档案管理的要求也更加严格。但是，在实践的过程中，档案管理工作在学校地位相对较低，政策扶持不到位，领导也不够足够重视。在档案管理工作的过程中，管理人员的数量不足，在面对庞大的管理系统的时候，都会出现心有力不足的情况[4]。档案管理手段单一，成效较低。这些问题的出现，都是由于中职学校不重视所造成的，中职学校的档案管理方式都处于被动的防守状态，主动服务的思想不足，没有认识到互联网的优势。

2.2 档案基础设施信息化建设滞后

档案管理基础设施简陋。档案室中的基础设施基本上都是其他办公室淘汰下来的电脑，不仅启动较慢，并且安全风险性较高。基础档案设置偏低，不仅会影响到档案管理的质量，还会影响到对应的工作效率。并且室内还存在摄像的死角，保存起来存在风险，中病毒的概率较高。还有部分的中职学校，档案管理还在使用纸质的建设方式，查阅起来比较麻烦。自动化办公设备和数字档案建设之间存在着较大的关联性。在设备制约的基础上，影响了进一步的发展。档案信息差错频现，可信度偏低，影响了档案管理的质量[5]。

2.3 档案管理工作机制不规范并且人员素质低

在中职档案管理的历程中，其内容属于一个业务性很强的工作，需要具备一定的专业性水准。由于人员不足，加之档案管理机制不完善，政策扶持不到位，难以适应信息化的高速发展。数字化档案建设的不完善，需要不断地壮大知识队伍，提升人员待遇。实践中，档案管理部门的人员缺少培训的力度，很多都是身兼数职。与此同时，档案管理部门没有有效的和其他的部门实施合作，导致档案信息的真实性不足，缺少专业的培训与创新精神，让档案管理处于不规范的状态，并且不能使用“互联网+”的优势，很难满足当前的发展需要[6]。

3 “互联网+”背景下中职档案管理路径

3.1 健全档案管理领导体制

“互联网＋”为中职学校档案管理带来了很大的优势性，有助于提升档案管理效率，保持档案存放规范化，推动档案管理手段的优化。因此，相关的人员需要认识到“互联网＋档案管理”的优势性，探索新的档案管理模式。第一，中职学校需要提升领导的重视程度。档案管理工作离不开教师的支持，档案管理工作的重视程度不足，阻碍了档案管理的可持续发展。此时，就需要领导承担起历史的使命，加大对档案管理的重视程度，定期对相关的人员进行培训，加大制度考核建设，提升激励发展，为以后的资料管理奠定良好的基础。第二，需要健全档案管理制度。建立馆长责任制，将相关的内容落实到个人，定期的培训学习，并且转变原有的档案管理措施。使用“互联网＋”的方式，掌握档案管理的最新动态，达到学以致用的主要境界。增强档案和管理人员的逻辑分析能力，提升对应的职业修养，树立较强的专业性，增强管理队伍建设，及时的更新工作理念，保持内外的联系。

3.2 健全档案管理制度提升档案人员专业素质

第一，需要中职学校在“互联网＋”的基础上，完善档案管理制度。优化档案管理法规法律，加强法制化建设。加大司法程序保护力度，避免暗箱操作的问题出现。第二，需要加强档案管理人员业务培训，包含网络运营、档案收集、整理、创新等方面的主要内容。第三，引进档案管理专业人才。建立档案管理交流群和公众号，事业单位与中职院校对接，建议统一操作平台，实现资源共享。

3.3 注重档案开发编研提升信息服务质量

第一，中职学校需要在“互联网＋”的视野当中，充分开发库存档案资源，保持库存资源面向大众，将其的主要价值呈现到大家的视野当中。现在的档案需要进行电子化输入，保持良好的查阅性。第二，需要提升档案信息利用服务水平。加大档案的宣传力度，向着主动的方式进行发展。保持档案管理的专业性，强化工作人员的服务意识，对档案的全过程事实和合理的保存。减少随意剔除信息的存在，保持原始信息的完整性。

4 结语

随着社会的进步，“互联网+”时代的到来，信息化的建设为各个领域注入了新鲜的“活力”。中职学校档案资料也不例外，也需要在“互联网＋”的基础上，统筹发展，提升基础建设。档案管理是师生的发展历程，学校发展的“证人”。中职学校档案管理需要加强档案管理监督，提高管理人员信息技术水平，增强档案资料收集力度，构建完善的档案管理制度，增强学生的学习意识，加大上岸管理的服务性价值，促进中职学校的可持续发展。