新时代背景下科研院所档案智库建设探究

时间：2024-05-19

杨林刘巍孙家诚

（中国核动力研究设计院核反应堆系统设计技术重点实验室，四川成都 610213）

1 选题背景

党的十九大报告指出，中国特色社会主义进入了新时代。在新时代背景下，档案部门应该凸显新作为，探索档案管理新思路。党的十八大以来，党中央就建设中国特色新型智库做出了一系列重要指示：2013年，十八届三中全会提出加强新型智库建设的重要性；2014 年，中央印发《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》（中办发〔2014〕15 号），提出档案部门要加强档案信息挖掘，把“死档案”变成“活信息”，把“档案库”变成“思想库”，更好地为管理提供决策咨询服务；2015 年，中央发布《关于加强中国特色新型智库建设的意见》，智库建设成为真正意义上的国家层面的战略高度；2016 年《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》（档发〔2016〕4 号）提出，要充分发挥档案机构和专家学者的作用，积极探索档案智库的建设。

新时代背景下，智库建设已经成为国家层次的战略，作为科研院所的一名档案管理人员，有必要对智库建设作出思考[1]。在千载难逢的历史机遇中，档案部门应该把握机会，不断拓宽自身业务，积极参与到智库建设之中。本文结合工作实际，对科研院所档案智库建设进行了初步的探究。

2 档案智库建设成功案例

胡佛研究所是美国著名的智库机构，由最初的一家以收集战争档案资料为主题的图书馆演变而来，成为档案智库建设的成功案例。第一次世界大战后，美国总统赫伯特·克拉克·胡佛于1919 年捐赠斯坦福大学，创办了胡佛战争图书馆，实则是一家战争主题档案馆。1938 年，随着馆藏资源的不断丰富，战争档案文献资料不断增多，且极具研究价值，加上社会金融机构的不断资助，该机构开始招募相关研究学者，开展战争、世界事务、外交等一系列研究工作。依靠独特的资源优势和人才优势，该机构取得了大量的研究成果，不断为政府等部门提供决策方案，逐渐成为智库界的重要力量。由于该机构不断向政府提供决策，功能定位向智库靠拢，1956 年更名为“胡佛战争、革命与和平研究所”。胡佛研究所在成立初期，与普通的档案管理机构没有什么不同。但由于后期发展定位趋向于智库建设，最终成功实现向专业研究机构的成功转型，成为一个名副其实的智库决策咨询研究机构。

3 档案智库建设影响因素分析

3.1 有利因素

智库的概念来自西方国家，旨在影响政府决策。档案部门作为科研院所的信息资源管理部门，建设档案智库，具有天然的优势。

（1）国家政策上的大力支持。我国现在的大趋势是，无论是官方机构还是民间组织，都在如火如荼地开展智库建设，档案部门应该充分学习、借鉴胡佛智库的成功经验，首先从思想上转变档案服务思维模式，从定位上拔高档案工作的重要性。

（2）档案部门自身发展的驱动。科研院所的档案部门，在传统意义上都是以保管档案为主，与专业科研人员所在的部门相比，档案部门在科研院所内的地位可想而知，无论是领导重视程度，还是档案人员自身工作成就感，都远远比不上科研人员。因此，档案部门为了提升自身的发展，很有必要拓宽业务范围，积极投身档案知识服务，为领导决策提供智力支持。

（3）档案部门是智库建设的信息资源基础。世界著名的智库都以档案部门的馆藏资源为基础。单位内部的各种业务活动，如上级部门的检查指导、单位内部的公务管理、科研项目管理、财务管理等直接形成的文件记录，都将成为领导决策的真实凭证和参考依据。除了原始的档案信息，档案部门还能对决策成果进行收集和保管，建立决策成果档案馆藏库和决策成果管理机制，发挥档案部门档案资料的管理优势。

（4）档案部门具有档案信息资源服务经验。档案资料的收集、保管和提供利用，一直以来都是档案部门的工作重点，积累了较多的档案信息服务经验，如果能够较好地结合数据挖掘技术、知识工程技术在档案知识领域的应用，建立专业的档案库，档案部门为领导提供决策服务将具有相当大的优势。

（5）档案信息资源具有隐藏的情报价值。美军转变了档案工作只是用来凭证作用的传统观念，现在认为档案工作只有紧紧围绕军事实际，向鉴定、情报等深层次研究的转变，才能更好地发挥档案应该具有的潜在的情报价值。美军在档案工作中结合情报分析方法，深入分析军事动态、武器装备、作战决策等方面，凸显档案部门的重要作用。

3.2 不利因素

目前的档案信息资源服务，并不能满足智库决策需求，主要面临以下问题：

（1）档案信息资源服务被动。档案人员服务思维受限，仍停留在被动服务，没有深入考虑用户实际需求。档案部门的工作重点在于档案资料的收集和保管，在提供利用方面，往往是被动的，即用户不提需求，档案部门就不会提供利用。造成这个结果的主要原因是，档案部门不知道用户的实际需求是什么，更不用提档案信息资源开发以及利用的问题了。

（2）档案信息资源开发机制不完善。档案部门的基本工作是保存好科研项目档案，单位并没有对档案的开发利用提出激励机制。作为档案管理人员，收集、保存好档案，就基本上完成了工作要求，大多数情况下并不会积极主动地进行档案信息资源的开发编研。

（3）档案知识服务理念不足。档案部门能够提供日常的档案资料利用服务，但对档案知识服务的认识不到位，离智库决策服务还有一定差距。传统档案部门工作重点，仍然是档案实体管理、档案收集是否完整、是否提供档案检索等，将档案的作用仍然看作是凭证作用和参考作用。有一些档案部门为用户提供智能检索和建立专题库，但离深层次的档案知识服务，目前做得还不够，还有较大提升空间。

（4）档案数字化加工粗放。档案部门对于档案资料的数字化操作，往往处于粗加工状态，对档案内容没有进行语义化处理，档案内容所含的价值，以及内容间的相关关系，没有被充分挖掘。

（5）档案部门间缺乏合作机制。由于知识产权、保密等原因，各单位档案信息服务较为独立，各自为政，各档案部门之间缺乏合作机制。

4 档案智库平台建设

决策者需要的不是档案载体，而是需要档案载体的内容以及内容间的相互关系。因此，档案智库平台应该对档案内容进行深度挖掘，结合问题整合出价值度高、系统性强的档案信息[2]，以供决策参考。

4.1 制定文档一体化标准规范

文件生命周期理论，提倡从文件产生到最终档案形成的全过程管理。从文件产生之初，就要制定文档一体化标准规范，有利于文件管理过程的连续性，也有利于档案管理作为信息化管理的重要组成部分。建立标准化的档案信息资源数据库，对元数据、标引等作出统一规范。

4.2 馆藏资源结构化处理

各档案部门将馆藏中大量的结构化、半结构化、非结构化的档案资源，通过数字化扫描、光学识别技术等，全部转换为能够全文识别的、结构化的数字档案资源，这是档案数据挖掘及开发利用的基础。将档案信息资源语义化加工，形成计算机能够智能识别的数据资源。

4.3 对档案专题库进行数据挖掘

利用文本信息自动采集技术、跨库检索技术，对结构化的档案信息进行整合归类，形成面向主题的档案专题库。从档案专题库中，通过智能检索、信息推理、可视化展示等技术，给决策部门提供相关档案信息。利用神经网络分析技术充分理解决策者的信息需求，生成决策者个性化的需求特征，使之与专题档案库中的信息进行对应；利用基于本体的语义挖掘技术，挖掘出档案专题库中存储的数据与决策者需求形成的查询语言进行匹配映射，对搜索出的档案信息进行关联度计算，以强相关和弱相关的可视化形式，展示给决策部门。

4.4 建立交互反馈机制

建立统一的网络访问接口和档案信息交换标准，使决策部门与档案部门之间实时交互反馈意见，有利于实时处理检索过程中出现的错误信息、及时更改信息挖掘与推理策略、从而不断优化检索结果、为决策部门提供最优方案。各档案部门之间能够共享专题库，从而全面提高档案信息资源的检索和利用效率。因此，档案部门建立与决策部门的交互与反馈评价，对于不断改进档案信息服务质量和提高效率，推进档案智库建设，具有至关重要的作用。

5 档案智库管理建议

5.1 转变档案服务理念

传统档案部门把档案的凭证作用作为首要工作任务，在新时代要转变档案服务思维模式，拓展档案知识服务[3]，不仅要为科研人员提供信息服务，还要积极主动地掌握相关部门决策需求，对决策有参考价值的知识资源进行收集、保管和提供利用，不断加强档案智库建设研究。

5.2 重视内部过程性资料的收集

科研院所各种业务活动中检查指导、项目验收、决策参考等各种内部资料，往往具有不宜公开、价值量大等特点，虽然不是档案，但具有较高的管理价值和参考利用价值。这些内部资料，对于科研过程记录、总结汇报、经验反馈等具有较高的参考利用价值[4]。

个人工作中形成的很多过程性文件，很多档案部门并没有收集、存档。但这些过程性文件是工作过程的详细记录，往往包含了许多宝贵的知识经验，具有非常重要的应用价值。因此，应加强过程性数据、文件等的收集和归档保管工作。

个人作为内部资料的主要来源，档案部门应该制定内部资料收集制度，充分将个人资料收集完整。内部资料既保护了档案原件，又利于档案信息资源的充分利用。

5.3 培养高层次档案服务人才

档案智库建设需要不同专业背景的高层次人才，主要包括：（1）档案内容组织专业人才。主要任务是将档案资料内容进行萃取和提炼，形成价值密度高的知识单元，这是档案知识服务的前提。（2）档案数据分析人才。主要是利用计算机分析技术，有效收集、整理、分析各类档案数据。（3）档案知识服务咨询人才。不仅具有较好的档案专业知识，还需要良好的沟通能力，能够快速掌握决策部门实际需求，并将档案知识服务结果较好的表达给决策部门。