医院编外人员人事档案管理工作的思考

时间：2024-05-19

潘丽胡艳曹芳徐永妘凤磊

（上海中医药大学附属市中医医院，中国上海 200071）

【关健词】医院；编外人员；档案管理

随着医疗服务需求的持续增加以及医院发展规模的不断扩大，人员编制紧缺的问题日益严峻和突出，为保证医院各项工作的正常运转，医院招聘了一批编外人员以缓解人力资源短缺的压力。近年来，不论是从人员数量、人员结构还是学历层次、职称职务方面，编外人员已然成为医院人力资源的重要组成部分，在医院的建设发展中发挥了不可或缺的重要作用。因此，做好医院编外人员的人事档案管理工作，进一步加强对编外人员人事档案的规范管理和开发利用，对个人的职业生涯发展以及医院的人才强院战略具有重要意义。

1 编外人员人事档案的现状

上海中医药大学附属市中医医院是一所集医、教、研为一体的三级甲等综合性中医医院，医院现有在职职工1000 余人，其中编外职工365 人，随着新院区的开工建设，可以预见今后一段时期内医院的职工人数将直线上升。由于编制受限，大部分职工无法直接进入事业编制，只能采取编外用工的方式，其工资待遇参照事业编制，同工同酬，而人事档案不归医院保管，实行人事档案代理制度。目前70%的编外人员档案在医院指定的人才交流服务中心统一托管，还有一部分因各种原因分散在各地档案保管机构，有的甚至仍存放在学校。

2 编外人事档案存在的问题

2.1 存档机构分散，不利于管理

编外人员人事档案管理主要依据《流动人员人事档案管理暂行规定》，实行“集中统一，归口管理”的原则。根据规定，学校每年会将应届毕业生的档案转至户籍地档案保管机构。而上海作为特大城市，对落户有着较高的准入制，从近几年我院录用新职工的落户情况看，仅有10%的新职工能通过应届毕业生打分获得上海户籍。这便意味着大部分新职工的档案无法第一时间转入上海，档案分散各地。现阶段，各地公共就业和人才服务机构以及档案管理服务机构的信息并没有完全互通互联，单位和个人无法通过统一的公共平台查询档案信息，给后期的档案管理工作带来了诸多不便。

2.2 忽视过程管理，档案内容滞后

编外人员的人事档案一般由学校或原用人单位直接转递到档案代理机构，用人单位无法第一时间掌握档案情况。而代理机构对档案托管人员的情况也不甚了解，无法判断档案材料是否齐全，有无缺失，更不会及时、主动地去补充收集材料。此外，现有人事档案代理模式下，档案材料基础性的收集工作仍在医院，且随着代理档案职工人数的不断增加，以及个人学历经历的动态变化，档案材料日益庞杂，档案管理员的工作量剧增。在医院，档案管理员多为兼职，档案工作仅仅是其诸多工作中的一部分，加之各方面对档案工作重视程度不够，在安排工作时往往将档案工作的优先级靠后，导致档案材料无法及时转递归档，档案内容滞后。

2.3 管理模式落后，不利于利用

人事档案的开发利用是人事档案管理的根本目的[1]。现今人事档案仍多沿用传统的纸质化管理模式，档案信息化程度也多停留在存储、查询方面，并没有进一步挖掘和利用。然而，医院人事管理的特点使其对人事档案的依存度较高，当涉及干部任免、出国升学、政审函调、考核晋升等事宜时，需要查看人事档案时，单位需要开具阅档介绍信到代理机构进行查阅或借阅。而职工首先要到医院开具阅档介绍信，然后再凭介绍信和身份证到档案代理机构办理。管理模式的落后造成了阅档手续的烦琐，增加了来回往返的时间，给人事档案的利用带来不便。

3 编外人员人事档案管理工作的思考

3.1 加强入职管理，建立互通机制

人事档案是医院选人、用人的重要参考，也是核定工龄、评聘职称、办理退休的重要凭证。现阶段，医院应本着对职工负责的态度，坚持档随人走的管理模式，通过加强和完善职工的入职管理，督促职工积极配合，尽早将人事档案调入代理机构，集中统一管理。

医院和代理机构要加强彼此的交流和合作，医院应将职工基本情况及时给到代理机构，而代理机构在接收档案时，要认真审核和甄别，特别是“三龄两历一身份”信息，对缺少关键档案材料的，须及时告知并要求尽早补充材料。档案代理期间，代理机构要主动将代理过程中出现的一些问题和情况以书面形式定期向医院反馈，而医院对档案代理职工在日常工作中形成的归档材料也要做到定期整理，定期转递。只有双方建立良好的档案信息交换互通机制，才能保证档案材料的完整性和及时性，提高档案的利用价值。

3.2 提高思想认知，营造良好氛围

对编外人员人事档案的重视是做好编外人事档案工作的前提和基础。作为直接从事具体事务性工作的档案管理员，不仅要提高自身的档案意识，还要转变工作思路和方法，多途径、多形式地加强档案的宣传力度，营造全员重视档案的良好氛围。医院和档案代理机构要充分意识到人事档案工作在医院管理中的重要性，从制度上给予保障，从政策上给予支持，确保档案代理各项工作的顺利开展。对于职工而言，人事档案是个人社会关系以及学习、工作经历等方面的原始记载，与个人利益息息相关，职工本人更应从思想上引起重视，从行动上积极配合，主动参与到档案管理工作中。

3.3 规范制度流程，强化内部管理

编外人员的人事档案管理工作是一个统筹性协作性的工作，涉及医院和档案代理机构，双方要加强交流与合作，建立健全人事档案代理各项规章制度，通过明确职责、规范管理、细化流程、优化方法，使代理档案得到高效有序的管理和利用。

编外人事档案材料的收集和转递工作在医院。医院作为人员使用的主体，掌握着编外人员信息动态变化的第一手资料，应充分重视并认真做好编外人员档案材料的日常收集工作，通过制度将编外人事档案材料的收集纳入医院档案管理工作中。此外，材料转递作为连接医院和代理机构的重要环节，双方在归档材料交接中，要制作清单明细，履行交接手续，做到手续完备、有据可查。

3.4 加快信息建设，拓宽服务职能

人事档案的信息化管理已然成为今后的发展方向，医院和档案代理机构应积极合作，依托现代化信息技术，拓宽利用渠道，深化服务内容，进一步提高代理档案的利用价值[2]。

人事档案代理机构要加快档案基础信息数据库的建设，开发编外人事档案管理服务网上办事平台，要不断丰富人事档案信息内涵，方便档案信息异地联网查询。医院一方面要加强与代理机构合作开发档案信息资源，另一方面要将档案工作与医院的办公自动化平台有机结合，实现档案现代化管理，提高档案管理的工作效率。

3.5 加强队伍建设，提升管理能力

人事档案管理人员的综合素质，是加强人事档案管理工作的关键和核心[3]。医院和人事档案代理机构要加强档案管理队伍的建设，选拔政治素养高，责任心强，拥有专业知识的优秀党员干部充实到档案管理队伍中来。双方要高度重视档案管理人员的继续教育和培训，通过基础知识、业务技能以及信息技术等多方面的培训，切实提高档案管理人员的业务能力和水平，共同做好编外人员人事档案管理工作。此外，要进一步探索和建立档案管理人员的考评考核机制，把日常工作表现与绩效考核、职称晋升、职位聘任相结合，最大限度地激发档案管理人员的工作积极性。