高校教务档案管理信息化建设的现状及对策

马 悦

（鞍山师范学院，辽宁 鞍山 114000）

1 高校教务档案管理信息化的重要意义

高校教务档案是具有保存、参考和查证等重要价值的原始信息资料，对高校的教学建设发展有重要意义，一是能够对高校教学管理工作起到监督和检查的作用，让高校教学管理者对高校教学运行整体情况有个清晰的认识，为高校管理层的科学决策提供依据和保障。 二是能够为学生提供学籍学历认证方面的服务，包括提供毕业生成绩单、高考录取名册、毕业证存根、 学位证存根以及学士学位登记申请表等材料，便于上级主管部门和教务管理人员对学生学籍学历信息进行筛查以及学生自身的查询。 三是能够对教务管理人员的高质量工作起到服务支撑的作用。 在高校教务管理工作中，教务管理人员可通过查阅往年的教务档案材料学习宝贵的工作经验，不断完善教务管理工作方法，优化教务管理工作模式。 因此，在新时期背景下， 如何使教务档案管理资源得到有效的开发和利用，是当前高校教务档案管理工作需要迫切解决的技术难题，而信息化的建设能够为教务档案管理工作的优化发展提供技术支持与保障，有利于教务档案管理工作效率和质量的有效提升。

2 高校教务档案管理信息化的现状分析

2.1 教务档案管理信息化的制度不完善

高校教务档案管理工作主要涉及教学研究与运行档案管理、教学实践档案管理、考试类档案管理、学籍档案管理以及教材信息档案管理等内容，对高校教务管理工作的优化发展起着至关重要的作用。 然而目前部分高校在教务档案管理信息化建设方面的制度不够完善， 如教务档案管理人员具体的岗位职责、教务档案信息化的立卷归档要求以及教务档案安全保密性等方面的内容未详细地纳入教务档案管理信息化建设的相关制度要求中，这种现状一方面导致教务档案管理人员的责任意识和服务意识不强，没有及时收集、整理和归档教务资料，使得一部分教务档案资料存在比较分散或者不全的情况，影响着教务档案材料的完整性和规范性。 另一方面，导致教务档案管理人员在教务档案的归档过程中往往只注重收集，忽略了运用信息化技术手段实现对教务档案的开发、利用和共享，影响着教务档案的利用率。 这两方面的因素都不利于高校教务档案管理工作走向信息化、科学化和规范化的道路。

2.2 教务档案管理模式缺乏科学性与创新性

目前，高校教务档案管理工作普遍缺乏先进的工作理念和与时俱进的创新意识，在存档过程中往往忽略了对教务档案信息化功能的开发利用，教务档案的检索功能也仍未完全实现信息化手段，存在检索起来困难的情况，许多高校教务档案管理的载体仍以纸质材料为主， 电子档案材料的收集工作还不够完善，即使纸质档案与电子档案同时保存也存在编码不统一的情况，有些档案还存在内容多样、来源分散、时间周期不同、没有明确的归档范围和要求等问题，这些因素都在无形中为教务档案的收集整理工作增加了难度。 此外，高校对教务档案管理的经费投入不足也阻碍着档案管理信息化的前进步伐，一些新型的信息化科技手段未能在教务档案管理中应用实施，使得纸质档案与电子档案不能有机结合，影响着教务档案资料的查阅速度，不利于档案信息的有效利用。

2.3 教务档案管理人员的综合素质有待提高

高校教务档案管理工作的特殊性决定了其对从业人员的业务素养和信息化应用能力有很高的要求，当前高校教务管理部门大多没有专职档案管理人员，兼职档案管理人员普遍存在缺乏专业知识、责任意识和服务意识不强、 主动思考和创新意识差等问题，加上日常教务管理事务性工作繁杂，导致他们自主学习的时间较少，高校又很少组织针对教务档案管理方面的相关培训，导致高校教务档案管理队伍中缺乏既懂计算机科学技术，又精通教务档案管理业务的综合型人才，使教务档案的收集、整理和归档方面不够科学规范，难以适应现代高校对教务档案管理信息化发展的需求。

3 推进高校教务档案管理信息化的对策建议

3.1 增加重视程度，建立科学管理制度

高校领导和有关部门要充分认识到教务档案管理信息化建设的重要性，建立健全完善的教务档案信息化管理制度，如通过制定教务档案管理人员岗位职责、教务档案立卷归档实施细则以及教务档案安全保密制度等方式， 使教务档案管理人员在档案的收集、整理、保存和移交过程中有章可循。 此外，在教务档案管理过程中，高校还应该及时掌握教务档案的管理情况，有效做好教务档案管理的监督与保障工作，针对教务档案管理过程中发现的问题要及时采取相应的改进措施， 逐步提升教务档案管理工作的质量和水平， 促进高校教务档案管理工作逐步走上信息化、规范化和科学化的道路。

3.2 纸质档案与电子档案同步管理，健全信息化管理模式

新时期背景下，高校应充分加强对现代化信息技术的应用，通过增加经费投入的方式，引进现代化信息技术手段， 改善教务档案管理的基础设施建设，搭建纸质档案与电子档案同步管理的信息化服务平台，有效提升高校教务档案管理工作的质量和效率，逐步实现教务档案信息的开放与共享。 纸质档案是珍贵的原始资料，但在教务档案的实际管理过程中存在容易损毁、不便于查阅以及需要消耗大量的人力资源和时间成本等现实问题。 电子档案的最大优势是节省时间成本便于保存和查找， 电子档案的优势恰好可以弥补纸质档案存在的局限性。 因此，在教务档案存档的过程中，应在保证教务档案管理安全性的基础上，逐步实现纸质档案与电子档案的同步管理， 并对档案信息编码进行梳理，保障纸质档案与电子档案的编码一致，以此构建以信息化技术为基础的教务档案管理平台，从而有效推进教务档案管理信息化建设的发展进程。

3.3 开展教务档案管理业务培训，提高档案管理人员综合素质

随着高校教务档案管理信息化的深入发展，对教务档案管理人员的管理技能与综合素质也提出了更高的要求。 高校应建立一个符合信息化建设发展要求的教务档案管理队伍，通过为教务档案管理人员提供一系列专业化培训的方式，使他们能够掌握更多先进的工作理念和信息化管理技术，促进教务档案管理人员信息化管理能力和档案管理业务素养得到有效提升。 如通过开展高校教务档案管理业务培训会、专题讲座、业务学习交流会等活动，邀请优秀的教务档案管理专家进行培训交流， 促进高校之间相互学习交流、共同进步，使教务档案管理人员的责任意识、服务意识和业务技能得到有效提升，能够起到优化教务档案信息化管理水平和提高工作效率的作用，促进高校教务档案信息化管理工作获得更好地发展。

4 结语

综上所述，在新时期的背景下，高校教务档案信息化管理工作面临着新的机遇与挑战，教务档案管理人员应以信息化技术为基础，坚持科学化、规范化管理的原则， 构建完善的教务档案信息化管理体系，从教务档案管理流程、教务档案管理人员岗位职责和教务档案管理的安全保密性等方面进行规范，通过不断总结实践经验， 构建专业化的教务档案管理团队，在高校教务档案管理建设中深入挖掘信息化管理模式带来的便捷性与高效性，推动高校教务档案管理工作逐渐走向信息化、科学化和规范化的道路，为高校教务管理工作的创新发展贡献力量。