疫情背景下高职院校学生工作信息化的现状与策略——江苏农牧科技职业学院教师视角

王 森 王明珠 陈 芳 王昱燚 徐思炜 刘 娜

（江苏农牧科技职业学院，江苏 泰州 225300）

0 引言

2020 年中国新年，众所周知的新冠肺炎疫情席卷而来。 他是新中国成立以来，传播速度最快、感染范围最广、 防控难度最大的一次重大突发公共卫生事件[1]。在这次战役中，高校的师生共同努力，以各种信息化平台为依托，有效保障了学校师生的安全与校园稳定。

根据中国互联网信息中心2021 年1 月公布的调查报告，截至2020 年12 月，中国网民已达9.89 亿人，其中具有大学大专以上学历的占19.8%。 2020 年3月，也就是疫情主导的重点时间段，我国在线教育用户规模达到4.23 亿，为2020 年全年的顶峰[2]。 由此可见， 高校大学生作为具有较高文化层次的特殊群体，在疫情施虐的2020 年上半年， 无疑是受影响较大的重要团体，也是高校师生在疫情期间重度使用信息化平台来完成自己的学习和日常管理工作。 如此庞大的参与群体给高校学生管理工作的开展提供了便利，但也给信息化的学生管理带来挑战和问题。

在这样的大背景中，各类信息化管理手段层出不穷，方式多样。 不论是学校学生工作管理部门，还是班主任、辅导员都采用信息化的方式来进行日常学生管理。 本研究就是从学校管理人员的视角进行访谈研究，总结高职院校在疫情期间的学生管理信息化的现状，探讨存在的问题，以及尝试提出解决问题的策略。

1 调查情况

1.1 访谈人员情况

为更好地完成调查，通过对江苏农牧科技职业学院的学生管理部门的管理人员以及各二级学院的管理人员进行访谈。 访谈人员结构如表1 所示。

表1 管理人员调查分布情况

通过上表数据，本次研究的人员分布结构为学校管理部门，学工处6 人，占比11.76%，二级管理学院共计45 人，占比88.24%，符合管理层级金字塔模式；从人员性质角度分析，校级管理人员共计6 人，二级学院管理人员共计20 人， 分别占比11.76%和39.22%，班主任（辅导员）共计25 人，占比49.02，符合各个层级人员全面访谈的原则。

1.2 访谈内容

由于在疫情背景下的信息化访谈研究较少，本次访谈的结构主要以过往研究人员对信息化背景下管理人员对信息化平台的访谈为依据。

访谈内容基于结构化内容，主要包含：（1）在疫情期间被访谈人主要从事的工作内容；（2）疫情期间被访谈人使用的信息化手段是什么？ 包括本校平台和第三方平台；（3）通过疫情期间对信息化平台的要求，被访谈者感觉需要哪些提升；（4）疫情期间信息化手段的数据的管理有哪些问题和建议。

1.3 访谈分析

本次调查的校级层面管理人员的工作反馈内容主要涉及这几个方面： 一是从事的学生管理工作，通过访谈，研究发现在访谈的6 位学工处人员中，他们从事的学生日常信息化管理工作主要由班级管理、公寓管理、日常事务管理以及奖助贷勤补等内容，在疫情期间，相比以往日常工作，又增加了学生健康日报方面内容，且当时人不在办公单位。

针对各二级管理层面的访谈，主要以管理人员和一线班主任（辅导员）为主体。 在访谈的十个二级学院的20 名管理人员中， 他们在疫情期间从事的学生日常信息化管理工作主要包括学生日报统计、反馈等信息，以及其他日常工作的统计反馈。 而班主任（辅导员）主要从事的线上信息化工作则较为烦琐，以联络学生并指导学生如何进行疫情期间相关信息化线上工作，包括：健康日报、学生线上课程、常规日常奖助等工作。

2 现状分析

经过对上述51 人的访谈，整理访谈记录后，我们发现虽然疫情肆掠，但是整体的信息化工作手段还是在有条不紊地在协助学校处理方方面面的学生工作事务。

在本次访谈中，在疫情期间学工处管理人员主要从事的工作内容为学生健康日报和日常管理工作，包括贫困生认定、奖学金评定等常规事务和部分疫情期间的大数据统计分析工作。 二级学院管理人员主要处理本学院的学生健康日报和日常管理工作，包括贫困生认定、助学金发放、奖学金评比等日常事务以及疫情期间的数据收集上报等工作。 一线班主任（辅导员）主要的线上工作内容为组织协调学生参与信息化健康日报，线上日常工作以及线上授课等活动。

在疫情期间常用的信息化手段主要依托学校本身有的信息化平台以及腾讯QQ、微信、线上会议、线上文档等信息平台。

2.1 当前我国高等职业院校学生管理的主要内容

根据2017 年9 月1 日起施行的 《普通高等学校学生管理规定》的要求和高等职业院校的实际，当前，我国高等职业院校的学生工作主要包括以下方面：一是大学生思想品德的教育、爱国主义教育、形势与政策等；二是大学生日常管理工作，主要包括班级管理、公寓管理、日常事务管理以及奖助贷勤补以及行为管理；三是个人成长管理工作，包括职业生涯规划、就业管理、社会实践等内容。 疫情期间学生工作信息化的现状分析，主要研究学生日常管理工作。 访谈的内容和主体也以日常工作为访谈主体。

2.2 常用的信息化手段及存在的问题

访谈内容显示，管理部门人员更习惯于使用数据统计类手段，即在常见平台进行数据收集后的分析工作；而班主任辅导员更倾向于使用数据收集类平台。

信息化的学生管理工作存在管理工作思想滞后，管理工作淡化网络给学生带来较大心理压力、管理人员信息化专业技能不高以及线上管理工作未与学生充分互动等问题[3]。 这些问题在本研究进行访谈结果汇总的时候也有充分体现。 下面把访谈中涉及的主要问题进行汇总。

存在的问题，对于管理人员而言，主要聚集在数据的不完整性，需要花大量精力来维持数据的完整性用来分析和统计工作；对于班主任辅导员而言则体现在数据的反馈及时性上。 比如，学生健康日报，对于管理人员而言，需要分析到所有学生的日报情况；但是对于班主任辅导员而言则需要知道哪些学生没日报以及存在风险。

2.3 对信息化手段的期盼

在1 年多的疫情期间，无论是管理人员还是普通班主任辅导员， 对信息化手段的使用都趋近成熟，对信息化手段也有了一定的期盼，主要有如下期盼。

2.3.1 信息化管理流程有待进一步优化

信息化学生工作管理，本质就是把原来线下的工作搬运到线上， 线上和线下的工作背景的不一致，会要求原来的线下的工作流程作出一些改变以适应信息化的需求。 也产生了原来线下项目和线上项目的差异性，导致线上流程的卡壳和不顺畅。

由于疫情的突发性， 很多线下工作搬运到线上时，存在流程直接套用的情况，导致线上信息化流程无法形成闭环。 而无法形成闭环，则会导致线上工作推进的效率低下，甚至无法推进。 且很多管理人员有固定线下工作思维，容易产生轻视线上流程卡壳现象带来的工作无法推进的后果。

2.3.2 信息化前端使用有待进一步傻瓜化

在经过对一线班主任辅导员的访谈，他们更多的是反馈一些信息化软件的前端界面设置不美观、不高效，学生使用存在困难等情况。

在疫情背景下，学生是信息化管理软件的使用者和数据产生者， 他们使用软件的适应性和习惯性，直接关系到数据产生的完整性。 很多班主任在提醒学生完成一些线上管理工作时， 经常除了是任务的发布者，还是高效的客服，需要教会学生如何使用部分学生管理信息化软件。

2.3.3 信息化后端数据分析有待进一步科学化

对于学生工作事务管理人员来说，后端数据尤其重要。 在访谈中，对后端数据有高要求的往往是事务管理人员。

以江苏农牧科技职业学院学生工作信息化管理平台为例。 在2020 年疫情暴发后，学生健康日报量高达四百多万条， 每条信息中又包含各类个人信息，在这些信息中，如果部分信息缺失，对于管理人员来说，就无法做到精确统计，科学协助领导决策。

同理，由于疫情的存在，2020 年的贫困生认定工作也在线上开展， 今年首次采用江苏省统一平台进行困难生认定，学生存在对系统不熟悉等情况，造成数据的反复修订， 大大增加了各类管理人员的工作压力。

3 改进策略

在经过对51 位学校教师的访谈， 整理出他们在疫情期间如何运用信息化手段进行学生日常管理，以及存在的问题和期盼后。 通过查阅大量文献资料，尝试对上述存在对问题和期盼提出改进策略。

3.1 优化管理流程，提升数据质量

学校学生管理流程再造的本质在于用足信息化计算机技术和互联网技术，建立和形成基于计算机技术和现在互联网信息技术的学生管理系统，形成高效的计算机管理软、硬件体系的工作机制[4]。 对于高职院校而言，把日常业务转换到线上的时候，要注意流程再造问题，解决流程混乱问题。

在解决流程混乱问题后，就可以在高效的流程和信息化技术本身的优势的情况下来提升收集的数据的质量，以保障疫情背景下的线上日常管理工作。

3.2 美化前端界面，改善用户体验

人类主要依靠视觉感知外部信息，因此，好的界面设计可以在第一时间吸引用户的注意力，不仅抓人眼球，而且令人愉悦[5]。 在访谈中，班主任辅导员对学生反馈的使用界面不美观， 功能模块不突出等问题，导致学生使用平台存在抵触等情绪。

美化前端界面， 突出功能模块， 抓住主要用户——学生群体的注意力，让学生从被使用到主动使用进行转变，从而减轻班主任辅导员的工作压力。

3.3 聚合后端数据，提高决策水平

教育大数据通过海量教育数据的采集、存储与计算、分析挖掘,驱动教育在个性化学习、精准教学、科学决策、教育研究等多方面的变革与创新[6]。 可见在疫情期间产生大量的数据的价值。

不同的功能，不同的平台的数据的聚合，数据质量的提升，可以通过大数据手段来为疫情期间的各方面决策提供数据支撑，从而提高学院的决策水平。