基于Libsys 5.5的中文赠书管理研究

岳爱峰

【摘 要】本文对赠书工作的现状和问题进行了梳理，结合Libsys工作流程，从赠书登记、验收和编目三个方面，创造地解决了在赠书查询和统计、Marc利用、验收经费项目等问题。参照最新国际编目规则RDA，提出了在Marc中增加7X2字段，增加捐赠者检索途径。

【关键词】赠书;Libsys;RDA

中图分类号： G252文献标识码： A 文章编号： 2095-2457（2019）26-0164-002

DOI：10.19694/j.cnki.issn2095-2457.2019.26.080

1 研究现状和问题

近年来，高校图书馆接收的赠书逐年增多，公开发表的关于赠书研究的论文数量也逐年增多。笔者在工作中发现捐赠人对自己的捐赠图书很关心，担心图书馆收不到书，或者收到书后不及时登记和入藏，他们通过电话、邮件、QQ等各种方式询问赠书情况。有些图书馆收到赠书后不及时登记，或者使用EXCEL登记造册，虽然可以查询赠书信息，但不方便捐赠人和采访馆员查询。我校使用汇文Libsys5.5文献信息服务系统（以下简称Libsys）管理图书馆文献，在Libsys图书馆业务交流群中，经常有图书馆同行询问如何统计赠书信息，如怎样将捐赠人或捐赠单位、赠书种数、册数及金额等登记入账，如何对赠书验收等。

笔者利用中国知网，在高级检索中构建检索式，主题词=赠书，并且主题词=libsys或含汇文，未检索到任何文献。这说明利用Libsys进行赠书管理研究还是空白。本文对我校基于Libsys的赠书管理进行了总结归纳，与大家分享，希望对实践工作有所推动，亦对Libsys的升级改进有所裨益。

2 利用Libsys進行赠书管理的探索

2.1利用Libsys进行赠书登记的途径——记载赠书详细信息是首要任务

图书馆接到赠书后，要对赠书进行登记，以便查询和统计。Libsys中共有两个入口可以进行赠书登记。

2.1.1 赠送交换功能区

“赠送交换”功能区是Libsys专门为图书受赠和赠送而设计的功能模块，分受赠与换入、赠送与换出和赠送交换单位文档三个部分。点击Libsys采访模块菜单栏”赠送交换”，进入“受赠与换入”，该窗口分上中下三部分。最上面是业务窗口（工具栏），包括业务类型（受赠、交换入）、处理批次号、赠交单位和相关工具按钮，如查找、新增、删除、验收和打印。中间部分是受赠图书信息列表，包括题名、责任者、ISBN、出版年等图书详细信息和处理方式，如入藏、转赠、不藏和退回等。最下面是输入区，可以输入图书详细信息、卷期、册数和处理方式等。如收到本校老师捐赠的《多元媒介下的儿童与儿童电视》，应首先在工具栏中点选业务类型“受赠”，建立处理批次号0621，赠交单位选“本校”（应先在“赠送交换”菜单栏中点击最下方“赠书交换单位文档”，“建立赠交单位代码和名称”），然后在输入区录入题名、责任者等详细图书信息，国别、语种可以选填，处理方式选入藏，册数根据实际受赠册数录入，点击确定，即完成对该书的登记，中间部分就可以显示受赠图书信息列表（如图1）。

2.1.2 评价

受赠予换入功能区可以集中显示受赠或换入图书的详细信息，可以以赠交单位为检索途径，集中揭示该单位的所有赠书，并可以输出打印，便于向受赠单位回执所受赠书详单、种数和册数。但无法使用本馆馆藏数据、征订数据和外部下载数据生成赠书MARC。无法查询单本受赠书，只能浏览。这也意味着赠书接受后，采访人员无法查找到该书信息，无法作为图书征订的数据源。该模块虽然便于统计机构赠书，以机构为检索途径，但不能利用已有数据，只能手工录入，不是最优选择。

（1）订单组织功能区。

订单组织是利用书商的征订数据订购后生成的订购清单。也可以手工录入书目信息，或利用已有的书目信息，新增订户后形成订单组织。无论数据来源是哪里，订单组织的实质是包含书商、订购目录、书目信息、订户信息（订户、经费来源、获得方式和订购套数）等要素的订购清单。

利用订单组织进行赠书登记必须要理解的关键词是书商。任何订单组织必须建立在某个书商下的相应订购目录，否则无法保存数据生成订单组织，登记赠书也必须有书商依托。由于赠书是个人或团体免费赠予，并没有书商，所以要虚拟书商专门登记赠书用。可以在采访模块中的“系统——书商代码”下新增赠书的书商代码和书商名称。如名称为“赠送”的书商。在订单组织处，选择该书商，新增订购目录，即可登记赠书。书目信息可以利用已有馆藏数据、手工录入数据，也可以使用征订数据，或者利用CALIS和国图数据。有了书商、订购目录和书目MARC数据后，点击“新增订户”，弹出“订户信息窗口”，选择订户，经费来源和订购套数，订购备注记载捐赠者及联系方式。征订信息小窗获得方式选“国内赠送”。这样，一种赠书的详细书目信息，册数、捐赠者信息、获得方式等要素登记完成。做订单组织时，必须选择经费来源，汇文默认的经费是总馆经费和受赠经费，虽然赠书可以选受赠经费作为经费来源，但验收时该经费无法自动跳转为经费项目。如果新增一项虚拟经费——捐赠经费，则较好地解决了这个问题。利用订单组织记载赠书详细信息时，要在订购记录条中点击征订信息，备注捐赠人信息（如图2），如此可以准确记载和反映捐赠人及其通联方式，方便沟通后续事宜。还可以把备注信息连同赠书详情输出打印，便于存档。

（2）评价。

使用订单组织登记后，采访馆员可以利用ISBN、书名和责任者等途径检索到该书，若有读者推荐订购或征订目录中有该书，可以作为是否继续订购的依据。如济南出版社出版的《济南文学大系》，于2015年5月19日举行新书发布暨赠书仪式，我校应邀参加该赠书仪式，并受赠《济南文学大系》4套。该书共10卷，编选了包括历代济南作家的优秀作品、历代济南籍作家的优秀作品、历代描写和反映济南生活的优秀作品，具有很高的文献性和工具性。笔者代表学校领到该书后，第一时间在汇文系统中对我馆订购数据、征订数据和馆藏数据进行查重，都没有发现该书，随后在赠送书商下的批次，建立了《济南文学大系》的订单组织。赠书不仅可以丰富馆藏，还可以在第一时间发现新的书目信息。如果受赠册数不够用，可以据此再增加复本。我馆接收《济南文学大系》半年后，书商才开始陆续推出该丛书的征订数据。采访馆员查重后，发现我馆已经有该书的受赠书，且复本量能满足读者需要，没有再订购该书。

2.2 赠书验收——如何选择书商和经费

Libsys中赠书登记后的下一个程序是验收。如果不验收直接采用回溯形式编目，则无法产生新书通报，不能在OPAC（书目检索系统）中揭示报道一段时间内的到馆新书。

2.2.1 赠送交换功能区登记赠书的验收方法

使用“受赠与换入”窗口登记的赠书验收，应首先在业务类型和处理批次号下调出该批次下的所有图书，选中记录后点“验收”，系统自动跳转到“受赠验收”窗口，但并不能进行“个别登账”产生验收记录，亦不能使用赠送书商，建立新的验收批次号。该跳转仅仅是从“受赠与换入”到“受赠验收”的切换，无任何实际意义。

2.2.2 订单组织验收

使用订单组织登记的赠书验收方法，不能使用订购验收，需在“验收——非订购验收——赠送验收”下进行。选择书商“赠送”，新增批次，在弹出的“验收批次号”小窗中建立批次号，总账类目选“赠书”（总账类目与文献类型不对应，只为统计不同的财产帐目），获得方式选“国内赠送”，经费选择“捐赠经费”，这样即可验收赠书，并自动获取赠书专用财产号（我馆赠书财产号在普通财产号前加Z，以区别于普通订购图书）。

有些馆对赠书的登记不在汇文中做订单组织，而是采用Excel或Acess登记，或手工登记入册。还有的直接在赠送验收下验收图书，或者在编目模块以回溯形式直接对赠书编目。以上形式可以压缩工作流程，节省工作时间，但不方便查询赠书来源和捐赠者信息，采访人员无法参考赠书信息决定该种赠书的后续购买决策，无法产生新书通报。

2.3 赠书编目——以RDA视角记载捐赠者信息并提供检索点

Libsys中验收后的下一程序是编目。赠书编目方法同普通订购图书，分别在采访和编目模块经过订单组织——验收——送编交接——交接批次，选定批次后即可编目，但需要区分的是如何在编目MARC中记载捐赠者信息。前文已经讲述了如何在采访模块中记载捐赠者详细信息，但编目模块无法查看。编目MRAC记载捐赠者信息，用户可以从OPAC中除通过书名、责任者查询所捐图书信息外，还可以捐赠者作为规范检索点，增加检索途径。这对揭示、宣传、检索馆藏赠书，展示图书馆的工作和维护良好的公共关系大有裨益。最新国际编目规则《资源描述与检索（RDA）》介绍了作品单件与责任者之间的关系：当前拥有者、先前拥有者、出售者、储存者和捐赠者。《RDA解读》一书认为“单件与责任者之间的拥有者、管理者、捐赠者等关系对于古籍编目相对重要，可在编目该类文献时适当添加7XX字段”表达关系。因此，中文赠书编目可以增加702，712字段，分别记载单个或团体捐赠者，关系说明语为捐赠。如：

200 1_ |a世纪末夜晚的手写|f施战军著

701_0 |a施战军|4著

702_0 |a朱德发|4捐赠

采访模块中的征订信息备注记载了（下转第181页）（上接第165页）捐赠人详细信息，但编目模块中无法查看。若要在编目Marc中记载捐赠人信息，可以在赠书登记时根据捐赠者实际情况选择新增702或712字段，验收和编目需要覆盖原有数据时保留该字段，就可以在馆藏数据中一直保留捐赠者字段，并可以以捐赠者为检索途径检索图書。

3 结束语

以上重点介绍了在Libsys中对赠书进行登记、验收和编目的方法，对不符合馆藏政策的赠书，笔者认为可以用EXCEL登记存档，这样既能建立每种赠书的电子档案，方便有据可查，还避免了在Libsys中产生冗余数据。对符合馆藏政策的赠书，最优化的管理方法是遵从订单组织—赠送验收—编目，做订单组织时Marc中增加7X2字段，验收和编目时保留该字段，这样既可以记载捐赠者，又增加了检索途径。参照RDA资源与责任者之间关系的表达，希望RDA中文化过程中，对赠书单件和责任者之间的关系和说明语、适用字段给予明确指导。

【参考文献】

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