浅谈高职院校会计档案管理中存在的问题及措施

周宗相

【摘 要】本文针对目前我国高职院校档案管理工作的现状，分析了高职院校对会计档案管理存在问题的探讨，为保证会计档案的真实、完整、可用、安全。找到了解决问题的正确方法，加强高职院校档案管理建设的需要，阐述了高职院校对会计档案管理的相应措施。

【关键词】高职院校;会计档案;管理;问题措施

中图分类号： G717.24文献标识码： A文章编号： 2095-2457（2019）26-0170-002

DOI：10.19694/j.cnki.issn2095-2457.2019.26.083

0 引言

近几年来高职院校的招生规模逐步扩大，办学形式多样化。国家档案管理机构对各高职院校开展了各种层次的档案管理评估。对档案专业人员进行了各种培训，也对档案管理的创新和新时代社会利用档案的需要进行了讲述。高职院校会计档案是高职院校档案管理的重要组成部分，是由会计核算的银行回单、发票、税票等会计资料归档形成的。即使这些会计资料没有归档移交给学校档案管理部门，也属于会计档案的范畴。会计资料涉及学校教学、科研、实训实习、设备采购、资产公司（驾校、招待所、宾馆酒店）等的经费开支。由学校财务部门统筹管理。含通过计算机等电子设备形成、传输和储存的电子会计档案。应建立良好的会计档案运行平台，学校具有独立法人资格的单位和财务部门应把会计资料归档形成的会计档案，都应按法规和程序移交到学校档案馆（室）统一保管保存。是提高职院校财务部门对会计资料归档管理能力的体现。因此，高职院校会计档案对学校档案管理的建设及档案评估起着主体、核心和重点作用。

1 学校会计档案管理现状及问题分析

1）人员配备、岗位设置不合理：有些高职院校的财务部门未按法规向学校组织人事部门申报所需要人员、岗位的设置需求，导致人员配备不齐、岗位受限的现象。造成财务部门会计资料归档管理存在缺陷。如：会计资料归档的专（兼）职档案人员，有些是由报帐员、会计人员或设备管理人员（兼）担任，由于他们综合管理工作任务繁重，从而不能按时完成会计资料归档形成会计档案的工作。即便是现有的财务人员，也没有完全通过正式培训上岗，对《档案法》与《会计档案管理办法》的理解不够深入，于是出现对职责不清的现象，只能按流程推行日常会计事务工作。这就是给高职院校会计档案归档工作带来滞后的原因。

2）设备配置落实不到位：有些高职院校财务部门设备的配置没落实到位。比如财务软件、服务器的购置配备问题，有些设备还处于严重老化（如：扫描仪、计算机、刻录机移动磁盘等）没有及时更新，没配齐库架的状态。

3）存在安全隐患、档案意识不强：有些高职院校的财务部门办公室和库房没有配置配齐灭火器、杀虫药剂，网络、电线线路老化的现象。对会计资料的保管力度不够、存在随意堆放现象，因为没把会计档案按规定移交到学校档案馆（室）保管。所以，存在安全隐患。档案意识不强：有些单位财务部门存在报账过程中出现、出纳人员只按报帐员打（制）印出来的报帐凭证上面的数据进行付款给来报帐的人的现象，忽略了对此笔凭证附件资料的仔细清点核对。有少数报帐的人员在此笔报帐凭证打（制）印完后，把附件（购单、入库单、清单）取出作为自己保存资料或备查的依据，认为只要有正式发票就可以了。然后，该人员就将此笔凭证交于出纳，把款领了或转账，就算完成了报帐的所有手续。

4）会计档案存在以下不规范的现象

（1）纸质会计资料归档不规范：

会计凭证资料不齐。如：发票，银行回单、对账单，消费清单，总、明细、日记账，月、季、半年度、年度财务会计报表，折旧的资料、所得税的资料等有不齐全的现象。往来单据，附件有的资料是复印件、存在没盖鲜章的现象。

（2）电子会计资料归档不规范：

①形成的电子会计资料来源不够真实，②会计核算系统不能准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，③电子档案管理系统不能有效接收、管理、利用。④电子会计档案有被篡改的漏洞。⑤未建立备份制度。

（3）会计档案接收不规范

在接收纸质、电子会计档案时，未按要求进行检测。未确保所接收会计档案的准确、完整、安全性;存在不符合要求接收的現象。

（4）会计档案鉴定不规范

没有定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定;仍需继续保存的，没有重新划定保管期限;对无保存价值的也未销毁。

（5）会计档案销毁不规范

①销毁时间、内容登记不详细。②没在销毁清册上签署意见。③没有成立销毁工作的组织，未与管理机构共同派员监销。

（6）会计档案保管不规范

①有些学校合并后，未由合并后的单位统一保管。②有随意对外借出、不按时归还的现象。在利用、运输过程中出现纸质的原始会计凭证有损坏（少数凭证脱散、玷污，撕破票据）的现象。在借（查）阅的报告中内容不详细、只写了简单事项，时间段没写明（举例：2003年1月至2018年12月30日）。经办（手）人拿着领导审批的报告就会出现特权，就会有扩大借（查）阅的范围，想怎么查就怎么查的现象。由于各利用经办（手）人保存不善、责任心不强，出现复印、拍照的会计凭证找不到、要的项目数据不准的现象。一次报告出现多次到学校档案馆（室）进行办理，重复借（查）阅的现象，有可能会发生泄密事故。无意增大了学校档案馆（室）的工作量。利用者应在借阅（查）阅的报告中应写清楚时间段（举例：学校下属;驾校、酒店、公司等单位名称，某X年某X月至某X年某X月某X日止）。才能有效防止扩大借（查）阅范围，杜绝泄密事故发生，若出现遗失时也便于查找。因此，要严格按法规、程序办理借（查）阅会计档案，才能有效保障会计档案的安全。③未按保管期限进行分类、立卷，编制保管清册。④有装订成册保管不合理，装订线预留不够，有用铁钉装订的现象，易生锈造成损坏。⑤会计凭证内附件粘贴不够规范。

（7）会计档案移交不规范

有些学校会计管理机构在办理会计档案移交时，编制的移交清单不详细。有些工程建设单位没有在办理竣工财务决算后及时移交，双方经办人和监督人没有按规定位置在移交清册上签名或盖章。推迟移交的，没有经学校档案馆（室）同意。

2 学校会计档案管理的基本措施

高职院校会计档案管理的特点是由学校档案馆（室）和财务部门对会计资料归档管理过程。根据会计资料归档要求，从一次会计资料收集的程序、凝练出具有前瞻性的学校档案管理及财务部门对会计资料归档。财务部门应加强会计资料归档管理工作：明确各岗位职责、理清管理思路、完善工作流程、制定规范的管理制度。

1）完善人员、岗位配置：高职院校的财务部门要按照法规和实际的需要、按照程序向学校组织人事部门申报;所需人员、岗位，具体多少个人员、岗位都应配齐。财务部门的整个管理应达到预期的目标、做到有序有效。从而要按时保质保量完成会计资料归档形成会计档案。应对各岗位的财务人员，实行完全通过正式培训上岗，对《档案法》与《会计档案管理办法》正确深入理解。财务部门要按法规明确会计人员、出纳人员等岗位职责，正确履行岗位职责。要按规定流程推行会计事务工作。才能使高职院校会计档案管理工作得到进一步提升和巩固。

2）完善设备的配置：学校应进一步把财务部门所需的各种设备按标准配置落实到位。比如财务软件、服务器的配置到位;将老化的设备及时更新（如计算机、高拍摄、移动磁盘等）。要把使用的库房、柜架配齐，到达最佳使用效果和作用。

3）完善安全保障、增强档案意识：安全保障，学校应加大向财务部门的办公室、库房、资料室等配置配齐灭火器、杀虫的药剂。对老化已损的电线线路要及时清理更换。加强对会计资料的保管力度，对随意堆放现象、要及时规范整理。按法规、程序把会计档案定时移交到学校档案馆（室）保管。制定安全措施、及时排除安全隐患。增强档案意识：平时学校要加强《档案法》与《会计档案管理办法》等法规的宣传，进行对教职员工、学生的宣讲;对财务部门的人员要定期进行业务理论知识的学习、操作训练、技能竞赛;提升全校人员的档案意识。

4）会计档案从以下几个方面进行规范

（1）规范纸质会计资料归档：

①原始凭证的内容：凭证的名称，填制日期，填制单位名称和填制人姓名，经办人的签名或盖章。②记账凭证的内容：填制日期，凭证编号，摘要，科目，金额，附件张数，制单、稽核、记账、会计机构负责人、会计主管人员签名或盖章。如果是收款和付款记账凭证还应当由出纳人员签名或者盖章。

（2）规范电子会计资料归档：

按照电子档案管理办法进行归档。如：发票，银行回单、对账单，消费清单等。对电子会计资料的真实性、接收、管理、利用、备份、保管期限等要認真检测。电子形成归档保存，防止被篡改;防止自然灾害、防止人为破坏。制定电子备份制度，按《电子签名法》的规定执行。

（3）规范会计档案的接收

学校档案馆（室）在接收纸质、电子会计档案时，要对纸质、电子会计档案进行检查检测，确保所接收会计档案的准确、完整、可用、安全性;对不符合要求的不予接收。

（4）规范会计档案的鉴定

应由学校档馆（室）牵头，组织学校会计、审计、纪检监察等机构或人员共同进行鉴定。

（5）规范会计档案销毁

①学校要成立以档案馆（室）牵头的销毁机构。②由学校档案馆（室）牵头要编制销毁清册。③对纸质会计档案要按照国家有关会计档案法规销毁的规定执行，进行清理、筛查后，共同派员监销。④对电子会计档案要按照国家有关电子档案的规定执行，应由学校档案、会计、信息系统管理机构共同派员监销。

（6）规范会计档案的保管

①学校合并后，会计档案要由合并后的单位统一保管。②利用者借出凭证应按规定办理相关手续，并在规定时间内归还。③对保管期满但未结清的会计档案，保管须按国家档案管理的有关规定执行，并在鉴定意见书、销毁清册、会计档案保管清册中列明。④会计凭证、账簿、各种报表的保管：要防止被抽换。应注明所属凭证、报表、账本的日期、编号和种类，注明“附件另页”。会计凭证、报表、账本等，在年度终了的第一天算起可暂由学校财务部门保管一年，期满之后;移交学校档案馆（室）保管。因工作需要确需推迟移交的，应当经学校档案馆（室）同意，最长不超过三年。要严格遵守保管期限要求，期满前不得任意销毁。

（7）规范会计档案的移交

应按法规执行，会计档案的移交从接收源头仔细检查检测：①检查纸质会计档案的原始会计凭证、账本、报表等封面上要写明：全宗名称、卷（册）数、起止时间、保管期限，应有学校法人、财务部门负责人、会计主管、出纳等签字，并盖单位印章;装订要规范。②检测电子会计档案要符合国家有关电子档案的规定才能接收。③学校财务部门要编制移交清单，会计档案移交、接收经办人要在移交清单上面签字，写明时间。并认真清点实物数据相符，防止错误发生。规范接收会计档案。

总之：高职院校财务部门对会计资料归档管理工作是自然规律，应严格遵守《档案法》与《会计档案管理办法》和财务部门会计资料归档工作的基本原则，统筹规划，精心整理，才能实现学校档案管理机构及财务部门对会计资料归档管理工作达到管理的目的。切实解决高职院校会计档案在管理过程中存在的问题和矛盾，使高职院校的档案管理工作上新台阶。

【参考文献】

[1]普通高等学校档案管理办法（国家教育委员会），1989（2）.

[2]国家教委办公厅、高等学校档案实体分类与教学档案工作规范，成都：四川科学技术出版社，1994.

[3]赵万英.会计信息化下的财务会计流程优化探讨[J].商场现代，2013（18）.