外贸英语函电在跨境电商企业中的应用研究

王宇涯　白新芳

【摘 要】本文结合外贸英语函电在跨境电商企业中的应用情况，阐述外贸函电写作的新特点，探索提高学生做好跨境电商业务在外贸英语函电方面的能力要求，并提出外贸英语函电教学的改革的建议。

【关键词】外贸英语函电;跨境电商;应用

中图分类号： H319.3;F7-4 文献标识码： A 文章编号： 2095-2457（2019）27-0066-002

DOI：10.19694/j.cnki.issn2095-2457.2019.27.028

【Abstract】This paper illustrates new features of business correspondence writing based on the application in the cross-border E-commerce enterprises and then puts forward proposals on how to improve the teaching of business correspondence to enhance studentspractical abilities

【Key words】Foreign Trade Correspondence;Cross-border E-commerce;Application

随着信息技术的进步和“互联网+”概念的提出，中国外贸企业开始转型升级，跨境电商作为国际贸易新方式，给外贸市场带来新的机遇和挑战。外贸业务开始在线上平台解决，外贸英语函电的内容成为解决这些问题的重要依据，同时也面临着新的变化。本文以以对学生外贸业务技能的提高为出发点，探索提高学生做好跨境电商业务在外贸英语函电方面的能力要求和教学改革策略。

1 外贸英语函电在跨境电商企业中的应用

新模式的跨境电商发展迅猛，外贸业务的主要交流方式和内容产生了较大变化。

1.1 跨境电商平台带来外贸方式变化

相比传统外贸方式通过展销会、商务代表团、代理等形式拓展业务，跨境电商买卖双方的信息交流的渠道发生了变化，双方利用互联网技术，以电子邮件、即时通讯和站内短信为主要交流方式，交流更加快捷、简便。

跨境电子商务操作中，传统的支付方式发生了变化，支付主要通过第三方平台来完成，通常是进口商在跨境电商平台下单后，通过第三方支付机构支付款项，再通过合作的银行将货款支付给出口商。

传统的外贸物流主要通过海运方式进行，而在跨境电商交易中，物流方式出现了E邮宝、中国邮政大小包、大商业快递（EMS、DHL、UPS）、专线国际物流及海外仓+海外本地物流方式等。这就对买卖双方在运输业务方面的交流提出了新的要求。

1.2 跨境电商企业在函电沟通内容上的变化

通过对相关跨境电商企业信息沟通内容的搜集和整理，发现其与传统外贸函电在内容上的变化。

第一，注重通过电邮进行营销。在互联网+的时代，企业之间通过邮件扩大海外市场，一方面加强了客户关系，另一方面也增加了重复订单的机率。对于跨境电商行业来说，面对激烈的竞争，要打造公司形象，更需要对邮件营销进行管理，这就对企业邮件的提出新要求。比如保证邮件发送的质量和数量，了解客户习惯和要求，增强语言魅力，打造有吸引力的个性化邮件等。

第二，注重沟通中如何应对还盘。跨境电商平台上的卖家会有详细的货描，并配以产品图片和价格、支付方式、运输方式等。买家能更方便地进行选择和下单。跨境电商的沟通中弱化了建交和询盘的环节，在双方对产品具体问题的沟通中，如何应对客户的还盘是需要学习的主要内容，包括英文语言的表达和市场营销的相关知识。

第三，跨境电商企业售后沟通内容的变化。跨境电商企业不仅需要好的产品质量和销售技巧，售后服务也是在众多企业中成功重要因素。和传统的函电中涉及的退换货沟通不同的是在跨境电商企业中售后确认货物送达后多了一项获得好评的内容（review和feedback），这关系到企业的信誉和销售量。例如：

Dear Friend，

This is a After-sale customers service mail.

We received notice of logistics company that the parcel was signed at your address.Is it in a good condition Do you need any other help Any problem，please feel free to contact us！

If all well，Would you please confirm the order status and leave a feedback for us Expect your 5 star for us if you are satisfied.Thank you so much！

但索取反馈和评论是切记在不违反相关平台政策的情况下索评，电邮应保持言简意赅，撰写有意义的邮件，让客户感受到诚意。

2 跨境电商外贸英语函电的写作特点

跨境电商的贸易方式使得外贸英语函电与传统的函电交流有所不同。跨境电商外贸英语函电主要使用电子邮件、即时通讯软件和站内短信。

2.1 电子邮件的写作特点

在现代商务沟通中，如何使信息更有效地传递是需要思考的重要内容。电子邮件是当今外贸企业间进行商务沟通最常用的方式，在写作中应遵循7C原则。

第一，完整原则。商务电子邮件内容应完整包含你的收件人读者所需要的全部信息，不完整的信息无法达到良好的沟通效果，还会降低工作效率，因为需要增加更多地溝通时间和精力才能把问题解决。邮件信息是否完整，可以用who，when，where，what，why和how这几个要素的完整性来检验。

第二，准确原则。发出的每一封商务电子邮件都代表着公司的形象，电子邮件的语法、标点符号和拼写的错误毋庸置疑会让写信人在收信人心目中的形象大打折扣，同时商务沟通中的内容也涉及双方的权利和义务，因此每一封信件应在发出前认真检查，做到表述准确无误，避免带来不必要的麻烦。

第三，清楚原则。商务电子邮件应准确传递发件人的意图，不要让对方误解，因此要做到用词准确，避免使用模棱两可的词和句子。例如：

As to the streamers sailing from Shanghai to New York，we have bimonthly direct services.（bimonthly是一个多义词，可以理解为“两月一次”或者“每月两次）

为了避免让对方误解，应改为：

We have two direct sailings every month from Shanghai to New York.

第四，简洁原则。简洁原则是商务沟通中最重要的原则，是指写信人用最简短的词语和句子，在不影响完整性和礼貌性的前提下去传递信息。没有商务人士愿意浪费时间去阅读冗长的信息。在写作中应选择简洁的词汇和结构简单清楚的句子。电子邮件还可以使用缩略语。例如：

We have begun to export our machines to the foreign countries.（export用法错误，其本身意为sell something to other counries）。改为：

We have begun to export our machines.

第五，具体原则。商务电子邮件要求信息具体明确，不要使用含糊、抽象的表述。例如：

The large order has been sent.（General）

The order for 20，000kgs of groundnuts has been sent on April 13，2017.（Better）

第六，礼貌原则。商务电子邮件应使用礼貌的语言和真诚的态度去进行沟通，显示对收件人的尊重。但注意把握礼貌并不意味着谦卑。

We can not comply with your request.（Impolite）

We are afraid we can not comply with your request.（Better）

第七，體谅原则。尽量站在对方角度去思考问题，找到最恰当的表述方式，采用“对方态度”去传递信息。例如：

We allow you a 2% discount for cash payment.（We-attitude）

You earn a 2% discount when you pay cash.（You-attitude）

另外，为避免发出的电子邮件进入垃圾箱，还应注意以下特点：创建有吸引力的邮件标题，但要注意简短;重视邮件第一句话，55%的人会通过移动设备打开电子邮件，第一句话决定对方是否继续阅读;选择有"煽动性"的语言，语意鲜明有个性，能引起读者响应，同时保持真诚的态度，让对方相信所读的内容的真实性;内容表述简洁、使用主动语态、要点明确;加强邮件内容设计，利用视觉传播让读者对内容感兴趣。

2.2 即时通软件和站内短信的特点

目前在互联网上经常使用的外贸即时通讯软件有Skype、Viber、Whatsapp、Facebook、Twitter、Wechat QQ、Google Talk、TradeManager、敦煌通等。站内信是为方便会员商务信件往来而设的服务功能，类似于邮箱。

即时通讯软件和站内信具有如下写作特点：

第一，语言具有即时性，不同于书面语言，比较口语化，经常使用短句、重复，如“all”“you see”“just”等词，风格简洁而轻松。

第二，具有网络语言的特征，常使用缩写，首字母缩略，有时也使用表情符号。由于买卖双方来自不同国家，表达中也会存在语法和拼写错误，要注意甄别。

3 外贸英语函电教学改革

针对外贸函电在跨境电商企业应用过程中的新的特点，为提高学生外贸函电业务沟通能力，与时俱进，笔者提出课程相关改革建议。

3.1 教学内容的更新

随着跨境电商的操作实际和新兴交流（下转第18页）（上接第67页）方式出现，电子邮件、社交在线聊天工具逐渐代替传统的“商务书信”，因此教学内容应与时俱进，增加电子邮件和跨境电商相关内容。如借助跨境电商平台展开外贸沟通的方法，重点是扎实的业务常识、正确的语言表达和技巧。

3.2 加强师资队伍建设

新的外贸方式对外贸函电教学提出新的要求，也对教师的专业知识和水平有了新的解读。根据笔者在多家外贸公司的调研，对于教师队伍的建设，一方面，教师应深入企业实践，了解外贸业务的发展状况，提升外贸实践能力。很多教师都是从英语教师转型，因此在实践中学习电子商务知识和电商网站的操作过程，积累业务和语言的知识对于培养跨境电商复合型人才是重要途径。另一方面，与企业加强合作，把企业专家请进课堂参与教学非常必要，本系在实践中开展了系列活动，对于提高实训效果和激发学生的积极性都产生了积极影响。

3.3 建立实训平台

建立校内跨境电商实训平台让学生在现代化的教学环境中感受新的外贸操作和沟通方式，将所学知识与实际相结合，能更有效提高函电实际写作技能。学生可以在跨境电商平台中建立真实店铺，以小组为单位，在实践中解决教学中的重难点，学以致用，能有效提高职业技能和职业素养，真正做到为企业培养有用的人才。

4 结语

外贸企业的转型升级，为我国贸易领域开辟了新的发展空间，跨境电商的业务流程使函电和商务写作在形式、内容、表达方式上都有了新特点。外贸从业人员一方面要掌握相关业务知识，另一方面也要进一步熟悉并掌握写作内容和写作技巧的变化。对于外贸英语函电教育工作者而言，面对学科变化，必须与时俱进，及时更新教学内容，改革教学方法或教学模式，以学生发展为本的原则，为学生进入复杂的商务工作领域奠定坚实的基础。

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