高校图书馆业务外包问题研究

时间：2024-05-19

刘芳

（北京工商大学图书馆，中国北京 100048）

业务外包，是指企业把内部业务的一部分承包给外部专门机构。业务外包实际上是一种企业的经营策略，即指企业整合内部业务，重新配置资源，把非核心业务交给专业化的外部企业，而将资源集中于自身的优势领域，塑造核心业务，提高竞争能力，最终使企业可持续发展。随着我国经济的发展，国家对教育和科学研究的投入不断加大，业务外包也越来越多的出现在了高校图书馆领域。

1 业务外包的背景

实际上，业务外包在欧美高校的图书馆中，已经是一种被普遍应用并且相对成熟的日常管理模式。这实际是由知识经济时代的到来，社会科技的发展所决定的，业务外包实际是高校图书馆适应高等教育发展的一种现代化经营战略和管理理念。

1.1 科技发展的结果

信息时代的到来，使得科学技术在国家发展创新中的比重不断加大，科技是第一生产力已不在只是一句口号，国家正在不断的加大对于科学技术产业的投资。高校作为优秀人才的培养基地，科学研究的孵化器，也得到了国家更多的重视和更高的投入。高校图书馆作为高校重要的组成部分，对于服务学校的教育和科研工作，起着不可替代的作用。凭借着稳定的国家投入和自身对于人才和技术的不断积累、互联网和自动化技术的飞速发展，我国高校图书馆已经逐步完成了自身业务工作的标准化和规范化，图书馆部分业务正在从技术型、脑力型向机械型、体力型工作转变。这就为外包工作的出现创造了可能。

1.2 业务结构调整的必然

随着我国高等教育事业的发展，高校图书馆也在不断调整自身的定位和发展策略。图书馆既是学校培养学生的教室，也是各项科研项目的研究基地，它的各项服务直接影响着学校的教学和科研等工作，高水平的服务正是学校各项工作的保证。同时，高校的发展也在对图书馆的服务提出新的要求，图书馆以前单一的、低效率的文献资源服务已经难以满足学校用户的各种要求。高校图书馆资源使用率降低，服务得不到认可，用户明显流失，这些问题不断困扰着高校图书馆员。只有提高图书馆的整体业务能力，促使高校图书馆的业务重心由原来单纯的为教学研究提供文献和资源保障，向更为细化的辅助教育、辅助研究转变，逐步适应发展的要求，图书馆才能真正实现自身价值，与高校共同发展。然而，在总体资源增长缓慢的情况下，如果要加大新业务的资源投入，其它业务的投入则必然要被消减。业务外包，将现有的非核心业务交给专业化、效率化的外包公司，则是高校图书馆保证整体服务水平的最佳选择。

1.3 国家政策影响的结果

业务外包也是图书馆在现有国家政策下的优化选择。为适应信息时代的发展，国家逐步加大对高等教育的投入扶持。一方面，高校图书馆获得了逐年增长的科研办公经费。另一方面，高校作为国家事业单位的一部分，其人才引进、聘任都直接收到国家事业编制的约束。目前国家正在对调整事业单位进行调整，很多高校，尤其是身处北上广等一线城市的高校，普遍存在人员紧张的现象。高校图书馆受此影响，也面临人员短缺、成员年龄老化的问题，业务外包就成为高校图书馆在人力资源短缺下的良好补充。

2 业务外包的内容

图书馆业务外包一般是以合约的方式委托专业化的外部服务机构，处理一些非核心的、次要的或辅助性的业务，来克服内部人员不足，降低运营成本，强化核心服务，提高图书馆服务水平。图书馆业务外包从不同角度，可以划分为多种类型。如，按照业务外包程度，可分为部分外包和整体外包等。结合工作实际和对北京市高校图书馆的调研，我认为图书馆服务主要在三个领域进行外包。

2.1 采编业务

图书馆采编业务外包是指将文献资源的采访、编目、加工等业务部分或全部交给相关的专业化服务机构来完成。图书馆既可以选择将采访业务整体外包，也可以只外包某些业务，又或者由图书馆提供工作材料如条码、书标、词条等，而承包商提供劳动服务等。高校图书馆在开始业务外包管理的早期多选择熟悉的书商承担简单的图书到馆加工工作，如贴磁条、贴书标、打包等工作。然而随着图书馆人才缺口的扩大，以北京地区高校为例，大部分图书馆已经开始接受文献编目外包，即由书商或信息公司提供完整的图书MARC 数据直接作为馆藏数据，甚至个别高校已经采取了采编业务整体外包模式。

2.2 信息技术业务

图书馆为配合高等教育事业的发展，满足广大师生不断增长的信息需要，增设或改进了越来越多的信息服务，如学位论文、科研成果等数据库建设，论文查新，课程导引，图书馆计算机软硬件服务及网络服务等。信息服务的增加也必然要求图书馆投入更多的人力物力，更多的计算机、更大的服务器、更快的网络、更丰富的数据库以及更专业的信息人才。因此，很多高校图书馆选择外包信息技术业务，将计算机软硬件的维护、数据库基础管理等工作交给信息服务公司，从而集中自己的人才优势投入更擅长的学科服务等领域，优化了自身的资源配置。

2.3 非技术性工作

图书馆的日常管理中还有很多低技术含量的事物性或劳务性工作，如保洁绿化、安全安保、书架管理等工作。这类工作必不可少，但为图书馆提供的服务附加值却相对较低，还要耗去馆员大量的时间和精力。将之交给专业化管理团队是优化高校图书馆管理的一种有力举措。例如，书库上书是每个图书馆都有的工作，要占用馆员大量的时间。作为勤工助学的一种方式，现在很多图书馆选择将书架交给学生团队管理，这也是业务外包的一种形式。这一方面为图书馆减轻了业务负担，另一方面也可以增加学生对图书馆服务的了解。

3 业务外包管理建议

高校图书馆采取业务外包可以有效的改变资源分配，提高核心服务能力。但是，业务外包也存在很多问题和陷阱，图书馆在采取这种管理模式时，应该注意以下几点：

3.1 全面核算业务外包效益

图书馆在开展业务外包之前，应该首先进行成本核算和效益评价，确定将业务外包有益于提高图书馆的整体服务水平，才可以进行外包。反之亦然，不应盲目的开展外包，避免出现资源浪费。图书馆应该根据学校和自身的整体发展规划，结合本馆的人力、经费等资源具体分析，划分出图书馆的核心业务和非核心业务，确定业务外包的范围，选择合适的外包形式和外包深度，要尽可能地避免业务外包产生的不良后果，利用现有的资源最大化地为读者提供信息服务。

3.2 明确财务管理，建立监管体系

从企业财务管理角度上讲，业务外包也是图书馆与外部机构的经营性业务往来。其中，涉及到大量资金的流动，稍有不慎，则可能为学校带来损失，甚至成为滋生腐败的温床，图书馆要做好财务监管工作。图书馆要订立严格的财务管理制度明确权责，对于涉及金额较大的外包业务，最好进行公开招标，对于金额较小的外包业务，也要做到现金票据往来齐全，便于监管。