论燃气工程档案管理方法

时间：2024-05-19

陈瑶

（中石化中原油建工程有限公司，河南濮阳457000）

0 引言

随着燃气管网在城市建设中的不断扩建延伸,形成的各种资料也越来越多,对燃气工程档案管理工作要求也越来越高。长期以来,档案管理工作的重要性没有得到足够的重视,档案管理部门和各业务部门存在脱节现象,各类工程资料归档不及时或不完整,导致档案资料残缺不全,后续的档案使用工作也十分困难。因此,笔者认为，要意识到档案管理工作的重要性,采取一定的措施和方法，对燃气工程档案进行管理。

1 工程项目档案概述

项目档案，指建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、采购、施工、监理及竣工验收等全过程中形成的，具有保存价值的应当归档保存的文字、图表、声像等各种载体形式的全部文件。

工程项目档案管理工作应当坚持“三同时”原则，在签订合同（协议）时，应同时明确项目档案所包括的内容、要求及各相关单位对项目档案的职责；检查工程进度与施工质量时，应同时检查项目文件材料的收集、整理情况；在进行工程验收时，应同时审查、验收项目文件的归档情况。

2 燃气工程档案管理内容

燃气工程档案管理是对燃气工程建设档案文件进行收集、整理、组卷、移交、编目、保管、检索、利用和信息开发的工作。一个现代化的燃气企业，对燃气工程的档案管理应做到管理水平专业化、文件材料规范化、归档程序制度化、数据管理现代化、服务利用人性化。只有这样才能使燃气工程档案信息得到充分利用，才能真正体现档案的价值，实现档案为现实服务的根本目的。

3 燃气工程档案管理方法

3.1 科学系统分类，实现专业化管理

将档案科学系统地分类，是保证档案系统后续整理、编排、使用及信息化管理的基础。目前，企业档案管理的重点已从过去的文书档案管理转移到以燃气工程建设为主的科技工程档案管理。

根据国家档案局制订的《企业档案分类规则》及住建部制订的《城建档案分类大纲》，结合燃气公司档案的自有特征，将燃气工程档案分成以下四类：天然气工程建设类、基建类、设备类、科研类。根据燃气公司业务发展的重点，天然气工程建设类最为重要，包括分厂站建设类(其中包括门站、储配站、调压站、加气站建设)及管道工程建设类(其中包括中高压及市政管道工程、工商户管道工程、民用管道工程及管网改造工程建设)。实现这些分类后，就可以有效地对工程档案进行后续的专业化管理。

3.2 编制档案标准，实现规范化管理

结合国家颁布的《建设工程文件归档整理规范》(GB/T50328—2001)及住建部颁布的《城镇燃气输配工程施工及验收规范》(CJJ33—2005)、《城镇燃气室内工程施工与质量验收规范》(CJJ94—2009)的标准要求，燃气公司应结合公司实际情况，编制企业内的档案管理标准规范，对燃气工程建设竣工资料中归档文件材料的内容进行调整、补充，确定燃气工程文件的归档范围，并对归档的文件质量做出明确要求。在工程竣工验收时，力求做到归档的燃气建设工程文件内容真实、系统齐全，其归档的文件质量符合要求。只有这样，才能为日后档案利用提供准确、完整的原始资料。

3.3 落实档案规章制度，实现制度化管理

3.3.1 建立的规范化

企业归档制度的建立是确保公司的各类文件从形成到归档一系列工作程序化、规范化、制度化。首先把文件材料的编制、累积、整理、归档作为实际工作贯彻到燃气工程建设管理中,然后再编制贯彻中的相关制度。它们与工程建设同步进行，即“工程立项开工与竣工资料收集同步；工程施工过程与竣工资料形成同步；工程完工验收与合同竣工资料验收同步”。只有把它纳入到工程建设和管理的规章制度中，并使其规范化，才能为工程提供完整的竣工资料。

其次,把文件材料管理纳入到设计单位、建设单位、监理单位及各施工单位的职责范围内，并纳入到各工程计划、施工技术、质量管理的制度中。在进行工程验收时，文件材料是否完整、准确、真实是工程技术监督检查、质量检查、管理的一个重要环节，是保证工程验收合格的重要因素。最后，把文件材料管理纳入到工程技术人员岗位责任制中。明确资料管理人员、工程管理人员、设计人员、工程监理人员、施工管理人员在文件材料的形成、积累、整理、归档过程中各自所必须担负的责任，并进行考核。

3.3.2 管理的制度化

档案的归档，移交，使用都应有相应的控制制度。包括以下三方面：（1）竣工资料的归档控制：为确保已竣工的档案资料按时归档，可制定财务部门必须在得到档案室关于竣工资料已归档的签章后方可进行工程尾款结算这一内部制度，来保证工程档案资料的完整及时归档。（2）档案的移交：工程竣工后由工程承办部门编制资料移交目录，按目录清单向档案室归档，双方签章，一式两份。（3）档案的使用：在档案利用过程中严格执行档案的借阅制度，认真履行签字手续。对涉及燃气企业生产、经营活动核心内容的商业机密设置使用权限。

3.4 加强信息化建设，实现现代化管理

为提高燃气设施的监控及管理水平，科学、准确、有效地掌握燃气管网信息，可建立SCADA系统、GPS卫星定位系统、GIS燃气管网地理信息系统。档案部门则根据实际情况,配置了主要以管理工程建设档案为主的档案管理系统。通过以上定位系统收集到相关数据并移交档案管理，定期对移交到城建档案馆的管网数据光盘更新处理。对已竣工的燃气工程档案，利用档案管理系统软件对归本单位保管的燃气工程档案进行微机管理，并对全部室藏档案的目录录入、检索。通过导入、扫描、摄影等数码技术将一些重要文件的内容通过系统中原文管理功能存入档案管理系统数据库。为使燃气工程档案管理更有序、查询更方便及时，提高查全率和查准率，应合理认真使用档案管理软件。

3.5 加强培训学习，实现档案人员多元化管理

天然气是一种易燃易爆产品，而燃气工程建设做为一项专业性较强的建设项目工程，不仅要求燃气行业的档案人员必须掌握档案专业知识和计算机管理档案的操作技能，而且要有燃气方面的专业知识。从而使燃气行业档案人员在对燃气工程文件材料形成过程中的监督、指导、管理有的放矢、有理有据。

为了适应新形势和新技术对档案工作的要求，促进城建档案规范化、标准化，切实落实住建部颁布的《建设工程文件归档整理规范》等法律法规，档案部门、施工部门、监理部门、工程管理部门的相关人员参与城建档案馆举办的城建档案收集、编制、整理的培训。通过学习，使相关部门的技术人员了解了从工程的立项到工程竣工验收、从文件的形成到文件的归档一整套工作内容和工作程序，避免档案管理人员与工程施工人员、或监理人员在工作中的脱节，造成工程管理与资料管理互相推托的现象。实现档案管理人员的多元化发展,可以提高工程档案管理水平，确保燃气工程档案的归档质量。