高校后勤办公室工作人员基本素质刍议

吕 杰

（西北农林科技大学 后勤管理处，陕西 杨凌 712100）

高校后勤办公室作为联系社会与学校各方的纽带，其工作的质量直接影响后勤的形象，办公室工作质量主要取决于工作人员的基本素质，务必结合职责要求、岗位特点，主动学习文化知识，总结工作经验，提升能力素养，提高工作水平。主要需要做好如下工作：

（1）确保信息保密。办公室是一个单位的枢纽，人员相对繁杂，各种信息这里传播，办公室人员一定要做到对所有信息充耳不闻，不发表任何意见，尤其与工作相关的信息，更不能表态。办公室作为领导的秘书机构其工作性质决定了工作期间会接触大量机要文件、核心机密，一旦泄密将会给工作甚至学校带来巨大的损失，因此作为一名合格的办公室工作人员一定要确保信息通过正常渠道传播，不随意传播信息。

（2）细节决定成败。周恩来总理经常强调，“秘书工作无小事，有时说错一句话，做错一件事，办错一个文件，往往会造成很严重的后果”，所以必须要严谨细致，实行精细化管理，不能有丝毫马虎。办文要细心，核文要细致，办会要细密［1］。一是办文要细心。收发文件，分门别类，登记详细，按轻重缓急处理文件；二是核文要细致。不论是上行文还是下行文，在发布前，一定要逐字逐句校对，绝对不能出现任何纰漏；三是办会要细密。从会议通知、会场布置、材料准备、人员分工、音响设备、应急预案等各方面要详细周密。

（3）虚心请教、勤于思考。作为领导的秘书部门，如何做好领导安排的任务，这是首要任务，办公室人员面对的领导较多，要圆满的完成各个任务除了认真负责外，还有一是多请教，向领导请教，向有经验的同事；二是查阅资料，对很多专业性很强的问题除了请教以外，查阅资料也是必不可少的环节；三是认真思考，把事情分析透彻，理解明白，学会在工作中思考，不断的积累丰富办事经验，提高自身的工作素质，努力把事情做得圆满得体。

（4）积极学习，提高水平。办公室人员要不断学习，学习时事要闻，学习党的大政方针及单位出台的各项规章制度，掌握工作的特点和规律，提高理论知识水平，要不断的更新自身的知识结构，获取新的知识，要创新思维，要学以致用，真正提高分析能力以及解决问题的能力。同时，对各业务科室工作的职能及各种工作完成情况、数据统计、报表等各方面的知识也要经常学习。

（5）笔杆子硬。这主要是对文秘的要求，要做到这一点，主要有三条，一是了解领导的思维方式，分析领导的意图；二要尽量了解和掌握单位一个时期的中心工作；三要不断积累和储存有关工作资料，对各部门主要工作非常了解，这样在写材料时才能“下笔如有神”。

（6）正确给自己定位。办公室工作人员通常被称作领导身边的人，其实并不享有什么特权，并且应该经常反思自身，严格要求自己言行，谦虚谨慎，说话办事得体，讲究方法，不能颐指气使，更不能借领导的名义去办个人私事，谋取好处；工作中应做到严于律己，宽以待人，把握做人尺度，准确就位不越位，端正心态，摆正位置，埋头苦干，默默无闻，积极完成领导交办的各项任务，千万不能忘记自己的身份，必须时刻保持清醒的角色意识；秘书决不能越俎代庖，自作主张，擅自行动［2］。

（7）圆满完成领导交办的任务。如何能圆满完成任务呢？尤其在同时为多位领导服务时，心里一定要有一杆秤，要一视同仁，不论哪位领导安排工作，都要根据轻重缓急及时安排做好，不能有的去做，有的不去做，或三心二意去做，一定要想办法解决，不能把问题推给领导，要全力以赴尽快完成，达到满意的效果。

（8）积极维护办公室的“窗口”形象。办公室人员要转变思想，提高服务意识，积极实现“窗口”职能，对内，要变被动服务为主动服务，要做好与职工的沟通交流工作，协调好领导与职工的沟通关系，要做好调查研究工作，为领导提供有价值的信息，结合工作的实际情况为领导的决策出谋划策；对外，要热情服务、温馨服务，保持“窗户”洁净，透过窗口，让人们看到美丽的风景。

（9）接待服务做到热情周到，不卑不亢。不论是接待贵宾或者领导或者业务科室或者其他单位人员的接待，一定要做到热情周到，不卑不亢。一是接待贵宾或者领导，要按照相关礼仪做好接待工作，服务热情、优质服务、思考周密，安排妥当，举止得体；二是接待业务科室或者下级单位来访人员，切忌一副高高在上的表情，要做到谦虚谨慎、微笑服务、热情大方、有条不紊、从容不迫，对树立办公室良好形象，有着非常重要的作用。

（10）良好的人际关系。办公室工作人员在是接触的人最广泛的，和单位中其它人关系处理得好坏也是关键所在，因此不仅要处理好领导的关系，而且还应该处理好和同事以及下级之间的关系，要获得良好的人际关系，只要坦诚相待，在细节上关心别人，始终保持平和淡薄的心态，始终保持公正公平的处事方式。

总之，办公室工作人员一定要自觉加强学习，严格要求自己，明确岗位职责，从点滴做起，努力锻炼自己成为业务精、作风硬、成绩佳的办公室人员。

［1］朱建梅.唱好三部曲做好办公室秘书工作[J].中共乐山市委党校学报，2010(5):37.

［2］李昕璐.办公室秘书与领导的人际关系[J].科教前沿，2011(7)：77.