浅谈电子档案管理和利用

李 元

（枣阳市吴店镇计划生育服务中心，湖北 枣阳 441214）

1 电子档案使用的主要途径

电子档案具有快捷、方便的特点，关于电子档案的利用，其途径主要有三种：提供拷贝、通信传输和直接利用。

1.1 提供拷贝

拷贝是电子档案使用的第一途径，目的是向使用者提供档案的原始状态，确保其使用过程中的权威性。当向利用者提供载体拷贝时，应将文件转换成通用标准文档存储格式，由利用者自行解决恢复和显示的软硬件平台。当利用者不具备利用电子文件的软硬件平台时，也可向这些用户提供打印件或缩微品。

1.2 通信传输

通信传输可以解决使用者无法到达档案所在地的难题，而且可以节省时间和财力，是电子档案在使用中的一个重要方式。所谓通信传输，即用网络传输电子档案，在不同的馆际之间，可以实现档案资源互相交流，以及向相对固定的查档单位提供档案资料，可以通过点对点转换数字通信或互联网络来实现。

1.3 直接利用

直接利用指的是利用档案部门或另一检索机构的电脑，在档案部门的网络上直接查询。直接利用的特点是可为利用者提供技术支持，也可使更多的读者同时利用同一份电子档案。这一方法的可能性，取决于档案馆网络系统中可供直接利用的信息资源的多少。

2 加强电子档案管理的意义

2.1 加强电子档案管理，可以节省人力物力

为夯实档案基础管理，坚持严把“四关”：第一，严把资料形成关。认真规范公文处理、业务办理、行政执法等各项工作程序，严格按照档案管理的要求把关，严格程序控制，加强质量管理，从源头上保证归档材料质量的严肃性。第二，严把资料收集关。第三，严把档案整理关。对当年的档案资料，严格按照机关档案“三合一”制度，统一检查、指导、归档，确保档案整理的规范性。第四，严把档案管理关。档案室实行专人负责，专人管理，定期检查，形成记录。档案借阅实行台帐管理，严格实行保密规定，确保档案安全性。

2.2 加强电子档案管理，有利于提高服务质量

档案管理的目的是为使用者提高便捷高效的服务，加强电子档案管理，资源信息实现电子化，有利于提高档案管理的服务质量。电子档案的特点是实物资料的信息化，大量的原始档案可以集中在计算机存储介质中，通过互联网进行传播，这可以使得用户在查阅时可以实现对海量信息的快速筛选。加强电子档案的管理，为读者提高高质量的服务，要求我们必须拓宽知识面，努力学习新技术，增长技能，提高驾驭现代化技术的能力，使档案管理工作发挥出应有的社会效益和经济效益。

3 加强电子档案管理的重要意义

3.1 加强电子档案管理，有利于节省人力物力

为夯实档案基础管理，坚持严把“四关”：第一，严把资料形成关。认真规范公文处理、业务办理、行政执法等各项工作程序，严格按照档案管理的要求把关，严格程序控制，加强质量管理，从源头上保证归档材料质量的严肃性。第二，严把资料收集关。第三，严把档案整理关。对当年的档案资料，严格按照机关档案“三合一”制度，统一检查、指导、归档，确保档案整理的规范性。第四，严把档案管理关。档案室实行专人负责，专人管理，定期检查，形成记录。档案借阅实行台帐管理，严格实行保密规定，确保档案安全性。

3.2 加强电子档案管理，有利于提高服务质量

档案管理的目的是为使用者提高便捷高效的服务，加强电子档案管理，资源信息实现电子化，有利于提高档案管理的服务质量。电子档案的特点是实物资料的信息化，大量的原始档案可以集中在计算机存储介质中，通过互联网进行传播，这可以使得用户在查阅时可以实现对海量信息的快速筛选。加强电子档案的管理，为读者提高高质量的服务，要求我们必须拓宽知识面，努力学习新技术，增长技能，提高驾驭现代化技术的能力，使档案管理工作发挥出应有的社会效益和经济效益。

4 注重利用，强化服务保障

档案利用是档案管理的根本。我们坚持整理与利用相结合，利用与开发相结合，开发与效益相结合，环环相扣，推进档案管理建设，充分发挥档案服务全市经济社会的作用。一是服务科学跨越发展。二是服务工作。发挥档案史志性和信息量全的优势，充分利用档案。同时，我们着力推行“高效服务、优质服务”，查阅档案资料做到准确、快捷，人人争当“档案活字典”；对待查询客户做到热情、周到，把档案室打造“利用者之家”。