公文档案管理中过渡数据库的建立

陈小趁

【摘 要】本文简要叙述了公文档案管理的特点及重要性，并结合实践经验对公文档案的分类、编目、归档等方面进行了探讨，指出在档案管理实现信息化前建立过渡数据库对公文档案进行管理，可以有效提高档案管理的效率。

【关键词】公文档案；管理；过渡性数据库

【Abstract】This paper describes the features and importance of archives management， and discusses the classification， cataloguing and pigeonhole of archives on the basis of practices. It suggests that a transitional database can lead to better archives management before the realization of IT application in archives management.

【Key words】Management archives； Management； Transitional database

0 引言

公文档案是一种重要的文献资源，具有业务领域广泛、专业针对性较强、内容及时性和指导性强等特点，是企业生产经营决策的直接载体，对后续的生产管理活动也具有较高参考价值。

由于公司信息化建设工作刚刚起步，在目前公文档案管理过程中，整理归档还处于人工操作状态，加之管理人员分工限制，不能及时对公文档案进行有效整合，造成公文档案资源无法完全实现有效利用。因此，建立过渡性数据库对公文档案及时进行分类、编目、归档，可以在使用时迅捷检索到所需的相关公文，避免重复检索，并能在档案信息化建设完成后，直接将文档数据导入最终的数据库。这样将有效降低公文档案管理成本，提高公文档案的管理效率。

下面，本人就工作实践中总结的经验和建议提出来供大家批评指导，以便在以后更好地开展相关工作。

1 传统公文档案管理方式

1.1 整序方法

传统的公文档案整序方法包括分类、编目、归档，是常规的管理方式。鉴于公文档案的特点和公文档案的数据库管理趋势，为节约管理成本，在实际工作中可以运用简化的整序方法，利用word文档或Excel建立二维数据文献目录表进行管理。首先在表头列明所收集和整理的公文档案的关键著录要素名称，一般关键著录要素有分类号（涉密文件还需有密级和期限标识）、公文文件标题、公文文件号、公文文件来源、主送领导及单位、抄送领导及单位、年月信息、卷号、页码等。接着根据公文文件的内容初步筛选归类，将各公文文件按分类号一一对应编号（以便可随时检索、查找该文献）。然后，把公文文件主要著录要素列入表内。最后，将公文文件立卷归档。表格形式可根据自身要求自行调整。

现以《关于开展 “四风”问题整治情况“回头看”实施工作的通知》这份公文文档为例，简述填表情况。首先编写公文文件分类号，一般用公文文件发文处室的英文首写字母表示以及公文号双重信息的标识，《关于开展 “四风”问题整治情况“回头看”实施工作的通知》的分类号用公司党发（GSDF-2016-4英文首字母缩略语以及文件号）表示，再按各项要素将公文文件分别填入表中（见表1）。

由于二维表格的空间有限，文件的摘要可另建word文档编辑，用超链接的方式查阅，这里不在累述。对每份文件中论述的其他有价值的内容，应注意做好备注，便于充分利用该文件。另外，电子文献都是以PDF格式为主，对其它格式的文献如果有条件可以转换为PDF格式存贮，因为现在的大多数数据库都支持对PDF格式文件的链接，这样可为以后进行数据库管理做好准备。随着所收集的公文文档数量不断增加，公文类型逐步丰富，还应定期编制公文资料目录总表，装订成册[3]。

采用简化的整序方法对电子文献分类、编目、归档，待以后有条件再建立数据库。这种具有过渡性质的文献管理方法可有效解决建立数据库的经费和文献管理需求的矛盾。但其仍具有较大局限性，文件目录表中的记录信息只是最基础的概况信息，检索后再找相应的纸质或电子文件。且在档案信息化管理系统建设完成后，数据的导入存在二次转化的问题，较为繁琐。

1.2 文件检索链接方法

鉴于简化的整序方法局限性，笔者在现实工作中进行了尝试，借鉴国家图书文献管理办法，利用WORD的超链接方式，对公文文档进行整理、立卷和归档，取得了一定效果。

现在依然以《关于开展 “四风”问题整治情况“回头看”实施工作的通知》为例，简述制作方法的情况。首先将公文文件按照类别分类，再结合大型文献数据库的格式，将基础关键著录要素登入标准格式中（见表2）。这样即能够满足检索查询，又能直接查阅文件。但是依然存在数据的导入时的二次转化问题。

2 过渡性数据库的应用

2.1 建立过渡性数据库的重要性

2.1.1 数据库管理信息的优势

1）能够存储大量数据，且占用空间较少；

2）管理操作方便、快捷，数据维护简单、安全；

3）检索统计准确、迅速、高效；

4）数据运用共享性能好，提高数据的使用效率。

2.1.2 建立过渡性数据库是满足过渡阶段需求的有效手段

鉴于传统公文档案管理的局限性，实行档案信息化成为一种大的趋势。目前我国对企业，特别是国企的信息化建设提出了较高要求，并在十二五规划中给予明确。但是我国各大企业的情况不同，各类信息化系统建设有轻重缓急之分。在公司档案管理系统还没有建设完成的过渡阶段，笔者通过对现实情况的认识与总结，提出一种设想，即先建立一个小型过渡性数据库，来对公文进行管理。

利用过渡性数据库管理公文档案，可以让文件资料的收集、储存、分类、统计和查阅环节变得更加方便、有序；有利于增强资料录入的规范性；有利于提高档案信息保管的安全性和稳定性；有利于提高档案资料的利用率和及时性；而且便于今后将基础数据导入最终档案信息数据库，确保数据不丢失。

2.2 过渡性数据库的建立

数据库的建立需要遵循以下几个步骤：

（1）需求分析

（2）需求建模

（3）数据库建模

（4）建表

企业一般可通过两种方式建立自身的过渡性数据库：

①委托专业化数据库开发公司开发；

②利用本部门现有的计算机配置和技术力量，自行开发。

委托专业公司开发，因为其具有较成熟的专业技能，建模相对较容易，但去对需求企业的实际情况不了解，对客户的需求分析可能会不够深入和准确，数据库的调试和最终应用将占用较大物质和时间成本，比较适合资金充足，且没有迫切需要的企业。

第二种方法是目前则较广泛的运用于规模较小的单位、部门，在实际运用中起到了较好的效果。有能力的企业自行开发，一方面对实际需求的掌握更准确，开发人员和使用人员之间的沟通更便捷和有效，同时还可以锻炼和培养企业自身的信息化开发人员，能够实现双赢的局面。

但在自行开发的过渡性数据库的过程中，除了具备专业的开发人员之外，还需考虑以下几个实际应用方面因素对数据库应用带来的影响：

（1）印本文献抽取全文索引

收集的纸质文件中包括近期的印刷本文献、上世纪80、90年代的印刷本文献，甚至有60、70年代的铅字印刷本文献，这几种版本文件在抽取全文索引时，都需要与成熟的OCR软件集成，以提高识别率。这是目前很多数据库系统都存在的问题。

（2）公文档案分类变化

建立过渡性数据库系统时，注意对公文文件的题名、内容、业务范围等进行较细的分类，并给出分类号。这样可减少因文件专业设置这个分类框架的不断变化给系统带来更新和数据处理的困难。

（3）与第三方系统的集成

公文文件数据库系统需要做一定程度的二次开发，以满足与第三方系统的集成。比如：与OPCA系统集成以实现公文文档在OPCA系统中的多途径检索及全文获取[4]。

2.3 注意事项

建立公文文档过渡性数据库时还须注意以下几个问题：

2.3.1 避免重复

对于过渡性资源数据库的建设，事前应该做充分的查新、论证工作，尽可能地避免重复建设，宁缺勿滥。

2.3.2 具有特色

建设过渡性资源数据库时，可以结合企业自身情况而定。不要求“大，全”，而应该求“精、特”，也就是说内容不要太杂，面不要太广，要重点关注某一领域，尽可能地将该领域内的有价值的东西收录进来，体现数据库的专题性和独特性。

2.3.3 立足需求

过渡性数据库的建设选题要立足现有和潜在的用户需求，充分考虑其实用价值和需求程度。

2.3.4 发挥优势

要充分发挥资源优势和技术优势。保证过渡性数据库具有较高学术价值，对重点学科、重点项目的建设有所补益。

2.3.5 保护与利用

对本企业馆藏的公文文档、工程建设档案、声像等资源视具体情况分阶段采用数字化处理，并制作成数据库，为用户提供服务。

同时，还必须注意这些数字化资料的长期保存问题。整理文件目录的工作完成后，应及时备份文件目录及全文。通常可采用3种备份方式：磁带备份；硬盘备份；光盘刻录备份。备份好数据后按公文文件的专业类别留存资料库。

3 结论

通过采用过渡性数据库对公文文件的有效管理，可以充分利用和保存有价值的文件资源，能极大地方便使用者快速、准确地检索文件，提高检索效率。在实践中针对各企业的信息化建设实际情况合理运用多种手段对公文文件进行管理，使其是从传统的文件档案管理平稳过渡到公文档案数字化管理，是文档管理人员需要思考并实践的一项重要工作。

【参考文献】

[1]姜爱蓉，黄美君，窦天芳.数字资源整合与信息门户建设[J].现代图书情报技术，2006（11）：2.

[2]都平平.学科门户网络资源关键著录元素探讨[J].情报理论与实践，2006（5）：572.

[3]《图书馆业务知识》编写组. 图书馆业务知识[M].四川：四川声图书馆学会，1997：48，72.

[4]赵阳，姜爱蓉，吴建新.高校学位论文全文数据库建设实践[J].现代图书情报技术，2006（5）：6，9.

[责任编辑：张涛]