企业声像档案数字化管理的实现探讨

欧阳珍

【摘 要】声像档案是企业档案资源的重要组成部分，它用更加直观、形象的方式再现了历史事件的发生和经过，见证着企业每个时期的风雨历程和足迹。随着信息技术、影像技术的迅猛发展，数字声像成为声像档案的主要形式，如果利用好信息化手段做好声像档案的数字化管理已成为档案部门工作的重中之重。本文结合声像档案的特点从必要性、实现基础、实现目标、关键技术等方面探讨了企业声像档案数字化管理的实现。

【关键词】声像档案；数字化管理；探讨

1 企业声像档案数字化管理的必要性

1.1 企业声像档案的传统管理方式存在的问题

声像档案的工作任务主要包括：采集、归档、保存和备份以及编辑利用。在传统管理方式中，声像档案的归档、保存和备份主要依靠人工操作，这就容易产生声像档案检索利用效率低、容易丢失的问题。

声像档案是指国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动中形成的对国家和社会有保存价值的照片（包括底片、反转片）、影片（正负片）唱片、录音带、录像带等不同材料为载体，以声像为主，并辅以文字说明的历史记录 。在信息化技术的背景下，声像档案主要为数字照片、数字录音、数字视频，这就需要以数字载体进行保存和管理。在传统管理方式中，声像档案散乱的存储在各个硬盘空间以及存放在档案防磁柜，无法进行统一保存和管理，严重降低了声像档案的利用效率。

声像档案数字化管理可以借助信息技术实现声像档案管理全过程的自动化、电子化，不仅可以提高声像档案的管理、检索效率从而减少人力物力成本，同时可以使声像档案工作人员专注于声像档案的编研工作：制作图片册以及专题纪录片等。

1.2 声像档案数字化管理适应声像档案的独特性

与纸质档案相比，声像档案具有载体多样性和时效性的特点。随着社会进步，声像设备更加先进和多样，如数码相机、摄像机、数码编辑机等，相应产生的形式有数码照片、录像带、各种光盘等。载体多样性对声像档案的管理和应用提出了新要求。同时声像档案时效性较强。它信息存储量大，传播速度快，可制成专题或新闻及时发布利用，而数字化管理能够针对其特点进行科学管理和有效利用。

2 企业声像档案数字化管理的实现基础

2.1 企业声像档案的主要内容

声像档案是指企业在科研、生产、建设和日常管理等社会实践活动中形成的、具有保存价值的照片（含底片）、录像、录音等声像制品及其文字说明材料。企业声像档案是企业发展和历史的真实、立体的记录。企业数字声像档案指企业在科研、生产、建设和日常管理等社会实践活动中形成的、具有保存价值的数字音频、数字视频、数字照片文件，并辅以相应的数字化著录信息的历史记录。声像档案工作内容包括收集、整理、归档、保存、备份、编辑、提供利用等。

根据企业实际，声像档案可以大致分为以下几类：

1）新闻宣传类

主要包括党、政、工、团重大会议、活动形成的声像材料；单位重大庆典活动中形成的声像材料；单位领导、模范、先进集体声像材料；领导视察、来访参观时形成的声像材料等。

2）科研项目类

主要包括科研项目重大节点（工作会议、仪式、评审会等）、项目技术改造形成的声像材料；科研管理、科技成果鉴定、重要方案论证、科技会议形成的声像材料等。

3）基本建设类

主要指基本建设（开工前原貌、基础工程、主体工程、竣工后新貌、基本建设中的其他方面）、技术改造中形成的声像材料；设备管理、动力设施等声像材料。

4）讲学、培训类

主要包括外宾讲学、外聘教师授课、重大学术会议形成的声像材料；国际学术活动形成的声像材料等。

5）其他类

未纳入以上几大类的活动中形成的声像材料。如重大事件、事故及处理情况中形成的声像材料等。

企业声像档案数字化管理中，可以依据声像档案的主要内容建立多层次的目录树，从而提高声像档案检索、利用的效率。

2.2 企业声像档案的著录标准

《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）、《磁性载体档案管理与保护规范》（DA/T15-95）对传统载体的声像档案著录制定了要求和标准。目前，企业声像档案主要为数字声像档案，国家档案局制定的《数字声像档案著录规则》尚在征求意见阶段。企业可以结合自身实际从著录项目、著录格式、标识符号、著录用文字、著录信息源及著录项目等方面制定声像档案的著录标准（如表1），为声像档案的数字化管理提供建库基础，确保声像数字化管理著录要素齐全，为企业间声像档案信息的交换提供元数据信息标准，从而实现声像档案数字资源库的共享共建。

2.3 企业声像档案的分类与编号

根据企业声像档案的内容和形式，可分为照片档案、录像档案、录音档案三类。在数字化管理过程中，可以按照三大类进行管理（如表2）。

为声像档案设定编号规则，可以在声像档案数字化管理中实现自动编号和组卷。编号规则可以采用如“类号-年度-流水号”的形式。

3 声像档案数字化管理的实现目标

企业声像档案数字化管理的目标是以企业声像信息元数据为基础，覆盖整个企业，满足企业多种数据格式的声像档案全生命周期管理的声像档案数字化管理系统，使其具有数据著录，归档保存、资料挂接、检索利用、实时控制等功能，达到快速有效地信息交换和资源共享。

主要建设内容是设计与实现声像档案数字化管理系统，包括针对声像档案数据设计与建立数据库，构建相应数据访问层，设计实现管理、利用、信息服务等业务功能，并为系统其他模块提供接口，如自动归档和检索模块。

3.1 网络建设

声像档案的利用面对不用的用户和需求有不同的网络实现方式。企业一般可以通过两个层次来实现信息共享与访问。一是，支持企业内部服务的内部业务专网供企业内部使用；二是，支持相关人员通过虚拟专用网使用。两者的有机结合确保了网络服务全覆盖。

3.2 数据库建设

声像档案数据库主要包括：目录数据、实体数据、著录项目数据、检索工具数据、元数据，设计数据库时应为声像数据建立相对独立的表格与视图。照片、录像、音频档案，统一存档格式，分别保存和管理，便于进行数字化管理和检索。

3.3 存储系统设计

由于声像档案数字化管理需要实现流媒体播放，而流媒体播放的应用特点是大量的顺序文件的访问，因此对存储系统的要求是能够提供高数据吞吐量，满足在线流媒体服务的高并发数据访问要求。原始数据的读取能力是流媒体服务器最大的性能瓶颈，因此在设计声像档案存储系统的过程中，可以通过磁盘阵列的Raid技术和SAN存储技术，打破单块硬盘数据吞吐量有限和网络带宽有限的瓶颈，利用多块磁盘同时并发读写，提高流媒体文件读取的速度。

3.4 备份系统设计

根据《电子文件归档与管理规范》，电子文件要进行多套保存。为确保声像档案的安全，需要设计一个可以实时在线备份声像档案数字文件的系统，可以使用目前比较通用的Lan-free备份技术通过局域网将声像档案从源系统备份到磁带库或其它存储载体上，这样就减少了对网络带宽的占用，提高了备份的效率。

3.5 功能设计与开发

声像档案数字化管理开发的功能模块集管理、归档、检索、统计、利用等操作于一体，采用图片浏览插件技术和流媒体技术，支持多种图片、视频文件格式，实现浏览、放大、缩小等照片操作功能和视频的在线播放功能。

4 企业声像档案数字化管理的关键技术

4.1 图像动态拖拽浏览和图像浏览插件技术

企业声像档案数字化管理离不开对照片的操作，包括查看、放大、缩小、拖拽等，而且需要动态实时地操作。结合信息技术的发展趋势，可以利用div+css、javascript 等开发出来的基于网络的动态控件来满足需求，同时可以采用图纸浏览插件技术，支持多种图片文件格式，并进行测量、批注、查询、打印等操作。

4.2 流媒体技术和页面嵌入播放器技术

声像档案数字化管理需要实现视频在线播放，而声像视频文件信息量很大，在网络上传输音/ 视频信息可以采用流式传输的方法。其原则是：数据流由流媒体服务器向用户计算机连续、实时地传送，客户机不必等到整个文件全部下载完毕，只需经过几秒的启动延时即可观看。采用边播放、边下载、边丢弃的方式，节省了客户端存储空间，有效利用带宽，并真正实现作品防下载保护。为实现流媒体传输， 可以选用流媒体服务器Microsoft 公司的Windows Media，它支持MPEG等多种影像格式，结合JavaScript实现了嵌入式页面播放器，能够支持在线浏览和在线下载。

4.3 与其它系统建立接口的技术

在企业信息化进程中，为满足企业发展需求，会开发出多个业务系统，为提高声像档案检索利用的多样化，可以采用Web服务技术为其它业务系统提供程序调用的接口，从而实现多个检索入口。同时，可以采用Web服务技术与声像资料拍摄部门的相关系统建立接口，实现声像档案实时自动归档。

4.4 报表定制功能

在声像档案手动归档过程中，需要接收人和移交人填写声像档案移交单和声像制品信息表，在声像档案数字化管理过程中，可以实现在线的自动归档，这就需要数字化管理中可以实现报表的定制，制作声像档案移交单和声像制品信息表的报表，并由数字化管理系统自动生成相关报表，从而实现声像档案管理过程的全数字化。

5 结论

企业声像档案作为记载历史、服务现实、承接未来的重要载体，在企业发展过程中发挥着不可替代的作用，声像档案的数字化管理显得意义重大。本文结合声像档案的特点分析了传统声像档案管理方式的弊端，阐述了声像档案数字化管理的必要性和实现目标；文中所阐述的关键技术应用是企业声像数字化管理实现的一种探索实践，为同类实践提供借鉴。企业声像档案数字化管理的实现将会为企业发展带来更多服务，为企业可持续发展提供决策服务，带来社会和经济效益。

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[责任编辑：杨玉洁]