医院设备仪器档案的优化管理策略

谢洁瑜

【摘 要】医院设备仪器档案对于医院管理具有重要的作用。然而，医院目前的设备仪器档案工作存在很多问题，其管理水平也远远落后于设备仪器的增长速度及医院发展水平，渐渐不再满足新时期医院发展的需要。本文重申医院设备仪器档案的作用，分析其管理中现存的问题，根据医院设备仪器管理的特征，结合固定资产管理及一般科技档案管理的要求，有针对性地提出了优化管理策略。

【关键词】医院；设备仪器档案；固定资产管理；管理策略

【Abstract】Hospital equipment archives is important for hospital management. However， there are lots of problems in hospital equipment archives work at present. As its management level is far behind the growth rate of equipment and the development level of hospital， it gradually cant meet the needs of hospital development at the new period any more. The article reiterates the importance of hospital equipment archives and analyzes existing problems of it. According to the features of equipment management， combining with the management requirements of fixed-assets and general science and technology archives， the article puts forward optimal management strategies for it in a targeted manner.

【Key words】Hospital； Equipment archives； Fixed-assets management； Management strategies

设备仪器是医院固定资产的重要组成部分，为医院各项工作提供硬件支持，是不断提高医院发展水平的重要条件，对医疗质量、诊断技术、科学研究有着直接的影响，是医院现代化程度的重要标志[1]，在医院发展的过程中占据十分重要的位置。设备仪器管理是医院管理的一部分，而设备仪器档案作为设备仪器整个生命周期的原始记录，则是设备仪器管理的基础，是充分发挥设备仪器功能的重要因素，反映着医院管理水平[2]。科学、规范、有效地管理医院设备仪器档案，是医院“强内涵、调结构、控成本、增效益、促和谐、谋发展”的需要，有利于院方全面把握设备仪器现状，为领导科学决策，主管部门合理配置资源，维保部门分析总结设备仪器运行规律并及时、主动提供预测性维修服务，保障医院合法权益等各方面提供依据，对规范设备仪器管理及采购流程起到有效的监督作用[3]。

然而，医院目前的设备仪器档案工作存在很多问题，其管理水平也远远落后于设备仪器的增长速度及医院发展水平，渐渐不再满足新时期医院发展的需要。要对医院设备仪器档案进行优化管理，就必须分析其管理中现存的问题，根据医院设备仪器管理的特征，结合固定资产管理及一般科技档案管理的要求，有针对性地提出优化管理策略，以确保档案真实、可靠、完整，充分发挥它应有的作用。

1 医院设备仪器档案管理现存的问题

1.1 设备仪器档案管理与日常管理工作脱节

具体表现为设备仪器档案与设备仪器实体、台账分割，部分仍然在用的设备仪器没有建档，台账信息及档案材料内容没有随设备仪器的升级、转移、报废及时更新，卷内档案材料信息与台账登记情况不符。

1.2 归档制度没有落实

一方面，卷内档案材料不全，只收集了设备仪器的购置申请、合同、开箱验收、安装调试等部分前期材料，而说明书等随机技术文件、维修保养记录以及设备仪器转移、报废等重要材料则分散存放，没有按照一机一档进行集中、统一管理；另一方面，对提供购置参考等不需归档的材料及已报废的设备仪器的档案材料未及时剔除、清理、销毁，占用了大量的存放空间，也不利于利用。

1.3 传统分类方案缺乏科学性及可操作性

一是，分类设置存在明显的局限性，档案类目的分级设置未能涵盖医院现有的设备仪器，一些设备仪器根本无法纳入现有分类的某一类别中；二是，分类设置不符合设备仪器档案材料的生成规律，多台设备仪器的材料间存在交叉共用又彼此分离的情况，例如，一份购置申请、合同、安装报告对应多台设备仪器，或一个招标项目包含多台设备仪器项目子包等，共用一套资料的多台设备仪器也可能分别从属于不同类别，若按现有分类方案进行整理，不仅分类上存在困难，也难以确保档案的完整；三是，各分类的定义不明确，档案人员凭借有限的信息，难以准确判别设备仪器的功能、用途，进行归类。

1.4 人员档案意识薄弱

一方面，档案材料的保管情况不佳，例如在材料积累的过程中，组卷部门使用的订书钉、回形针、文件夹等临时整理工具对档案材料锈蚀，使其产生了粘连和破损；另一方面，缺乏归档质量的全程控制，卷内材料质量不符合归档要求，例如复印件代替原件归档，或使用复写纸、热敏纸等不耐久载体，以及圆珠笔、铅笔等不耐久字迹书写，造成字迹退化、模糊，这些都大大影响了档案的效力。

2 医院设备仪器管理的特征

设备仪器档案贯穿设备仪器整个生命周期，反映的是设备仪器实体运行及其各阶段管理活动的客观情况。因此，医院设备仪器管理的特点决定了设备仪器档案材料形成的内在规律，对其积累、收集与整理，直到保管利用等各项管理环节，产生着重大影响[4]17。要找出适合医院设备仪器档案优化管理的策略，就必须对医院设备仪器管理的特征进行分析。

总体来说，医院设备仪器是医院固定资产的一部分，其管理具有时间跨度大、牵涉面广、专业性强的特征，具体表现为：设备仪器从购置使用到淘汰报废，时间跨度从几年到几十年不等，整个生命周期不断形成档案材料，并伴有用档需求；而它的购置、验收、投入使用、维修保养、淘汰报废等一系列管理活动，各个阶段的不同流程涉及院内外多个部门及人员，而这些流程上的部门及个人，都是医院设备仪器档案材料的形成者；医院设备仪器的类型多样，各类型设备仪器尤其是当中比例最大的医学设备仪器，专业性很强，而实现各类型设备仪器各阶段管理所需的流程本身又具有很强的专业性。这些都无一不为医院设备仪器档案管理增添了复杂性。

3 医院设备仪器档案的优化管理策略

对医院设备仪器档案进行优化管理，必须针对现存的问题提出策略，但切忌“头痛治头，脚痛治脚”，应善于发现并利用它与医院其他管理活动的关系，作全方位、系统性的考虑。

3.1 开展医院设备仪器情况普查

全面了解医院设备仪器情况是实现医院设备仪器档案优化管理的前提。因此，必须开展医院设备仪器情况普查，设立设备仪器卡。一方面，要规范开展固定资产盘点，清点各科组的设备仪器，详细记录其名称、生产厂家、规格型号、机身编码、使用科组、放置位置、使用状态，并进行拍照，迅速掌握医院现有在用设备仪器的实际情况，将相关信息对照设备仪器台账、固定资产账目进行核查、更新；另一方面，清点、核对现存设备仪器资料，依据资料与台账中的名称、规格型号、机身编码、原值、开始使用时间等要素，对无账（即已报废）设备仪器的资料进行剔除，缩小整理范围，降低整理难度；同时，对现存在用而没有资料的设备仪器条目进行记录，以便日后追踪核查。

3.2 制定切实可行的设备仪器档案分类方案

从方法论的角度，管理就是分类，分类是为了更好地管理[4]85。因此，一个切实可行的分类方案是实现设备仪器档案有效管理的基础。为了科学管理、方便利用，应遵循唯一、合理、稳定、可扩充的编制原则[5]，制定切实可行的设备仪器档案分类方案。鉴于设备仪器是医院固定资产的重要组成部分，而固定资产管理已有比较成熟的分类编号体系，因此，可以借鉴固定资产编码的规律，提取固定资产分类表中与设备仪器相关的二级类目编码、条目，加以整理、利用，形成设备仪器档案的分类方案。这种做法的好处是，将固定资产管理与档案管理关联起来，解决了传统分类自成体系所面临的问题，避免了个人主观性，兼顾了医院设备仪器材料的形成规律、档案管理和科室使用的客观需求。

3.3 构建设备仪器管理信息化平台

建立一个纵向贯穿医院、主管部门及使用科室、人员，横向联结设备仪器卡、账、物、档案的设备仪器档案管理体系，是实现档案齐全、账目明晰、账物相符、准确完整所必需的。新时期里，要巩固这一体系，应充分利用信息化手段，通过构建设备仪器管理信息化平台来实现。设备仪器管理信息化平台应具备以下功能：一是，整合原本相互独立的设备仪器台账、固定资产台账、档案管理系统信息；二是，通过权限设置，医院设备仪器各阶段管理活动中的科室及人员能够及时使用系统更新录入及查阅设备仪器的相关信息，实现信息的共享、检索、事务的提醒，及各方面的统计分析。

3.4 建立卷内材料的查对追踪制度

医院设备仪器类型多样，不同情况下采用的采购方式也有所不同，这种采购方式上的差异，导致了设备仪器购置阶段的档案材料类型也存在差异，这就使得档案人员在收集归档的过程中难以发现缺漏。因此，要保证设备仪器档案的完整性，除了严格执行归档范围、归档制度，还需要建立卷内材料的查对追踪制度以作补充。具体做法是，按照公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源等采购方式及设备仪器的价值，及时调整原件份数等归档要求，归纳同类情况下应有资料的项目清单，供收集及建档过程中查对，对所缺资料情况及时记录、追查，实现设备仪器档案材料的全程控制。

3.5 深化医院设备仪器档案的业务培训

档案业务培训是医院设备仪器档案优化管理的重要保障。在设备仪器购置、验收、使用、维修保养、淘汰报废等一系列活动中，各阶段不同流程所涉人员都是档案材料的形成者，因此，档案业务培训的对象应从专职档案员、科室档案员，扩展至设备仪器使用部门的相关管理人员及操作人员。同时，培训内容也应根据培训对象各有侧重，如设备仪器使用部门的相关管理人员及操作人员应着重进行档案基本知识的培训，充分认识设备仪器档案管理的作用，加强档案意识；而专职档案员、科室档案员则需要在此基础上，延伸学习设备仪器相关知识及专业外语，以便更好地完成设备仪器档案的整理，提供档案的利用。为了保证设备仪器管理信息化平台的运行，全体人员均应接受信息系统的使用培训。

4 结语

本文抓住设备仪器与医院固定资产的关系，结合了固定资产管理阐述医院设备仪器档案管理的优化策略，力求突破传统管理方法的局限。需要强调的是，医院设备仪器管理每天都在进行，档案材料每天都在形成，在档案管理工作中，又可能出现新的问题。因此，进行档案管理优化不是一劳永逸的，必须适时总结问题，分析成因，有针对性地提出优化管理策略。从这一角度上来说，本文提出的优化管理策略虽然已就目前管理存在的问题进行了尽可能周全的考虑，但仍有待实践的进一步检验，因此，有其局限性。然而，无论何时，设备仪器档案管理策略都必须符合医院设备仪器管理的特征，只要设备仪器作为医院固定资产的一部分，其档案管理策略就必须同时符合固定资产管理和一般科技档案管理的要求。做到这一点，也更有利于医院设备仪器档案管理工作的日常推进。

【参考文献】

[1]熊芳.新时期医院设备档案管理方法探讨[J].办公室业务，2014（11）：94-95.

[2]陈慧.完善医院设备档案的思考[J].现代医院，2007（7）：131-132.

[3]华金芬.浅谈医疗设备档案管理及其应用[J].医疗装备，2010（9）：50-52.

[4]彭万里，钱淑仪，吴晓琼，等.广东省档案人员岗位培训教材：科技档案管理[M]. 北京：中国档案出版社，2010.

[5]张莉.探讨医疗设备档案的优化管理与实践[J].中外医疗，2012（11）：147-148.

[责任编辑：杨玉洁]