高职院校数字迎新系统的设计和开发

刘彬

（天津轻工职业技术学院，中国 天津300350）

0 引言

数字迎新系统是高校数字化校园的重要组成部分，也是展示学校组织管理水平和管理效率的一个重要平台。但是相对本科院校，高职院校的招生录取和报到有自己的特点，如录取批次晚、报到率低，由此带来的一系列问题，不仅降低了新生报到现场的效率，也为后期的管理带来了诸多麻烦和不便，主要表现在：

1）工作滞后。录取批次晚，使学校没有充足的时间提前制作银行卡，大部分新生排队现场缴费，严重影响报到效率；报到率低，使学校无法提前制作诸如一卡通、借阅证等证件，报到后再制作证件，影响了学生的及时使用。

2）流程复杂。家长与新生常常跑冤枉路，漏办、错办等现象时有出现，新生需要花费相当多的时间和精力才能办妥所有手续，而且出错率高，工作效率低。

3）信息分散。各部门采集的新生信息相对独立，彼此信息沟通不畅，数据不能共享、不对应，不能追踪每个新生报到办理进度及汇总整体数据，影响了学校的整体决策和后续工作的安排。

4）资源浪费。学校已有的财务、图书借阅、教学管理等管理系统相对独立，后期各部门制作各种证件、进行学籍注册、费用管理等工作重复采集信息，造成大量的人力、物力的浪费。

因此，笔者整合所在学院现有资源，开发一套基于PHP+MySQL技术的数字迎新系统，充分考虑学校现有条件和实际需求，将新生的信息高度统一和集中，建立方便的数据接口和导入、导出方式，有效的与各部门现有的各管理系统对接，节约成本，提高效率，提升整体管理服务水平。

1 系统的设计

1.1 系统开发技术

本系统采用PHP+MySQL技术实现客户端和服务器端的动态交互和具体功能的实现。PHP+MySQL是目前最为成熟、稳定、安全的企业级WEB开发技术，其成熟的架构、稳定的性能、嵌入式开发方式、简洁的语法、较高的安全性，使得系统能迅速开发、稳定应用。

1.2 系统整体构思

系统的整体构思是以新生报到的时间顺序为主线，主要分为前期准备子系统、现场报到子系统、数据统计和维护子系统三个部分，赋予登录用户不同的权限，为新生/家长、各部门、各管理层等提供不同的应用功能。系统要兼顾各管理部门需求的学生数据，与各部门现在使用的管理系统实现较好的数据共享和对接。

2 系统主要功能模块

2.1 前期准备子系统

前期准备工作主要是对全国高招录取信息进行处理转换，将相应字段代码转换为对应的文字解释，添加需要的字段值，如所在院系等。财务部门设定收费标准，把部分通过银行卡缴费后代扣成功的信息导入相应的字段中，建立录取新生的基础数据表，并导入数据库后台。

2.2 现场报到子系统

现场报到时主要采用条形码数字识别技术，来获取、采集新生对应的标识号，有效的防止误操作，节省现场报到时人工查找时间，提高工作效率。按照现场报到的流程，各模块的主要功能为：

1）招生部门信息采集：通过扫描录取通知书上的条形码（考生号），查找到新生并让后台自动添加报到信息，输出带唯一识别条形码的“报到信息表”，新生带此表转入下一流程。

2）财务部门数据采集：需现场缴费的新生办理缴费后，财务部门扫描“报到信息表”条形码自动添加该生的缴费信息；已经通过银行卡代扣的直接转入下一流程。

3）后勤部门数据采集：扫描“报到信息表”条形码找到新生信息，添加“一卡通”（带唯一标示条形码）信息到该生的相应字段，新生可以即时领取“一卡通”用于用餐、借阅图书、出入门禁等，一卡多用，有效解决了以前新生报到后不能及时借阅图书，重复填写信息制作证件等问题，提高效率，节约人力物力。

4）系部数据采集：主要是核对新生信息、分班。根据专业人数、报到人数、省份、性别等信息提前设置分班原则，采集新生信息后，进行随机性自动分班，也可实现人工调整。

5）宿舍分配：分配宿舍以班级为单位，对住宿学生信息表进行散列排序，自动分配宿舍号，也可以按照实际需求进行人工调整。此模块也能实现后期的日常管理，能直观体现各楼层、宿舍的住宿情况，并与门禁系统对接，实时显示出入、住宿情况。

2.3 数据统计与维护子系统

1）新生报到情况统计：能实时统计已经报到新生的人数，可以分省份、分专业分类汇总；能实时跟踪每个新生的报到状态，是否完成全部流程，未完成哪些流程等信息，便于学校掌握最新情况。

2）学籍信息核对：此平台的新生数据，可面向学生通过网络核对个人信息，便于学籍管理部门直接导出数据，对接上级教委部门学籍注册平台。

3）数据维护和导出：可导出相关学生数据，与图书馆、后勤、财务、教务等相关部门的局域网或单机版的管理系统对接，直接使用相关字段，实现相应功能。

系统后台管理还实现了用户（管理员、辅导员、学生）信息管理和权限设置、班级管理、学生数据批量上传、批量设置和下载、生成报表等功能。

3 关键技术的实现

3.1 数据批量上传

新生的初始数据一般是MSExcel表，需要定期完成Excel表数据批量导入MySQL数据库的操作。本系统使用PHP-ExcelReader解决此问题，同时考虑了Excel编码用的是gb2312，要把它转换成utf-8编码，并注意防止输入的中文数据出现乱码，实现的关键语句分别为：$data_temp[$j]=iconv('gb2312','utf-8',$data-＞sheets[0]['cells'][$i][$j]);和$query="insert into stuinfo(id,name,ksh)values ('$data_temp[1]','$data_temp[2]','$data_temp[3]')";mysql_query("set names utf8")。

3.2 新生相片的显示方式

新生个人相片的初始数据是招生部门提供的新生报考时提交的.jpg或.gif格式图片文件，名称是学生的考生号。应用时直接将所有照片文件夹上传后台指定路径，系统直接读取考生号，获取相应路径下＜考生号＞.jpg或.gif的方式来获取，比较简单方便。在新生报到时，也可以现场照片，借用新生数据库中的相应考生号字段存为电子图片，上传指定路径，也解决部分考生没有照片的问题。

4 成效

该系统在实践应用中，应用了条形码采集技术，硬件投入很少，但大大提高了新生现场报到的效率，新生报到的数据能通过网络准确、快速的记录到统一的数据库中，实时显示全校新生的报到进度和各项统计数据，为学校的决策和工作安排提供了科学的依据。通过此系统也就能最大发挥学生手中“一卡通”的功能，实现了用餐、借阅、出入等日常活动的一卡多用效果，节约费用，提升效率。同时，新生报到后的数据可以对接到各部门的管理系统中，避免了重复工作和数据的错误，发挥了积极作用。 S

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