浅谈电子文件的归档工作

郝明香

（河南鹤壁煤业〈集团〉有限责任公司 煤炭科学研究所，河南 鹤壁 458000）

近几年，随着电子信息技术的飞速发展，办公自动化、标准化、网络化渐渐完善，使用“无纸化办公”逐渐代替了以往手续繁杂的办公行文、来往函件，许多日常工作可以直接在计算机和网络上完成，文件从产生到处理结束几乎可以不使用纸和笔。随着先进的技术和管理方式产生了大量新的电子文件，面对全新的电子文件管理形式，传统的档案管理方式和方法已经无法适应；因此，为适应现代管理制度和信息社会的发展，电子文件归档已成趋势。与纸质文件相比电子文件归档是一项更为艰苦细致且难度较大的工作，主要原因是大多数电子文件形成者或囿于传统观念，误认为电子文件不是文件而忽视其归档；或怕增加工作量而不愿承担此项工作；或由于电子文件对计算机系统的依赖性，使其必须借助计算机编目归档，这对不熟悉操作技术的立卷人来说，不像从事纸质文件立卷工作驾轻就熟，容易产生畏难情绪。我认为电子文件归档工作的着眼点要高，立足点要实，在规划电子文件归档工作时，应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发，顺应其规律，摸清信息产生的源头，促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序，建立归档制度。

1 电子文件归档的途径

纸质档案的载体较为安全，纸质档案的管理工作经过长期实践，已总结出一套工作流程及方法、原则，如文件的立卷归档制度。文件的归档立卷工作是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点，文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。电子文件不再是直观的纸质文件，它需要借助现代办公设备才能阅读利用；而电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。电子文件的载体稳定性差，易损坏，因此归档方式的选择至关重要。实践证明，利用磁盘，脱机采集数据的介质移交方式容易造成数据丢失。如遇质量较差的磁盘，会影响文件的可读性。为防止数据丢失需制作多份备份盘存档，这不仅加大了工作量，造成浪费。简单而安全的方式是采用网络移交归档，并利用光盘存贮。网络移交的途径有两条：

1.1 利用计算机信息管理网，开通电子文件归档专门途径

随着单位计算机信息管理网络的建立与发展，越来越多的重要文件被传输上网。这些文件经过业务管理部门挑选，反映了职能活动的概貌，上网前，按照信息管理部门的统一要求进行文件格式的转换，在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性，是归档的重点。对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文件，由电子文件形成部门编目整理，利用网络技术向档案部门传送，也可借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档的专门途径，建立依附在信息管理网上的归档专用子系统。将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统系统传输给档案部门。档案部门与办公自动化和信息管理部门协商后，对归档的电子文件提出格式要求，但不能是唯一的，应认可几种通用性较强的软件。

1.2 电子文件由计算机与信息管理部门负责归档

为适应办公自动化工作发展的需要，人们越来越注重信息工作的系统化和标准化水平，计算机信息系统的开发也从“分散各异”转向“集中统一”，打破立卷界限，更趋向于某一方或几方职能活动的内容而建立系统。计算机与信息管理部门负责规划、统筹本单位信息管理工作，是开发集中统一型信息系统的牵头部门，成为电子文件信息的汇集点，又具有一定的技术设备及人才条件。他们负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件归档，无疑是最佳归档途径之一。随着每年数据的更新，过期数据应由信息中心按档案部门的统一要求，进行鉴定，编目整理，通过网络传输，移交给档案部门保存，或者直接存入光盘，定期归档。

无论利用何种途径归档，必须由电子文件形成单位按统一格式编目整理后，传输给档案部门，不能由档案部门自行从网上下载，以保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责。档案部门接收的电子文件应存入光盘，最好不要用磁盘存贮。

2 建立电子文件归档制度，实现相关职能部门的交融

纸质文件归档经过多年实践，已形成相对稳定的骨干队伍，有较好的业务基础，各单位都设定了分管分管领导和综合档案室，负责督促检查本单位的档案立卷归档工作。开展电子文件归档也要以人为本，形成一支队伍，承担此项工作。由于大多数计算机与信息管理人员对档案工作较为陌生，不像原立卷归档人员经常与档案部门合作，建立了相对稳定的业务关系，容易与档案部门在电子文件归档上达成共识。所以，依靠原纸质档案立卷工作骨干，比以各单位计算机与信息管理人员为主体，重新建立归档工作队伍更为现实。由于整理纸质档案大多采用手工操作的方法，这与电子文件处理手法相差甚远，需要新的知识和技术手段，现有的立卷队伍尚不能适应工作发展的需要，要通过组织业务学习和技术培训，尽快地使他们掌握信息管理自动化的基本知识和技能，担负起电子文件归档工作的重托。

电子文件来源广泛，形成者不仅有业务管理部门的承办人，还有数据录入人员、信息管理与计算机技术人员等。将头绪如此之多的电子文件收集归档，必须靠制度约束，使制度变成归档人员的自觉行动。要将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档制度。列入信息管理工作程序，在布置、检查、总结、考核信息管理工作的同时，布置、检查、总结、考核电子文件的归档工作。

制定电子文件归档工作暂行规定，分别对归档范围、归档单位与归档方法和要求做具体规定，设计电子文件归档目录样式。为了使各单位主管档案工作的领导和归档人能够尽快地接受这一新生事物，在对电子文件的来源进行广泛调研的基础上，选择电子文件信息综合性强的综合办和总工办联合做为开展电子文件归档的重点和试点部门。先后三次与他们专门研究电子文件归档工作，成立了电子文件归档工作小组，由总工程师担任组长，综合办主任为领导小组成员，并参照纸质文件归档范围，制定出综合办、总工办电子文件归档明细，经过多部门的配合与合作，现已将部分电子文件归档。

与纸质文件相比，电子文件归档所涉及的问题更加广泛，受制约因素较多，仅靠档案部门独家很难完成，应采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三结合相互配合与制约的工作方法。电子文件形成部门熟悉各项管理管理业务，了解电子文件的自然形成规律和历史联系，是承担归档工作的主要责任者，在鉴定工作价值时最有发言权；档案部门掌握归档的原则、方法，了解大局情况，可以发挥把关和统筹作用；计算机与信息管理部门既是电子文件的形成单位，又是设计和维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门，在电子文件归档制度化、标准化的工作中处于举足轻重的地位。三个部门的职能应相互渗透，扬长避短，发挥各自的优势，在电子文件归档工作中共同努力，形成质量较好的电子文档。

3 归档“两套制”的必要与简化合一的可能

由于印章和签名是文件生效的重要标志，在现代技术条件下，对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性 ，以及电子文件的易修改性，也有必要将重要的电子文件制成硬拷贝存档，以确保数据的安全。目前，电子文件、纸质文件转化为档案一般采取“双轨制”，归档内容形成“两套制”，即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案。其归档时使用不同的编目方法和存贮装具。档案部门应在每一纸质档案的备考表或卷内目录“备注”项中注明相应的电子文件的编码及地址，同时，在电子文件归档目录“备注”项中注明相应的纸质文件的档号及存址，以便利用时参照互补。

在磁、光介质文件耐久性问题尚未解决之前，它于纸质档案将并存很长时间，从长远看，在电子档案存储介质的技术条件进一步改进之后，可尝试对那些参考作用大、情报价值高的档案，采取以磁、光介质归档为主，纸介质为辅的做法，而对那些凭证价值较高的档案，则采取以纸介质归档为主，磁、光介质为辅的做法。这样，不但能够提高档案管理工作效率，优化馆藏，也能增加档案库存的空间，缓解库房紧张的状况。

［1］关于加强电子文件归档工作的思考[J].档案管理,2009,12.

［2］谈现代办公条件下电子文件与纸质文件的归档[J].山东电大学报,2008(3).

［3］关于推动电子文件归档工作的几点思考[J].陕西档案,2009(4).