涉外文秘英语写作中模糊语言的语用功能

王小敏

(池州学院 外语系，安徽 池州 247000)

0 引言

模糊是自然界中客观而普遍的现象。同时，人类的感官功能和思维也均具有模糊性，因此，人类的语言也就具有模糊性。许多由自然语言表达的概念都缺乏非常精确的内涵和外延。“模糊性质几乎为一切自然语言所特有”(伍铁平，1999：61)。模糊语言，作为一种弹性语言，是指外延不确定、内涵无指定的特性语言。但是，人类语言具有精确和模糊双重属性，在同一种语言里模糊和精确是客观存在且对立统一的。只有精确没有模糊的语言或者只有模糊没有精确的语言都是不存在的。只凭借单一的精确语言或单一的模糊语言都不能准确真实地表述复杂多变的客观世界。与精确语言相比，模糊语言具有更大的概括性和灵活性。在一些特定的语言环境中,模糊语言起着精确语言不可企及的作用。

语用学是一门研究特定情景中的特定话语以及如何通过语境来理解和使用语言的学科。语用学要求“从理解方面强调言外之意，弦外之音，从运用方面研究得体和合适”（陈意德，2001：28）。正如著名语言学家 G.Yule 指出：“Pragmatic is concerned with the study of meaning as communicated by a speaker(or writer)and interprinted by a listener(or reader).(语用学所关心的是说话人（或写作者）所传递的和听话人（或读者）所理解的意义)”（Yule，1996：3）。 模糊语言如能恰当运用，往往能发挥意向不到的语用功能。在实际语言交流中，模糊语言常常被使用。使用者故意制造模糊的语表意义而得到合适、得体地语言效果，这即是模糊语言的语用功能。

1 涉外文秘写作的特点和重要性

随着经济全球化的发展，国际经贸、国际旅游、国际学术交流等涉外活动日趋频繁。这其中离不开英语这一世界上最主要的交际语言。由于时间和空间的差距，英语书面材料又成为国际交流的重要手段和主要媒介。因此，涉外写作在国际交流中的作用日益凸显，对英语写作的能力也有愈来愈高的要求。在各种涉外活动中，由于各种公文的起草、修订、排版、付印等等工作主要由文秘人员担任，涉外文秘写作的重要性也可略见一斑了。

涉外文秘写作内容广泛，种类繁多，例如，邀请函 （Letter of Invitation）、通知（Notice）、备忘录（Memo）、欢迎词（Welcome Speech）、欢送词（Farewell）、日程安排（schedule）、会议记录（Minutes of meeting）、预订函（Letters of Reservation）、新闻发布会公告（Press Release）、建议书（Proposal）等等。其应用性和专业性很强。涉外文函为处理或联系公务之用，必定会涉及到各方的权利、义务和利益，因此写作必须做到：态度谦恭、用词准确、表达清晰、简洁明了。

2 模糊语言在涉外文秘写作中的语用效果

虽然涉外文秘写作有如此之高的要求，但并不是说只能使用精确语言，或者尽可能地使用精确语言就能完成任务，达到顺利交际的目的。事实上，在某些情况下，过于直白精确的语言会产生消极作用,模糊含蓄的表达却能收到积极效果。在涉外文秘写作中，有必要根据具体情况有意识地使用模糊语言来达到某种语用目的，使交流更顺畅、合作更愉快。模糊语言在涉外文秘写作中的语用功能主要体现在以下几个方面：

2.1 用语谦恭，礼貌得体

“礼貌是人类文明的标志，是人类社会活动的一条重要准绳。作为一种社会活动，语言活动也同样受到这条准绳的约束”（何兆雄，2000：211）。美国哲学家格莱斯（Grice，1957）也提到了语言交际活动中应该遵守的礼貌原则。该原则对模糊语言的使用提供了合理的解释。在实际交流中,首先考虑的是礼貌。交际能否在和平友好的气氛中进行，交际目的能否顺利实现，首先取决于彬彬有礼的态度。礼貌的重要性不言而喻。涉外写作是商务活动之一，写作应该尽力遵守礼貌原则。模糊语言能使言语表达在某些情况下显得更含蓄、更委婉、更得体。例如：

例1 Would you please confirm these flights to me at the address provided above and let me know by which date the tickets are to be picked up and paid for.Would you also please confirm flight numbers and departure times for the connecting flight to Toronto on September12?

例1是在预定机票时中常用的表达法。例1中的 “would you please……”是模糊用语，语气委婉，比“please……”更显礼貌。连续使用“would you please”和“would you also please”，语气显得十分谦恭。因为是请求对方完成某一件或几件事，礼节必不可少。

例2 Dear Sir/Madam

这种表达法是商务书信中十分常见的称呼语（salutation），尤其是在一般商业关系中或不明确读信者性别时经常使用这种称呼语语义模糊，掩盖了性别差异，符合当今社会男女平等的实际情况和心理特征。若是使用“Dear sir”或“Gentleman”，会引起女性读者的不快甚至反感，对愉快交际颇为不利。使用模糊语言就能很好的解决这个问题。

2.2 用词准确，真实自然

格莱斯(Grice，1975)曾也提出,在交际过程中,为了保证会话的顺利进行,说话双方必须共同遵守一项基本原则，即 “合作原则”(cooperative principle)，其中子准则之一的质准则要求努力使提供的信息真实准确。客观事物本身存在不确定性,有时用模糊语言来表达反而显得更真实合理。例如：

例3 The General Manager will be delighted to be your guest for dinner on May 15 at the Kingwill Hotel.

例3是针对对方邀请函的肯定回复，措辞谨慎。句中使用了“on May 15”，这一时间状语语义概念模糊，具体抵达时间并不明确。由于是未来的安排，具体抵达时间不能盲目通知对方。用模糊词反而能准确提供信息，使对方有时间和余地去处理其他事宜。

例4 Congratulations on your success in being selected for the position of sales representative in our company.You owe this to your wonderful and successful work experience in market promotion.

此例一般出现于祝贺信的开头。既然是祝贺信，信中必然充满了恭贺对方的言辞，又有肯定对方的成就、功绩或运气的话语。关于对方在取得现有成绩前的种种经历和成就，恭贺者一般情况下是比较模糊的。因此，在涉外写作时，恭贺者关于对方的个人经历等不可妄加揣测和评定，只能用模糊语言稍加概括。例4中的 “your wonderful and successful work experience”就较得体，既让行文简练，又使人感到亲切自然。

2.3 用语概括，高效明确

随着经济全球化时代的到来，社会也进入了信息高速发展的状态，这一现实情况要求信息的交流更快捷、更准确、更高效。为了提高工作效率，写作内容必须简洁明了、真实准确。美国加利福尼亚大学教授J.A.Goguen也曾指出：“描述的不确定性并不是坏事,相反,倒是好事,它能用较少的代价传递足够的信息,并能对复杂事物做出高效率的判断和处理。也就是说,不确定性有助于提高效率”（高东军，2009：67）。和精确语言相比，模糊语言往往具有更强的概括性和包容性。模糊语言的使用能有效扩大语言容量。在涉外写作中，恰当运用模糊语言能“增大交际信息量,用较少的代价传递足够的信息,并能对复杂的事物做出高效率的判断和处理”（王春晖，2011：364）。例如：

例5 Message：

I’d like to remind you that our department is in need of new computers to update our equipment.The computers we are using now can’t deal with the growing business of our company.

这是一则备忘录（memorandum）。备忘录是一种简易公文，主要用来传递信息，提醒对方或表明自己的看法。备忘录篇幅短小，内容简明扼要。此例中的“new”和“growing”都是模糊词语，用在此处并不显得含混，反而使行文简练真实，所提方案易于操作和处理。

例6 Bureaucracy caused by layers of management contributes not only to working inefficiently but also to workers’ dissatisfaction.

此句是建议书中反映情况、评论事物、提出意见的语句。既然是评论，就必然要涉及到对于错、是与非、功与过、先进与落后。“bureaucracy”是“官僚作风，官僚主义”，其语义概念是模糊的，因为官僚作风或官僚主义行为并无明确而精准的界定。对于某些现象用模糊词语进行概括归纳能收到更好的效果。因此，在写此类涉外文书时，用模糊词更有说服力，表达效率更高。

2.4 用语灵活，进退有余

在涉外活动中,当某些问题超出写作者答复的能力或权限，或者该写作作者认为时机尚未成熟时,使用模糊语言来应对不失为良策,因为用模糊语言做出的答复为写作者一方留下了处理事宜和做出定夺的时间和余地。例如：

例 7 Your offer seems quite appealing.I’ll tell you my final decision as soon as possible.

这句话是在国际贸易中写作者一方对于知悉对方所报价格后惯用的表达法。其中“as soon as possible”是模糊语义概念，一方面让对方了解己方的目前的态度，一方面使写作者一方有余地灵活机动地安排和部署未来的工作。

例8 The funds will be primarily channeled to the education of firefighters,police officers and other emergency response personnel who lost their lives as a result of terrorist attack.

这是新闻发布会公告中的一句话。句中使用了 “primarily”和“other”等模糊词语。由于公告面临的读者群很广，用词要求真实准确。对于“funds（资金，筹得款项）”的具体分配以及受益者的信息不可能在公告中一一陈述，用模糊词语可以增强语言表达的灵活性，使文章信息与实际情境更吻合。

2.5 用语谨慎，保护自我

国际形势瞬息万变，某些情况下如果使用精确语言会使己方陷入被动，没有回旋余地。恰当地使用模糊语言，既能使对方理解其真正意图，又能减轻说话者对所说话语承担责任的程度，有效地保护说话者。例如：

例9 Your abilities and experience seem suitable to the needs of our college.We can offer you the position beginning from September.

不难看出，这是对求职者的肯定答复。用人单位对应聘者的学识水平、实际能力、性格观念等情况的了解均停留在初始阶段，因此有很大的模糊性。在回复应聘者时，用模糊词更能让用人招聘单位处于有利地位。文中的“seem”一词就是个很好的例证。即使日后发现应聘者有不符合条件的情况出现，招聘方也能主动采取措施，不至于陷入被动地位。

例 10 As you suggested,he will be at the Kingwill Hotel at 5：40 p.m.

此句中的“as you suggested”，表明了说话者做出“he will be at the Killwill Hotel at 5：40 p.m.”这一判断或安排的根据。这种模糊的表达方法，被大量运用于涉外文书中，有利于减轻说话者做出某项决断而承担的责任。

2.6 用语委婉，避免尴尬

涉外活动项目繁多，参加者身份复杂。由于地域环境、语言、生活习惯、意识形态等诸多方面均存在较大差异，成功交流或合作都有很大困难。并且在交流和合作时难免出现纠纷。处理方式不当，会引起严重后果。因此，当遇到一些不便直说、不好明说的情况时，采取模糊语言的表达策略，避免矛盾激化，尽可能地缓和尴尬的局面，也为日后继续合作留有余地。例如：

当今世界，竞争激烈充斥于各个领域。不论何种机构都不愿意收到“Complaint letter(投诉信)”。这表明工作中某个或某些环节出了问题。但是为了保持竞争实力，对于这类投诉信必须采取“正确对待、积极处理”的原则。究其责任势必会引发矛盾，所以写作者用了模糊表达法“one of our regular customers”，这样就能掩盖投诉者信息，保护投诉者的权益，为将来的合作减去不必要的麻烦。

例12 We will help you with a corporate weight reduction,including cutting layers of middle management and offer early retirement incentives while tightening the control over the first-line management and those dealing with customers.

“corporate weight reduction（机构减负）”对于任何一家机构来说都是一项既有积极意义但又很尴尬的举措。这项举措可能涉及到裁员和消减开支，因而可能会在员工中引起尖锐的矛盾。句中的“middle management”、“first-line management”、“those”都是模糊词语，其指定并不明确。这些词语的使用能缓和初期的矛盾，避免尴尬的局面，让后续的工作得以正常地开展。

3 结束语

模糊语言是语言本身的特性。模糊语言不仅是一种语言现象,也是一种交际策略。由于其特殊的语用功能，模糊语言将不可避免地存在于涉外活动中，并起着不容忽视的作用。恰当使用模糊语言能产生积极的语用功能,增强语言的表现力和交际效果。文秘写作在涉外活动扮演着越来越重要的角色，正确、恰当、合法地使用模糊语言进行写作才能实现成功交际，各种活动才能顺利进行。但是，模糊语言并不是任何时候都使用的。在运用模糊语言时,要特别注意具体的语境，把握运用的度。只有正确认识和恰当运用模糊语言,最佳交际效果才能实现。

［1］Yule，G.Pragmatics[M].Oxford：Oxford University Press，1996.

［2］陈意德.论模糊修辞及其语用功能[J].天津外国语学院学报，2001（2）.

［3］高东军.模糊语言在商务英语信函中的语用功能[J].河南科技大学学报，2009（4）.

［4］何兆雄.新编语用学概要[M].上海：上海外语教育出版社，2000.

［5］教育部《文秘英语》教材编写组.文秘英语[M].北京：高等教育出版社，2002.

［6］王春晖.商务英语信函中模糊语言的语用功能[J].内蒙古农业大学学报，2011（4）.

［7］伍铁平.模糊语言学[M].上海：上海外语教育出版社，1999.