信息化技术在高校档案管理行政中的应用研究

毕大鹏

摘 要 本文主要就云计算角度探讨了信息化技术在高校档案管理行政之中的应用，首先，分析了云计算的内涵及特点，然后，分析了档案管理行政工作应用云计算的需求：弥补人才短缺问题；解决基础设施问题；软件方面；安全系数较高，然后分析了应用云计算提升档案信息化的实践措施：动态虚拟进行档案管理；完善数据库建设，提升档案信息的共享率；建构良好的高校档案行政管理信息化的人才培养机制。

关键词 信息化技术；高校；档案管理；行政

中图分类号 TP39 文献标识码 A 文章编号 1674-6708（2016）164-0130-01

伴随着档案资源不断的增多以及社会对档案资源的利用程度提升，传统模式的档案管理及利用方式已经不能够满足人们对于档案利用的需求。档案管理的信息化以及应用网络技术完成档案管理的行政工作被提上了日程。本文主要就档案管理行政工作之中应用云技术做出了探讨，希望云技术能够提升档案管理信息化程度，从而做好相关的档案管理工作。

1 云计算的内涵及特点

所谓云计算或者云技术是当前信息技术服务的一个趋势。信息技术曾经历经大型计算机时代、微型计算机时代、互联网时代、云计算时代这4个时代。当前，我们正处于步入云计算的时代。

云计算基于互联网计算的最新成果，共享相关的硬件资源与信息，经过选择传输给计算机和其他设备，云计算的运行方式类似于电网。当前云计算实现服务的方式主要有3种：软件服务、平台服务、基础设施服务。

云计算应用到档案管理之中，必然需要考虑到安全。就云计算的安全方面的考虑，云计算这项技术服务是有着非常大的优势的。云计算利用建设比较先进的云计算安全模式实现安全保证，模型包含动态防控设计和安全设计管理模式。并且应用网络设施安全以及硬件安全措施进行数据的严格保护。

2 档案管理行政工作信息化的需求

2.1 弥补人才短缺问题

当前的档案部门开展信息化建设的最大难题在于人才问题。从各层级的部门来讲，一方面需要懂档案业务的人才，还需要此人才懂得计算机信息化相关的技术。但是，此类人才比较短缺。云计算技术的应用很大程度上解决了此类问题。

2.2 解决基础设施问题

在档案信息化技术之中，基础设施问题是需要资金投入的问题。引入云计算技术加强档案信息化的程度，可以解决一些中小档案室的基础设施问题。就基础设施的短缺以及投入的资本较大而言，云计算的应用可以很大程度上解决此类问题。

2.3 软件方面

计算机网络技术发展比较迅猛，3年到5年便是一个阶段，在软件技术、数据格式等方面都会有变化。当前，高校行程管理工作之中使用的软件技术，更新快，淘汰速度快，无形之中增加了成本，云计算技术可以应用更新的要求，自我升级，降低软件投入。

2.4 安全系数较高

当前状况，纸质档案容易损坏且不易查询，保护程度普遍较差。云计算可以很好的处理这些问题。电子档案虽然容易复制、粘贴且传送，但是电子档案的保存却有着得天独厚的优势。

3 应用云计算提升档案信息化的实践措施

3.1 动态虚拟进行档案管理

云计算应用在档案行政管理之中，可以实现动态、虚拟以及可延伸的方式进行数据库的架构，实现基础设施和服务的统一管理与实现。可以按照使用资源、按需使用服务，降低下属单位信息化门槛，提高整体信息化水平。应用的快速部署，加快应用实施和推广速度。构建统一的平台，节约其他资本的用途。实现互联网技术至上的互相共享资源，规范化档案的使用以及信息化。

3.2 完善数据库建设，提升档案信息的共享率

积极构建行政管理工作的数据库资源，完善行政档案管理的信息数据传输以及传送的流程，积极地努力运用最新的多媒体技术：计算机资源建设、缩微、扫描等技术，进行档案的信息处理工作。借助云计算技术的优势，实现高校档案行政管理的信息化。档案管理及信息服务网络的构建，需要满足其目标，目标在于技术需要先进、部门间和谐沟通以及运作，行政管理信息高效传递，并且档案管理的信息能够满足各式各样的查询以及调取。在档案管理工作之中，实现档案管理工作的效率提升，增强行政管理工作的资源不断循环以及有机共享，使高校档案行政管理资源信息的使用价值达到最大。

3.3 建构良好的高校档案行政管理信息化人才培养机制

实践档案管理的信息化，相关的人员才是关键。高校档案行政管理管理的信息化是一个动态的曲折并且科学的管理过程，高素质的档案管理人员需要运用专业的知识进行档案的信息化管理。在档案管理信息化的建设过程之中，一方面培养人才的档案管理的专业知识；另一方面，加强人才的计算机知识的理论素养。并且，需要使得档案管理人员能够全面了解并且不断自动贯彻相关的档案管理的法律以及法规。日常的档案管理工作的实践之中，应该科学管理以及进行即时维护局域网、软件升级、网络必备设备、数据库相关的建设，实现系统内各个功能的提升，提升档案行政管理工作的效率，确保档案管理行政工作的安全。建构合理并且高校的高校档案行政管理人才培养机制，对人才进行全面并且系统的教育以及深化相关的学习工作，以适应高校档案行政管理信息化发展的新需要。

参考文献

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