浅谈煤炭企业规范采购流程 实现降本增效

施培忠（淮南矿业集团物资供销分公司,安徽 淮南 232001）

浅谈煤炭企业规范采购流程 实现降本增效

施培忠
（淮南矿业集团物资供销分公司,安徽 淮南 232001）

物资采购流程管理的优与劣关系到煤炭企业成本管理的成败，对物资采购流程的控制就显得越重要，笔者提出合理制定计划、正确确定采购方式、选择合适的供应商、确定合理的价格、规范签订合同等方面加强采购流程的管理，实现降本增效。

煤炭企业；采购流程；降本增效

采购流程：计划、采购、验收、入库、付款等。采购流程的管理关系到煤炭企业的生产质量和经营效益，规范采购流程是企业管理的重点工作之一。笔者认为可以从“合理制定计划、正确确定采购方式、选择合适的供应商、确定合理的价格、规范签订合同”等方面加强管理，实现降本增效。

1　科学合理的制定计划

计划是采购的源头，只有计划制定正确、合理才能保证采购的物资物尽其用、不积压，这就要求使用单位、基层业务员核实计划的合理、正确性，了解物资使用地点、数量、时间，核对库存，确保采购的物资在合理的时间、地点、数量送到现场。

采购计划涉及到多部门的工作，（1）由生产单位根据生产计划提出申请表，（2）计划申请单交物资计划部门，计划部门根据库存情况及以往消耗情况，编制正式采购申请交采购部门，（3）采购部门根据资金大小选择采购方式：比价、议标、招标。

由于集团公司需要的产品逐年增加，为了满足生产供应特别是进口配件，必须提前储备物资，造成储备资金居高不下，为了控制成本，加大对生产单位、计划管理部门、采购部门的储备资金考核，与其工资挂钩，并对超期不领用物资，严格追究提报计划的生产单位，尽可以避免生产单位随意提报计划的现象，对计划、采购人员每月下达储备资金指标，促进计划人员工作的严谨性、准确性，采购人员的责任心，层层把关，从源头上控制，减少库存积压，降低储备资金占用，减少了物资采购，从而降低了煤炭企业的生产成本。

2　正确的确定采购方式

根据采购物资的金额大小确定采购方式：

（1）单一物资估算采购金额超过20万元的，或同一品种物资批采购估算金额达到50万元的，应进行招(议)标采购。同一物资年度内连续比价采购金额累计超过50万元且可能长期消耗的，应采用招(议)标方式采购。

（2）单一物资采购金额在20万元以下的，或同一品种物资批量采购金额在50万元以下的，可进行比价采购。

（3）针对不具备招(议)标条件和比价采购条件、首次采购且单一物资采购金额5万元以上20万元以下（同一品种物资批量采购金额20万元以上50万元以下）的独家报价或其他价格难以把握的物资实行集体议价采购。

采购基本原则：1）首选生产厂家、其次代理商、最后经销商；2）配件跟着主机走，用谁的主机就用谁的配件；3）性价比最优化基础上的采购；4）应招尽招；5）能招不议。

通过合理的确定采购方式，增强了竞争、实现规模采购效益，降低了采购成本，增加了企业效益。

3　选择合适的供应商

采购渠道的选择，直接影响到煤炭企业的经济效益，是物资采购控制的重要一环。通过相关部门的共同考察，审核资质、生产规模、生产能力、生产质量、售后服务、信誉等条件好的供应商作为渠道内供应商，为采购到性价比最优的煤炭企业所需的物资打下基础。

日常招标，应邀请准入渠道内三家以上技术领先、实力雄厚、重信誉、业绩好且产品档次相当的供应商参与。

通过加强对供应商的报价、产品质量、送货、售后服务等方面的考评实行优胜劣汰，促进公平、合理竞争。

4　确定合理的采购价格

采购价格的确定，直接影响到煤炭企业的成本，是物资采购中控制的重中之重。为了保证采购到质优、价廉的产品，一方面要了解市场行情，合理测算价格，一方面在市场调查的基础上，积极采取与供应商开展竞争性谈判，要在保证他们合理利润的前提下，促使价格下调到认可的空间。以采购总成本最低为目标，建立战略采购体系。

为了保证合理的采购价格，业务部门要密切关注市场行情，积极搜集有关价格信息，认真测算标底价，使标底价更加接近市场价格水平，为采购价格提高依据。

（1）通用的、配置简单的产品价格测算。有历史采购价的，可依据历史采购价并参考采购间隔期内主要原材料市场价格的变化情况，做适当调整后形成标底价。

没有历史采购价的，应搜集与产品有关的资料，对产品进行解剖，分析其结构、功能及材质、重量等，并与相近或类似的产品进行比较，测算出产品的标底价。也可以通过网络或电话等咨询其他厂家(特别是备选供应商)的报价，结合采购批量、付款条件等因素，形成标底价。

（2）专业性较强的产品或设备的价格测算。应在充分技术交流，弄清产品结构功能、材质、单重、配置等技术指标的基础上，再通过分项核价、市场询价等方式测算标底价。主机厂配件还应参考主机的价格。

（3）进口产品的价格测算。要尽可能提供详细的生产企业资料、进口清关手续、对其他用户的销售合同等，利用掌握的市场信息，对产品制造成本、运输费用及关税等进行核算，最终形成标底价。

（4）同一规格型号，功能相同，但生产厂家不同，产品明显不在一个档次的，可划分为两至三个组别，分别测算标底价。

价格管理部门要积极了解市场行情，对各业务部门测算的标底价进行分项拆解核算确定标底价；或依据其他供应商功能、配置、规格等相同(相近)产品的价格确定标底价；必要时，可组织相关单位进行市场调研，以便确定标底价。

通过价格的合理测算，在比价、招标时增加了与供应商谈判的依据，保证企业以合理的价格采购到合适的产品。

另外通过规模采购、付款方式的优惠、淡季等条件获取最低的采购价格，从价格、质量、售后服务、交货期、运费等方面比较选择性价比最优的厂家，降低企业的采购成本，增加企业的效益。

5　规范的签订合同

业务部门签订合同时要保证合同的条款规范填写、严谨准确、完备齐全，合同中应注明采购物资的名称、数量、配置、价格、金额、质量要求、交货时间、交货地点、验收办法、费用承担、税率、付款方式及违约责任等内容。

凡需签订技术协议的合同，技术协议经集团公司技术主管部门审核签字后，每页由双方代表人签字，并随合同归档一份原件。

同时纪委加强在线监督，对不规范的合同随时退回，避免不必要的损失及合同纠纷，保证了煤炭企业生产所需物资保质保量的供应。