博物馆人事档案工作的数字化建设研究

摘 要：随着现代科学技术的发展，网络化、数字化逐步融入我国社会的各个阶层。对于人事档案工作杂多、程序繁杂的博物馆来说，实行人事档案工作的数字化建设策略更有其时代的必要性和需求性。为此，文章结合博物馆的人事档案管理工作，重点研究相关数字化建设工作的实施策略和有效路径。

关键词：博物馆人事档案;工作管理;数字化建设

1 在博物馆人事档案工作中实行数字化建设的重要性及必要性

网络信息技术的普及推动社会各个工作部门开始实行相应的数字化建设策略，为了促进博物馆数字化建设工作的发展，让信息化技术与博物馆各个部门的工作体系深度融合，在博物馆的人事档案工作管理中，博物馆管理人员更应利用数字化科技改善传统的人事档案工作结构，给枯燥繁琐的档案工作注入新的科技活力。由此可见，无论是从时代方面还是从博物馆的实际工作方面考虑，开展博物馆人事档案管理工作数字化建设都是十分重要的。数字化档案管理不仅能够大力拓展人事档案的信息容量，更能够充分保障人事档案信息的安全性和稳定性，是现代博物馆人事档案工作的必要建设工作之一。

2 现今博物馆中人事档案工作的现状以及存在的问题

2.1 人事档案管理人员缺乏数字化意识，工作水平较低

虽然我国在大力推进社会工作各个方面的网络信息化进程，但在大部分的博物馆人事档案工作管理中，工作人员缺乏一定的数字化意识，数字档案工作水平较低，许多工作人员还未意识到数字化建设的重要性，没有及时地了解与人事档案数字化管理有关的信息，数字档案工作人员的工作素质较低，未及时接收到相关的数字信息管理培训，导致博物馆整体的数字化建设工作得不到有效的实施。不知道怎么运用、利用数字信息系统，缺乏数字化档案工作素质是现今大部分博物馆中人事档案工作人员的工作现状，以及数字化建设道路中存在的主要問题。

2.2 单一的纸质文档管理形式长期存在，管理效率低下

虽然纸质人事信息文档是最原始、最切实的人事信息文档，但随着现代博物馆人事档案工作量的加大，纸质文档被淘汰是现代数字化建设发展的必然趋势。由于我国的纸质文档信息管理存在时间过长，想要在短时间内完全融入数字化管理是一件十分困难的事情，并且在现今大部分博物馆中，单一的人事信息纸质文档管理的形式依旧长期占据主要的地位，这就导致相关人员的管理效率十分低下，完全无法满足时代对人事信息管理的要求。而且纸质化的人事档案管理载体容量小、浪费资源大，不仅很大程度上影响了人事信息查询的及时性，更产生了大量的纸质人事资料，使博物馆还需要投入资源进行相关资料的存放，这是现今博物馆人事档案工作中存在的第二大问题。

2.3 数字化档案管理过于散乱，未形成完善的工作系统

随着数字化信息建设工作的逐步推进，也有部分博物馆开始引入相关的数字化人事档案工作设备，但并未形成完备、有效的工作系统，造成数字化文档的管理过于散乱，人事档案的正确性、完全性不足，这就产生了人事档案工作数字化建设过程中的第三大问题。博物馆的管理人员未实事求是地根据工作实际设计、建设相应的人事档案管理系统，并未真正意识到现代化数字管理的核心，反而导致人事档案管理工作更加杂乱，数字化系统不能与档案工作很好地融合。因此，要想真正实现博物馆中人事档案管理工作的数字化建设，管理人员一定要充分认识到以上出现的问题，从细节到整体促进人事档案管理工作与数字化建设的系统性整合。

3 研究博物馆人事档案工作数字化深度建设的实施策略

3.1 开设专门的数字化系统，对其进行定期维护

为了能够从源头上展开人事档案工作的数字化建设，博物馆高层管理人员需要结合人事档案管理部门的工作实际，给人事档案管理部门设计、引入相应的档案管理数字化系统，以专门的系统作为保障开始进行数字化建设。

指导专业的计算机人员和人事档案管理人员配合，将一些相关的人事档案管理模板加入这个数字化系统中，并逐步导入近期的档案信息进行实验，测试系统的稳定性和准确性，在真正开始使用人事档案数字化系统以后，管理人员还需要安排部分的专业科技人员对系统进行定期的维护和检测，防止系统在运行过程中出错，导致人事档案信息的丢失。由此可见，一个良好的人事档案数字化工作系统不仅是档案信息的基本载体，更是接下来持续实施数字化建设策略的基础，博物馆的高层管理人员应该将这一部分充分重视起来，提高人事档案工作的归档、录入的工作效率，并利用高效益的数字化管理系统，加强档案信息管理的安全性，让现代科技技术能够带给人事档案工作人员一定的工作便利，给人事档案管理工作提供一个和谐的数字化系统运行环境。

3.2 培训专业工作人员，提高整体数字化管理素质

高质量的人才团队是一个部门高效开展工作的基本要求，由于现代化的人事档案管理数字系统是一个新引入的系统，为了能够使新老员工都能充分掌握系统的操作和运行，并培养工作人员的数字化意识，管理人员就需要为人事档案工作部门的员工开展相关的培训活动，通过专业、完备的系统培训课，从整体上提高人事档案工作人员的数字化管理素质，让每个员工都能更快、更好地适应新型的人事档案管理系统，保障档案信息工作的良好运行。

综上所述，管理人员可以从理论培训和实践培训两个方面给工作人员创新相关的培训资源，在理论培训方面要有专业的、形象的讲解;在实践培训方面则可以通过案例分析、实际操作等办法测试培训人员的掌握程度，并及时收集培训人员的想法，让员工能够得到绝对有效的数字化培训，带领每个人事档案工作人员紧跟时代的发展步伐，时刻把握新时代的要求，了解新形势下数字化系统的发展趋势，给工作人员建立一定的数字化意识，从而使员工的工作素质和数字化工作能力能够有个明显地提高，打造专业的人事档案管理数字化建设团队，全面推进数字化建设策略在人事档案工作部门中的实施。

3.3 建设完善的数字化体系，加强人事档案工作监督

针对上文博物馆中人事档案工作的问题和现状，管理人员需要根据人事档案工作部门的工作情况和运用数字化系统的实际情况，建设完善的数字化管理体系，并设立相应的制度加强人事档案工作的监督，为数字化建设的顺利开展提供一定的保障。从这个方面出发，管理人员可以在人事档案工作部门中开设相应的信息审核部门、整理归档部门和信息检测部门。当然，人事档案部门的内部小部门之间要互相独立又保持交流，让每一个部门的工作人员都能明确自身的工作职责，在自己的数字系统工作模板里完成相应的工作任务，从而高效地开展数字化档案管理工作。为了加强人事档案工作的监督，管理人员还可以设立相应的奖惩制度和监管制度，让每个工作人员都能认真对待自身的工作内容，确保数字化信息的安全性和可靠性。由此可见，数字化建设的核心并不是简单地将现代信息技术加入人事档案工作中，而是要注意工作人员和工作系统的统一整合，不仅要从技术方面开展高效益的人事档案管理工作，更要从人员方面加强档案信息的真实性，通过完备、科学的数字化工作体系的建立，给人事档案工作人员形成一個良好运行的工作环境，充分提高各个部门的数字化工作效率。

3.4 及时实现信息共享，开通快捷工作通道

人事档案工作部门中数字化建设的开展，不仅能够提高博物馆内部工作的运行效率，更能够实现范围性、全国性的信息共享，使不同博物馆之间形成一个和谐的信息共享体系，便于人事档案资料的搜集和查阅。因此，博物馆管理人员可以为人事档案工作人员开通一些快捷的工作通道，满足内部工作人员的工作需求，让数字化信息建设给博物馆开创高效的信息交流通道和工作通道，真正实现人事档案工作的信息化、数字化。由此可见，博物馆的数字化建设不仅有利于档案管理工作的高效进行，更有利于博物馆与外界之间的信息交换，实现技术共享和人才共享，推动各个博物馆内数字化建设工作的有效开展。基于此，博物馆管理人员一定要紧跟时代信息化的步伐，在数字化建设的浪潮中，开辟出一条属于自身的发展道路，以人事档案工作部门为主要建设点，与数字化建设的沃土全面融合，以信息化技术为养料进行和谐发展，紧紧握住数字化建设的工作核心，以此为基点逐步延伸数字化建设的分支，让数字化、信息化的建设意识能够深入博物馆的每一个工作领域，不仅要将人事档案工作管理、建设好，更要总结经验、大力推行其他部门工作的数字化建设，从而真正达到国家以及时代的新要求。

4 结语

总而言之，实行数字化建设工作不仅是时代的要求，更是博物馆人事档案工作管理的网络化需求，利用数字化信息系统对人事档案信息进行统一的审核、查询、归档等工作，不但打破了传统纸质管理工作的落后工作体制，充分创新了现代科技人事档案统理技术，而且最大程度上提高了工作人员的档案工作效益，推动了我国博物馆数字化建设的整体发展。

参考文献

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[4]田晓琼.人事档案数字化建设工作思考[J].职业，2015（7）.

【作者简介】张宇，就职于八路军太行纪念馆。