关于基层检察机关档案管理规范化研究

摘 要 本文在检察改革基层检察机关档案工作面临新的挑战背景下，围绕如何提升基层检察机关档案管理规范化水平进行研究，首先介绍了基层检察机关档案管理规范化的概念，然后探讨基层检察机关档案管理存在的问题，最后提出提高基层检察机关档案管理规范化水平的相关措施。

关键词 基层检察机关 档案管理 规范化

作者简介：李建丽，天津市蓟州区人民检察院干警。

中图分类号：D926.3                                                        文献标识码：A                       DOI：10.19387/j.cnki.1009-0592.2019.10.074

一、基层检察机关档案管理规范化概述

检察档案是检察机关在各种活动中形成的，以纸质、音像、实物等形式记载的对国家和社会有保存价值的历史记录，包括文书档案、诉讼档案、实物档案、照片档案、会计档案等，其中诉讼档案是检察机关履行法律监督职能过程中形成的专门档案。检察机关档案管理的规范化发展，对检察院各项工作的顺利开展，检察改革的顺利进行，起着重要的保障作用。基层检察机关档案管理规范化应当是通过一系列的规章制度、先进设备，规范检察档案从收集、鉴定、整理、保管、利用等整个流程，提高工作效率。它不仅包括纸质档案的规范化，还包括电子档案的规范化。既需要有基础设施保障，温湿度计、灭火器、除湿机等基础设施配备齐全，还需要人才保障，有了解检察业务、懂档案工作的专业档案工作人员，有辅助档案工作的兼职档案员，专兼职档案工作人员能相互配合，共同完成档案工作。基层检察机关档案管理规范化，能够实现各门类检察档案的整合利用，有利于提高档案借阅工作的效率，有利于培育独特的检察文化，推动检察工作创新发展。

二、基层检察机关档案管理存在问题

（一）信息不对称

信息不对称是信息经济学的名词，意指契约关系中的一些参与人拥有而另一些参与人不拥有信息的状况。检察机关档案管理的信息不对称是指，上下级检察机关之间、同级检察机关之间、同一检察机关内部人员之间信息不对称，造成档案管理标准不一、资源浪费的现象。以笔者所在的检察院为例，我院每年都会招录一批人员，新录用的人员分到各部门以后，大部分从事内勤工作，也是兼职档案人员，他们的档案工作经验基本来自之前的内勤，对档案如何归档，缺乏系统性、规范性的认识，严重影响归档档案的质量。某一年度内，笔者参加了同级档案局和上级检察机关在不同时间举行的档案工作培训，由于档案整理流程有固定的模式，除非相关规章制度变化，所以档案工作培训的内容大体类似，但是作为基层档案员两次培训都应当参加，这就容易导致人力资源、时间资源的浪费。

（二）规章制度不健全

电子档案是随着计算机、大数据技术的发展出现的，基层检察机关的电子档案主要包括以数据形式存储的诉讼、文书、照片、音像档案。现在基层检察机关档案工作经过多年的发展，纸质档案从收集、整理到借阅利用等的规章制度已形成一套相对完善的体系，相比之下，有关电子档案管理的规章制度尚不健全，突出表现为“重纸质轻电子”，对电子档案的收集、存储与利用处在探索研究的过程中。

目前，很多基层检察机关在积极进行档案数字化建设，但是检察机关的工作有其特殊性，而检察机关对电子档案如何存储没有统一的标准，如何利用没有专门的规定，只是坚持“优先利用电子档案”的原则，尤其是检察改革以后，监察机关与检察机关之间的联系更加密切，建立健全基层检察机关电子档案利用的规章制度，保证电子档案利用的安全性尤为迫切。

（三）档案数字化标准不统一

为迎接社会科学技术发展给档案工作带来的挑战，提高档案工作效率，更好地服务检察工作大局，基层检察机关高度重视档案信息化工作，投入大量人力、物力、财力进行档案数字化建设。现在大多数基层检察机关积极进行档案数字化工作，并且大部分基层院选择将档案数字化工作外包，但是目前数字化外包公司提供的保密资质是针对公司本身的，缺乏针对档案数据库软件的专门保密资质。而按照高检院的要求大部分基层检察机关已经完成分级保护工作，检察机关内网使用的软件都是有保密资质的，保密等级较高，将没有保密资质的档案数据库软件在检察内网使用，既不符合保密要求，也容易发生保密安全问题。另外，基层检察机关档案数字化的标准也不统一 ，比如有的检察院数字化时间比较早，图片分辨率为200dpi，有的检察院数字化时间晚，图片分辨率达到300dpi，图片存储格式多种多样，有TIFF、PDF、JPG等。

（四） 档案人员后备储蓄力量不足

基层检察机关的专职档案人员一般1至2人，基層检察档案工作与其他检察工作相比更加繁琐，人员少，任务重，是基层检察档案工作的现状。基层检察机关大多数忽视了对档案后备人员的培养，一旦档案人员离岗，很难立即找到新的档案人员接替，给档案交接工作带来很大的问题。做好档案交接工作，有利于明确档案人员责任，确保档案工作连续不断有序进行，是档案规范管理的必由之路。基层检察机关对档案交接工作的重视程度还不够，未把档案交接工作纳入单位工作制度，列入有关人员的岗位职责之中。新旧档案人员的交接时间短，交接工作没有规章制度约束，容易导致交接工作不完整，有遗漏，会为日后的档案管理埋下隐患。

三、提高基层检察机关档案管理规范化水平的相关措施

（一）建立沟通协调机制

建立健全检察机关横向-纵向沟通协调机制，搭建沟通平台，确保政令统一，推进检察机关档案工作规范发展。

一是增加双向交流沟通。加强同级检察机关、上下级检察机关之间的沟通交流，基层检察机关遇到问题要及时向上一级检察机关反馈，利于上级机关及时掌握基层检察机关档案工作的动态，发现问题及时解决。同级检察机关之间也要增进交流，相互学习先进经验，督促改进不足之处，提高本机关档案工作水平。

二是建立科学的培训制度。基层检察机关内部要建立档案工作的常规培训制度，为新招录人员举办档案工作培训，使新入职人员了解档案工作，辅助做好本部门档案归档工作。建立弹性培训机制，赋予档案人员一定的参加培训的自由，如其某年度内已参加档案工作培训，可视实际情况，选择是否再参加由另一部门举办的类似培训，减少资源浪费。

三是充分利用新媒体。微信、微博等新媒体的发展，为日常工作中的沟通提供了便利条件，提高了沟通效率，节约了沟通成本。上級机关做好组织规划，积极利用新媒体，搭建检察机关内部交流沟通平台，加大力度向外界宣传检察档案工作，让更多的人了解检察档案工作。

（二）完善规章制度

完善的规章制度，是档案管理规范化的前提。如火如荼的检察改革，不断变化的实际情况，要求基层检察机关的各项档案管理规章制度，与时俱进，不断创新，适应改革的发展和时代的步伐。

一是要强化基层检察机关档案工作人员的档案规范化管理意识。增强质量意识，狠抓归档档案质量，档案收集、鉴定、整理、借阅等档案各方面工作的开展，严格按照标准执行，确保制度执行到位。不断加强检察业务知识和档案专业知识的学习，提高自身业务能力，更新档案工作理念，为检察档案工作规范化发展提供坚实的后盾。

二是完善电子档案管理规章制度。基层检察机关要加快出台电子档案借阅规定，注意公安、监察等外单位的借阅程序，确保电子档案的借阅安全，防止泄密、失密，更好地服务于检察调研、办案工作。

三是加强落实纸质档案管理规章制度。档案收集要明确归档范围;档案鉴定要严格按照档案保管期限表进行;档案整理要严格执行《人民检察院诉讼档案管理办法》《归档文件整理规则》等相关文件;档案借阅要严格审批程序。

（三）统一档案数字化标准

以上级院为主导，科学规划，加速推进档案数字化进程，统一档案数字化标准，包括统一使用档案数字化外包公司、数据存储格式，图片分辨率、查询字段等，为以后实现信息资源共享扫除障碍。加强档案管理系统功能开发，其功能既要符合检察档案工作的特点，又要满足档案借阅工作的需要，提高检索效率，有利于检察档案资源的开发，有利于基层检察档案工作的开展。档案管理部门、检察机关和保密部门应当就数字化外包公司提供的档案管理系统的保密资质问题进行研究，确定保密资质的认定机关，解决档案管理系统使用中的保密问题，实现档案管理系统与检察内网的无缝衔接。

（四）培育档案工作新生力量

基层检察机关的上级领导要重视对档案工作新生力量的培养，保持档案人员的相对稳定，更有利于基层检察档案工作的可持续发展。有新档案人员入职，上级检察机关、同级档案局要及时组织档案工作培训，提升新档案人员的履职能力。基层档案人员要在平时工作中养成记工作笔记的良好习惯，在工作中遇到的重要问题、参加档案工作培训、重要会议等，都应当形成文字记录，对以后的档案人员有重要的参考价值。档案人员要保持高度责任感，交接工作时要有交接手续，标明交接的工作名称、内容，防止遗漏，确保各项工作交接到位。档案人员离岗或调动工作单位时，先办理工作交接手续，然后办理调动手续，上级领导要提前安排新的档案人员接管其工作，避免档案工作出现断层，也为“以老带新”预留出合理的时间。

参考文献：

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