加强医院编外用工档案管理迫在眉睫

王 莉

（缙云县人民医院）

医院编外用工档案是指医院除正式由人事局统一招入以外的从事医务工作形成的具有保存价值的多种载体的历史记录，如从事年份，工作工种，文字记录、照片、录像带、光盘、证件、凭据等。反映了这部分群体从事医院各类工作的经验积累和他们的生活状态，具有重要的保存价值，也有利于做好本医院人事流动档案工作和维护医院编外用工应有的权利。在实际工作中，医院编外用工档案工作存在诸多问题，如何加强编外用工群体档案工作，是迫切需要解决的问题。

一、当前医院编外用工人员档案管理存在的问题

（一）编外职工档案意识非常薄弱

从20世纪90年代初，我国开展了大规模的人员编制体制改革，那时有一种工种叫合同工，实际上那时的合同工也即现在的正式工，但随着医院医疗体系的飞速发展，有限的人员编制使得其开展医务工作力不从心，于是卫生系统部门聘用大量的有相关初级卫生技术资格毕业的编外，体制外的大量的人员作为编外用工作为医院整个事业的补充。编外职工由于没有体制内身份，对档案的重要性认识不足，对工作中与自己有关的各种奖励、评级、考核资料、劳动合同等很不重视。有调查表明，编外聘用人员“弃档”现象较为普遍，致使一旦发生自身权益受侵犯事件时，不能利用档案维护自身合法权利，档案意识非常薄弱。

（二）编外职工档案内容记载不全

近年来，随着医疗机构改革的进一步深入，编外人员占比越来越大，编外职工流动更加频繁。医院短期用工、派遣用工、体制外合同用工等多种形式的用工并存，由于编外聘用人员流动比较频繁，用工的档案来不及收集归档。医院人力资源和财务工作作为辅助二线部门，人力资源管理不够细致，对于档案的价值没有充分的认识，未能及时收集和整理他们在单位工作、学习、考核等信息，人员流出后又未及时移交和转递，导致编外聘用人员人事档案常常中断，记载不完整的情况非常普遍。正常情况下，医院编外用工人员档案材料一般应包括：履历表，派遣（证）单，转正表，考核表，职称评审材料，档案工资变更记录，奖惩记录，党团组织材料等。由于编外人员的流动性较大，医院未及时收集和整理编外聘用人员的档案材料，造成编外人员档案的信息未能随工作经历的增加而增多，尤其是缺少反映当事人综合能力、素质和权威部门认定的业绩考核材料，这给用人部门选择人才带来困难，也使编外聘用人员人事档案的价值随之降低。

（三）编外职工档案管理制度规范十分缺乏

当前，医院编外用工档案管理工作缺乏制度规范，日常没有把编外用工的规章、制度纳入整个医院的管理制度中，使之成为一项常规工作，也没有建立合理的岗位上升、竞争入编机制，充分发挥他们主观能动性。从而在实际工作中，引起编外用工来去自由，今年在这医院，明年到另一医院，上月还在这，下月离开这，时常变更，没有对编外员工问题形成一个完整体系的规范，从而也没有一个完整的档案录入工作，使“无位”而“无为”，档案的完整得不到保证，无法为日后开展利用提供保障，也无法在维护医疗服务过程中合法权益发挥应有的作用。关于编外用工相关制度缺乏，造成档案利用效率极度低下。

二、如何加强医院编外用工人员档案管理

（一）加强编外用工档案管理重要性的人事

目前，医院普遍对编外用工档案的作用不了解，对档案价值不重视，档案意识非常低下，事实上，编外用工档案是从事过医务工作人员今后办理养老保险、从事其他医疗部门、接受相关政审等的重要依据，也是确定在没有入编之前的基本来历、工作经验、计算工龄的重要参考。由于这部分的普遍缺乏档案意识、不了解作用，在反复择业中，“弃档”“丢档”的情况大量发生，给自己及相关部门带来极大的麻烦。目前，人员流动已成为常态，社会也已进入信息化时代。人力资源的合理配置、用人单位和聘用人员之间的沟通和联系、单位自身的人事管理和人才培养、日趋社会化的人事管理和社会保障工作等都需要真实、完整的人员信息为依据、支撑和连接，而这些信息的获取和利用，都离不开档案工作的有效运转。因此，无论是档案管理部门、医院职能部门还是个人，都要加强对编外用工档案管理的重要性的认识。

（二）专门成立编外用工档案管理工作领导小组

把编外用工档案管理纳入常规工作，与编内人员档案管理工作并驾齐驱，并成立以部门主要领导为组长，部门档案室工作人员和编外用工相关工作人员为组员的工作小组，工作小组的职责是：将多年来积累形成的编外用工统一收集起来，进行分类，整理，对遗缺之处进行补充录入，最大限度地维护编外用工的齐全完整；牵头制定符合本单位的编外用工管理制度，工作职责，包括签约合同时间、规范细则、工作奖罚、辞退双签名等措施，并纳入单位年终考核之中，确保编外用工管理工作落到实处。

（三）保障编外用工人员档案的完整与真实

现在，由于编外用工档案管理工作不到位，加之编外工本身档案意识低，如，有部分医务工作者入职时没有登记相关信息，离职时也没办理手续，造成材料缺失，档案室人员也未督促这一部分工人及时补办并归档保存，致使编外用工实际工作年限、工作经历无法证明。这一情况大量存在，因此，工作小组要加强与招聘为编外用工的本人联系，对每位编外用工参加工作时间、实际工作年限、聘用合同、离职证明以及身份认证等信息进行详细摸底和审核发认定，并对所有资料进行取证添补，确保编外用工档案信息的完整与真实，做到有始有终。

在实际工作中，我们档案管理部门还要着眼于社会需求，积极拓宽编外用工的开发利用渠道，一方面加快推进编外用工档案录入数字化进程，提升数字档案质量，方便检索查阅档案，另一方面深化编外用工档案编研，积极为医疗部门编内医务用人提供决策参考。