学校业务档案管理规范化问题探索

时间：2024-05-20

金敏红

（临海市外国语学校）

档案管理是学校管理工作的重要内容之一，业务档案更是档案工作的重中之重。通过业务档案管理，能够对学校形象的展示，以及长期发展产生重要的作用。它主要对学校自身教学实践活动中能够反映教学活动的内容进行归档，对于之后的教学工作具有重要的参考价值。而规范化管理是学校在管理过程中依据相同的价值观念，科学制定工作流程，形成的一套标准化、制度化和权责明晰的管理体系。在进行档案管理的过程中，有必要加强规范化管理，让业务档案能够真实地反映出学校的教学水平，促使学校档案管理的长远发展。

一、学校业务档案规范化管理的意义

业务档案管理工作主要是对学校教育教学活动进行记录，并将其进行有效的管理。实施学校业务档案的规范化管理具有以下重要意义。

首先，进行学校业务档案规范化管理，能够为教学工作的开展提供资料，为教学积累经验。业务档案工作与教学、教师和学生以及学校事务关系非常密切。教学科研工作作为一项创新性的工作，能够通过规范化的档案管理进行记录，从而进一步提升教学效率和教学质量，尤其是其中优秀的教学成果和教学案例，能够帮助教学工作顺利进行，促进学校教学工作的顺利与有效开展。

其次，进行学校业务档案规范化管理，能够为教学活动的改革与研究提供有价值的依据。业务档案对于教学活动进行记录，各种教学和教研活动等内容及其相关教学问题都进行了记录，从这些内容中，可以挖掘到有益信息，总结办学经验，研究教学规律，在进行教学改革和科研活动的时候找出可参考的依据。

第三，进行业务档案规范化管理，能够为教学活动的评价提供可靠的资料。业务档案的管理和应用能够直接反映出学校的办学理念以及教学的质量。在进行教学评价的过程当中，档案会成为重要的教学评价依据，从中可以对教学的实际情况进行了解。如果档案管理不规范，导致档案内容不完善，就无法对教学活动和教学管理水平进行客观、全面的评价，使得最终的评价结果出现误差，权威性也大大降低。

第四，进行业务档案规范化管理，还能够塑造学校良好的社会形象。通过规范化的业务档案管理，能够对学校的历史建设以及办学情况有一个更加清晰的梳理，学生、家长和社会能够对学校有一个更加清晰的认识，学校教育教学工作变得有章可循、有依可查。通过规范化的业务档案管理，可以建立规范的校史记录和学校荣誉展览馆，可以展示学校工作取得的进展及成就，塑造良好的学校形象。

二、规范化管理在学校业务档案管理中遇到的问题

（一）文件归档意识不强

由于中学阶段的教学任务较重，同时学校事务杂多，条块内容也是比较复杂的，不同教育教学管理和教育教学实践环节的内容也较多，一些教师对于教育教学资料记录保存的重要性方面缺乏正确的认识，文件归档意识不强，认为只要将资料与教师和管理人员进行分享即可，没有要将文件进行及时归档的意识，也没有将档案保管作为重要的工作。还有一些教师存在一定的文件归档抵触心理，认为自己的教育教学文件应当由自己保管，使用起来也更加的方便，这样给业务档案管理工作带来了一定的阻碍。还有的教师在文件借用之后不能及时归还，造成文件的丢失，这也会造成业务档案资源的缺失。

（二）业务档案管理体制有待完善

当前，针对中学阶段的档案管理制度还没有明确提出，教育部门也没有出台相关的规章制度，导致学校档案管理规范化建设方面没有形成良好的管理。大部分的学校只能依据各省市提出的中小学档案管理办法来对档案工作进行管理，这样就造成了管理体制不健全的问题。学校教育教学活动中的各类文件通常仅仅是单纯地进行了档案保管，对内容和名称进行了归档，尚未构建标准化、制度化的体制，在档案管理工作中不能实现文件的细分，资料的量化管理也存在一定的困难。

（三）档案管理人员专业素养不高

中学阶段的大部分档案管理人员并不是专职人员，同时也不是专业档案管理人员，主要是由学校安排的管理人员来负责，大部分属于兼职的性质。目前担任学校档案管理工作的是学校的管理层人员，他们日常工作较为繁重，在档案管理方面缺少足够的时间和精力，再加上没有接受过专业的档案管理培训，在档案管理方面的专业知识不足，实际技能也相对较弱，使得学校的档案管理工作较为松散，档案规范化管理没有充足的人力资源保障，档案管理工作就不能形成体系。

（四）档案管理手段较为滞后

当前，学校管理层存在着对于档案管理认识不足的问题，仅仅是将档案管理工作看成是教育教学管理工作当中的基础性工作之一，认为其不能够产生教学效果和经济效益，对于学校的整体发展影响不明显。使得档案管理在政策上没有足够的支持，相关的人力、物力和财力上也没有保障，有的学校档案管理手段还停留在非电子化档案阶段，甚至出现重要材料遗失、丢失和不完整现象。统一的调配制度也尚未建立起来，无法对档案资源进行有效的整合与共享，这样使得档案的使用率也大大降低。

三、做好学校业务档案规范化管理工作的对策

（一）形成档案管理意识

首先，应当加强对于档案管理的管理力度，让教师和管理人员认识到文件归档的重要性。归档文件应当包括教师的教育教学过程、学生指导、学生评价以及学生学习等各个阶段的资料，反映出真实的教学活动，从而为教学评价工作保留参考依据。其次，应当充分认识到文件归档对于教学质量的评价和提升具有重要的作用，只有对档案进行规范化管理，才能构建起相关的教学档案，从而为教学质量的评价和提高提供客观的依据。

（二）构建规范化的管理体制

在管理体制方面应当将教学文件的管理形成一个规范化的承袭，对于教学设计、教学进度、教学评价等方面注意实效性，保证所形成的教学文件具有明显的时效性，从而形成具有实效性的档案。构建完整的教学档案归档体制，保证在搜集整合阶段，能够对档案文件进行完整管理，然后建立分口定则的归档体制，将责任落实到具体的个人。明确规定业务档案的归档范围，对管理主题的责任进行明确，并且保证资料完整，定理具体的规范。另外还应当确定教学档案的搜集、整理、归档、立卷、保存以及利用，对具体的内容进行明文规定，形成规章体制。

（三）提高档案管理人员的素养

档案管理工作是一项具有重要意义的工作，档案管理人员应当熟练掌握档案管理的知识，掌握现代化的档案管理技术。学校应当定期组织对档案管理人员的培训，同时引进信息化管理人才，将现代技术与档案管理工作紧密联系起来，培养多元化的档案管理人才，提高其档案管理的知识和技术水平。另外，对于档案管理人员来讲，责任心是非常重要的，责任心不强的人是不能够在档案管理岗位上做出业绩的，因此还要注重培养其责任意识和服务意识，坚守职业道德，做好档案管理工作。