企业数字档案室建设的实践与探索

胡美维

（浙江中国科技五金城集团有限公司）

数字档案室是充分应用计算机技术、图像处理技术、数据库技术、网络技术等多种先进技术的新型档案室，是企业办公自动化的重要组成部分，也是企业信息化建设的重要内容。建设数字档案室，已经成为企业档案以服务转型来适应企业发展方式转变的重要途径。

一、企业数字档案室建设的目标

（一）实施网上查档工程，提供“查档到桌面”的服务

企业实施档案数字化、建设数字档案室后，通过档案数据的集中管理，档案管理人员可直接在个人计算机上查阅、打印档案数据；有局域网的单位还可将开放的档案数据通过网络发布，使单位人员可以在个人计算机上在线查阅档案和资料，提供“查档到桌面”的服务。

（二）实现数字档案资源的在线接收和集成管理

通过建设数字档案室，通过与单位办公系统和各业务系统归档功能的无缝衔接，就能够实现本单位各类数字档案资源的在线接收和集成管理，真正建成集成了企业各类有价值数字资源的档案“数据仓库”；同时，通过与数字档案馆的无缝对接，能够及时通过政务网向档案馆移交和备份档案数据，确保档案数据安全。

二、企业数字档案室建设的主要任务

（一）建设覆盖室藏所有档案的目录数据库

档案目录数据库是档案利用、检索的基础，企业档案室在进行目录数据库建设过程中，要结合档案管理系统要求，设计统一、规范的目录录入标准，建立包括文书档案、科技档案、会计档案、特殊载体档案和专业（业务）档案等在内的完整档案目录数据库。同时为方便检索，可根据企业实际情况和利用频率对档案目录数据进行筛选导出和加工处理，分门别类地建立各种专题数据库，例如人事任免、职称评定、荣誉奖牌专题目录数据库等，提高档案利用效率。

（二）建立室藏重要档案的数字化扫描和转换

档案数字化扫描和转换主要针对室藏永久、长期档案，常用、珍贵档案和有长远利用价值的档案进行数字化，包括纸质档案、照片档案、多媒体档案等。在建立档案全文数据库时，不仅仅是局限于文书档案，还包括业务档案、有关编研成果等。

（三）加强企业各类电子文件的接收和归档

此外，随着企业生产业务系统和办公自动化的广泛应用，企业产生了大量的电子文件，电子文件成为企业数字档案资源的重要来源。一是对于OA系统中电子文件的归档，一般通过开发档案管理系统与OA系统的数据接口，进行每年定期导出到档案服务器上，并导入档案管理系统进行年度归档。二是对于生产业务系统中的电子文件，一般通过开发专门的数据导出接口，结合业务数据的特点进行归档或备份。三是对于其他账外电子文件或数字资源，如上级或其他单位发来的未在OA系统上运行的文件，一般在年度归档时一并归档。对于重要电子文件，目前一般采取纸质、电子双套归档的方式。

三、企业数字档案室建设中存在的主要问题

（一）企业对档案信息化不够重视，资金投入不足

档案数字化需要以巨额资金投入为基础，如果没有资金作为启动档案数字化的前提条件，一切都无从谈起。而且数字档案室建设不是一次性投入就可以一劳永逸的，在它们的维护运转过程中所需要的费用绝不亚于将其数字化的费用，这就使得档案数字化看起来像个无底洞。而另一方面，档案数字化后能否提高利用率还是个未知数，这样必然会产生投入与产出之间的矛盾，也就造成许多档案室在建立了自己的网站后，没有足够的资金进行档案数字化，使数字档案室成为一个空壳，毫无现实意义。

（二）管理机制不健全，电子文件接收与归档管理的工作意识不强

相对于纸质文件，电子文件接收与归档强调采取更加严格的管理措施和技术手段，要求彻底转变档案管理的工作思路与方法。然而，多数文档管理部门及相关业务人员没有充分意识到电子文件给档案管理带来的冲击，对电子文件接收归档的认识存在一定的模糊和偏差。开展数字档案室建设的主观意识不强，技术不过硬，标准执行不严格，且内部组织及管理方式无法适应新的业务流程。这些因素都导致了数字档案室建设发展速度缓慢。

（三）档案数据质量有待提高，信息安全存在隐患

档案全文与目录数据的挂接正确性不够是当前数字档案室建设中比较普遍的问题，主要原因是在档案数字化实施工作中，由于档案数字化工作量大，工作人员的责任心参差不齐，再加上质检程序和监理工作不到位，直接导致数据挂接的差错率普遍较高，这将直接影响档案数据的今后利用。这就要求我们必须在扫描阶段严格把关，确保数据挂接质量。

同时，信息安全问题也是当前数字档案室建设需要关注的，否则一旦出现问题，将可能造成企业无法弥补的重大损失。因此，在档案管理软件的设计中不仅要有密级限制、利用者身份认证以及利用权限的限制，而且在档案数字化实施阶段也要做好安全管理工作，严格执行安全管理工作程序，确保档案信息的绝对安全。

（四）企业档案人员的队伍结构、知识结构跟不上要求

数字档案室的建设包括硬件和软件两个部分，无论是硬件维护还是软件操作，都离不开具备较高计算机技术水平的从业人员。但是，目前我国企业档案从业人员普遍存在年龄偏大和知识结构老化现象，只有很少人员是计算机专业出身，面对今后数字档案室所必需的日常软硬件使用、维护和数据管理工作，显得力不从心。以目前企业档案人员的年龄结构和知识结构，远远不能适应未来建设数字档案室的要求，急需培养一批高素质、专业化的档案信息化从业人员。

在教学实践中，在条件允许的情况下，教师就可以带领学生走出教室，让学生走进大自然中，在大自然中感受各种各样的节奏，促使学生进一步的感知到大自然所独有的节奏美感，使其静静的品味律动，使其的节奏感大大提升。这样的教学方法更加有趣、生动，与小学生现阶段的学习特点相符合，使培养目标得到真正的落实。

四、推进企业数字档案室建设的对策和措施

（一）积极争取企业领导重视和支持，为企业数字档案室建设提供有力保障

数字档案室建设是一项系统工程，涉及资金投入、设备配备、人员组织、部门协调等方方面面的工作，仅靠档案部门是无法完成的。只有取得领导的理解和支持，才能将档案信息化纳入到企业信息化建设中，才能推动档案工作的发展。

（二）完善档案信息化相关制度，夯实企业数字档案室建设基础

数字档案室建设不仅要求档案基础管理制度健全，还要建立和健全数字档案室建设所需的各种规范，例如，在启动数字化工作时，制定《档案数字化建设方案》，对数字档案室建设的技术标准、信息安全等进行规定;针对档案扫描，编制《EXCEL表格导入档案系统规则》《科技档案目录录入规则》；针对网上利用，制定《档案查询系统使用说明》《网上利用档案权限设置流程》《网上利用档案流程》《档案安全保密制度》等。通过制定一系列的管理规范，实现电子档案的全过程管理。

（三）加强档案数字化过程管理和质量控制，做好数据备份工作

数字化工作具体过程分为鉴定、整理、扫描、图像处理、质量检验、目录录入、电子文件挂接等环节；明确各个环节的责任人，例如出入库登记、扫描完后检查完整性等等；规范扫描格式、质量要求，按照《纸质档案数字化技术规范》，制定鉴定、扫描、图像处理、存储等规范。结合档案系统管理软件的特点，制定目录、原文挂接规则，建立档案目录、全文数据库。

数据库建设的结构和格式必须执行统一规范，全文数据库建设按国家规定的全文文件格式（tif、jpg、doc、txt），使档案馆在接收后的数据实现可读、可供检索、可导入本馆数据库。

扫描文件数据与目录数据挂接要加强核对。文件扫描后的数据要与目录数据进行挂接，才能真正建立全文数据库，进行利用。挂接有专门的软件可以应用，速度相当快。但在实际操作中差错较大，不仅影响了利用，而且找错修改相当困难。因此，采取人工挂接方式，对照文件目录逐条逐页进行，在挂接时不仅确保目录与扫描文件的正确对应，而且对著录的文件目录同时进行校对，发现错误及时修正，避免利用中出现文不对题的情况。

数字档案要做好备份。档案室对已经建立好的目录数据和全文数据，不能单独保存在计算机中，应建立科学安全的保管存储体系，及时做好备份。备份的方式可以另外保存在服务器或比较安全的计算机中，并再刻录成光盘等耐久性载体进行双份保存。

（四）稳定档案队伍，提高档案工作者综合素质和信息化管理水平

与传统档案管理工作中档案人员无须过问归档前文件的形成过程不同，管理电子档案要求档案人员必须了解电子文件形成过程中使用的相应技术和设备。在电子文件设计形成阶段，档案人员就应了解具有长期保存价值的电子文件产生的背景、设计思想、数据格式、相应计算机软硬件技术等，同时参与制定一系列的标准规范。

现有的企业档案人员结构和素质还远不能适应数字档案室的工作要求，而人的素质问题不是一朝一夕能够解决的，必须早做安排，做好现有人员的知识更新和培训工作。要把计算机操作和有关软件使用作为档案人员基本的技能和要求，纳入到上岗培训中去，纳入职称评聘中去，纳入到继续教育中去，选派业务骨干参加上级举办的有关电子档案管理的业务培训，提高整支队伍素质，保证档案系统现代化管理工作有序、正常、持续的发展。

［1］ 梁绍红.如何建设基层数字档案室建设［J］.浙江档案，2009（6）.

［2］ 罗亚琦.民营企业建设数字档案室势在必行［J］.浙江档案，2011（8）.

［3］ 唐玲.数字档案室建设［J］.经营管理者，2012（9）.