水利档案信息化管理的研究

时间：2024-05-20

刘叶飞

（武义县源口水库管理处）

一、开展水利档案信息化管理的背景和意义

水利是农业的命脉，“水利兴，五谷丰”，新农村建设也离不开兴修水利。而水利档案是在水利工程建设管理以及防汛工作中产生的，是记录国家和地方有关水利各方面信息的系统载体。随着水利建设的推进，对管理的要求越来越高，离不开档案工作和档案信息化的基础支撑。以本单位武义县源口水库为例，该水库位于浙江省金华市武义县境内，钱塘江流域、武义江支流熟溪麻阳江中游的白姆乡上宅村（白姆村）1.5千米处，控制流域面积105平方千米，年均径流量1.2亿立方米，总库容2880万立方米，正常库容2200万立方米，是一座以灌溉为主，结合防洪、城市供水、发电等综合利用的重要中型水库，其重要性不言而喻。而它的日常运行和管理都与档案工作息息相关，迫切需要高效化、网络化的档案信息化管理支撑。

水利档案信息化管理，是指在水利档案管理过程中应用现代化信息技术，实现数字化、网络化、高效化的管理。传统水利档案在管理过程中，容易造成档案的损坏和丢失，还存在档案存放秩序混乱的现象。特别是在防汛期间，查看水文资料的频次加大，更加重了在管理方面存在的问题。通过开展水利档案信息化建设，将水利档案进行系统的整理、归类和整合，从而打破时间空间的限制，使不同地域的水利资料可以在线共享，提高了档案的利用效率，实现了更好的档案信息资源服务；同时，也可以减少对实体档案的直接利用，延长了档案的寿命。

二、水利档案信息化管理中存在的主要问题

水利档案信息化建设包括档案信息有序整理、档案信息数据库建设、档案信息网络建设、档案信息资源开发利用、档案信息化人才培养等内容，涉及面广，工作要求高。但是，由于当前水利档案信息化建设中普遍存在思想观念跟不上、重视力度不够、管理手段落后、资源建设不规范、安全保障不足等诸多问题，给水利档案信息化建设带来了一定困难。

（一）档案信息化规划相对滞后，在工作推进上缺乏统筹

目前水利系统的信息化建设侧重于防汛防旱资源、工程建设、管理工程建设方面，档案信息化建设跟不上水利信息化的总体发展进度。同时，档案信息化统筹规划不够，缺乏全局性、综合性、统一性的意识，存在各自为政现象。

（二）缺乏档案信息化意识，管理手段落后

部分专兼职档案人员受到传统档案观念的影响，思想观念落后，习惯于按照以前的思路开展档案工作，对于信息化、数字化建设缺乏概念。有的虽然也使用计算机辅助档案管理，但仅仅限于目录检索。

（三）档案信息资源建设和整合问题突出

水利部门的数字档案资源建设涉及各个方面和多个单位，其建设和整合问题日益突出。由于水利工程涉及社会各个方面，各单项工程的结构功能复杂，导致了其档案组成的复杂性，往往从设计初期就因为投资状况、规划走向、拆迁征地、群众利益等因素不断修改，甚至有时工程已开工，实际情况又与设计时情况不同，这些不确定因素加大了档案收集整理的难度。同时，不少水利单位档案管理人员是兼职的，对水利工程档案业务及管理缺少经验，致使验收资料整理不够全面，只是被动地从业务部门接收资料，对工程建设、验收的档案要求不够明确，出现整理不规范、不全面等现象。

（四）档案信息化管理存在不安全因素

水利部门在推进档案信息化过程中，各种安全风险日益突出，比如网络化管理和利用的安全性，数据的丢失、更改和被误删除，这些风险因素都会直接影响档案信息化建设的顺利推进。

（五）档案信息化专业人才严重不足

档案信息化专业人才的综合素质和技能，决定了档案信息化建设的成败和效果。目前水利档案管理中的信息化专业人才普遍欠缺，已成为制约水利档案信息化建设的关键因素，这在一些偏远地区和水管部门中尤为突出。

三、推进水利档案信息化管理的对策和建议

要推进水利档案信息化建设，必须正视水利档案信息化建设中存在的问题和困难，制定切实可行的对策和措施，使档案信息化建设更好地为水利工程建设、水利工程管护和水资源管理服务。

（一）进一步提高对档案信息化建设重要性的认识

档案信息化建设是依托信息网络等技术，对传统档案管理工作进行“升级换代”、创新发展的重要抓手。要提高对档案信息化建设重要性的认识，克服各种思想认识上的误区，自觉学习档案信息化等方面的知识，与时俱进地把水利档案管理工作做好。

（二）要加强水利档案信息化建设工作的统筹规划

水利档案涉及水利工作的各个方面，系统内部各个部门，要通力合作把工作做好，避免单打独斗。同时，要对档案信息化工作进行总体规划，科学确定长期目标规划和近期目标计划，并按照计划，稳步推进档案信息化建设。同时，要加强档案信息标准化和规范建设。档案信息化标准规范主要包括管理性标准规范、业务性标准规范和技术性标准规范。管理性标准规范包括电子档案管理规范、信息安全管理规范及数字档案资源管理标准等；业务性标准规范包括档案信息化处理规范等；技术性标准规范包括数据存储、压缩、数据交换、数据加密、水印技术和软硬件建设技术规范等。

（三）要重点推进数字档案资源建设

数字档案资源建设是档案信息化建设的核心，水利档案专业性、技术性强，涉及管理门类广，数字档案资源建设必须从源头上把好关。要制定与水利信息化相协调的档案信息化建设工作计划，宏观上要有总体的指导思路，实现发展战略上的创新；要增强综合档案室的业务监督、指导职责，建立和完善档案信息管理制度，明晰档案信息管理流程，建立水文数据网上归档流程等各专业的档案归并录入规定，实现各门类档案收集、管理的标准化、规范化，丰富室藏；加大电子文件归档管理。必须以成熟的软、硬件环境和良好的管理制度为前提。综合档案室作为归档文件的信息接收和管理的职能机构，档案资源接收和整合非常重要，要健全档案信息收集管理制度，确保各类档案，如实物档案、电子档案、音像档案以及技术档案等进行分门别类，收集完备。

（四）要加强档案信息的安全管理

加强配备档案信息化建设所需的相关软硬件设施，如电脑、打印机、复印机、档案防磁柜等，并对档案数据库进行升级改造，以满足水利档案信息化管理的现实需要。建立健全档案信息安全各项制度，加强档案信息安全防范和管理，建立安全可靠的身份验证、防扩散等安全机制，特别是要加强网络安全管理，防止黑客进入系统更改数据，确保档案信息安全。

（五）要重视信息化专业人才的培养

一是要改变旧观念，树立正确的档案人才观。人才是档案信息化建设的关键，档案信息化建设要树立大人才观，针对在具体管理中对人才的评价标准，立足于“人人皆才”“人人皆可才”的观念，在具体的人才建设中树立整体观念和动态观念，这样人才资源才不至于成为无源之水，人才管理才可能取得人尽其才、才尽其用的效果。二是要通过各种渠道，加快引进和培养信息化人才。在实际管理过程中，应该熟练现代信息技术的专业技能，掌握数据处理、信息联网以及网络应用技术。同时把水利专业以及档案管理结合起来，构建综合性的人才培养体系。对于边远地区的水利部门档案管理人员，重点要进行帮扶式培训，把人组织好，手把手地把档案人员带好。补充一点，硬件建设也要跟上，与之匹配。可采取专题讲座、实习培训、现场研讨等方式，使在职档案人员学习新知识、新技术，掌握新技能、新方法，探讨新情况、新问题，及时提高其信息素养和信息技能，从而培养出适用型、普及型的档案信息化人才。