信息化背景下文书档案管理工作的创新路径

石娟娟

◆摘  要：现如今，我国是互联网快速发展的新时期，互联网信息技术以及办公自动化技术的高速发展为文书档案信息化管理提供了工具，由此推动文书档案管理工作朝着信息化、科学化、现代化的方向发展。新时期，企业如何做好文书档案信息化管理工作，发挥文书档案在企业决策、管理、生产经营中的价值，是档案管理机构应当重点关注的课题。本文就信息化背景下文书档案管理工作的现实意义进行分析，指出文书档案管理工作中存在的不足，提出了相应的改进建议，旨在促进信息技术与文书档案管理工作的融合，实现文书档案管理创新。

◆关键词：信息化;文书档案;管理创新

文书档案管理是所有企业以及地方工作正常开展的核心资料记录，文书档案管理的完整性与精确性，直接反映了地方与企业运营生产各项工作的发展特征，项目关联性以及行业本体发展的可持续性。因此。文书档案管理工作必须要求高质量完成，然而，在当今信息化背景之下，以往文书档案管理工作的操作机制已不能满足现下企业发展的各项工作需求，因此，结合信息化技术对文案档案管理工作进行有效改进，提升文书档案管理工作的效率与质量是当务之急。

1文书档案信息化的优点

1.1提高办公效率

文书档案信息化可以利用档案管理系统，将信息资料存储在上面，它解决了以往出现的信息资料收集不完整、字迹不工整等问题，节省了人力，也提高了信息资料的准确性。

2.2实现资源共享

以前的文书档案大多是纸质版，所以无法做到信息资料的共享，造成了资金和资源的浪费，并且纸质版的档案查找资料也较为困难。但是网络技术在企事业单位广泛应用，直接提高了文书档案的利用率，使得信息化的文书档案更加方便快捷。

2信息化背景下文书档案管理工作的创新路径

2.1强化信息化平台建设力度

多元化的管理工作可以帮助文书档案更快适应信息时代发展的实际需要，借此加快文书档案管理信息体系的建立。而在开展信息化管理平台建设期间，需要不断强化档案管理执行力度，尽可能规避出现文书档案管理能力不高的问题。就档案管理信息体系建设方面而言，开展文书档案管理的创新，可以保证新型档案管理体系同本领域现状之间形成结合。而在构建信息化管理平台过程中，企业可以尝试建立如下三个系统：档案加工系统;档案信息数据存储以及管理系统;档案保密系统。加工系统具体是结合文书档案实际情况，予以科学设计，改善加工体系，因为加工体系本身具备搜索以及编辑等能力，可以借此减少工作人员的工作量。文书档案存储管理系统重点在于针对文书档案相关信息数据的收集以及管理，且可以提供相对简单的查阅服务，并保证档案存储格式的合理性以及科学性。保密系统需要由专业人员设定，借助软件设施等针对文书档案信息数据予以分类管理，且借助设计访问权限，以保证文书档案信息数据的安全性以及稳定性。

2.2转变观念，深入推进文书档案数字化建设工作

文书档案资源种类多、内容丰富、涉及面广，管理过程中的难度较大。只有充分对文书档案进行数字化处理，做到文书档案数字化全覆盖，才能真正朝着信息化管理的目标前进。具体而言，一是要完善软硬件设施，优化文书档案管理环境。一方面，企业要结合文书档案信息化建设的基本要求以及企业实际情况，购置高速扫描仪、高拍仪、微缩相机等硬件设施，对纸质文书档案进行扫描处理，并录入至计算机终端;另一方面，企业要购置文书档案格式转化系统、文书档案管理系统，实现微机化管理，有效对声像类、载体类、影响类的文书档案进行格式处理和管理。二是要结合企业人力资源实际，进一步引进专业化人才，实现文书档案数字化工作专人负责的目标，提升数字化的质量。同时，企业也可以探索将非涉密文书档案资源交由外部企业进行加工和处理，通过服务外包等方式来推进文书档案数字化建设的进程。三是要进一步推動信息资源共享工作，通过技术手段来打破文书档案管理系统与OA办公系统的数据传输壁垒、数据共享壁垒，实现文书资源一站式传输、开发与利用，提升文书档案管理的速度和质量。

2.3做好文书档案加密防护工作

信息技术在文书工作中的应用，能够极大地提升文书档案管理工作的效率和质量，同时也要警惕文书信息的安全性，网络信息技术一方面能够提供海量的信息载体，满足人们的信息搜寻工作，但是同样也有隐秘信息被泄露的隐患。因此，可以利用信息技术对特殊的文书档案的访问权限进行加密设置，同时限制部分文件的阅览范围，这样就可以对企业以及地方的文书档案运用信息技术手段进行安全性保护，加强文书档案的安全管理工作。加密文书档案在录入系统时要特殊标志处理，以确保文书档案的信息已经设定安全保障，经过专业技术人员检查之后，方可录入归档。

3结语

总之，网络信息化的快速发展对文书档案管理工作带来新机遇，也带来了新挑战，档案管理部门必须顺应时代发展的进程，积极创新管理模式和方法，适应新环境、把握机遇，使文书档案管理工作更好地向信息化、科学化、安全化、现代化发展。

参考文献

[1]刘敏.信息化背景下文书档案管理工作创新研究[J].城建档案，2020（07）：67-68.

[2]刘春雪.信息化背景下文书档案管理工作的创新路径[J].科技资讯，2020，18（21）：16-17+20.

[3]李沛.信息化背景下文书档案管理工作的创新[J].管理观察，2020（10）：68-69.

[4]温雅倩.信息化背景下文书档案管理工作创新性研究[J].兰台内外，2019（05）：9-10.

[5]孟蓉.浅析信息化背景下的文书档案管理创新[J].中国管理信息化，2018，21（24）：185-186.