谈信息时代档案管理的创新方法

杨梅

【摘要】档案是我国机关、企事业单位、团体或者个人用来记录学习、工作、生活的文字影像等原始记录，是社会信息资源的汇总，可见档案管理工作的重要性。在信息时代，科学技术为档案管理工作带来了更大的机遇，让档案管理手段更加多样化，但同时也带来了挑战。探讨创新有效的档案管理方法是相关工作人员需要不断探讨的重大课题。

【关键词】信息时代；档案管理；创新方法

一、创新档案管理工作理念，提高档案管理人员职业素养

思想观念的创新能够促进工作上的进步，因此为了保证档案管理工作能够跟得上时代的发展，档案管理工作的创新必须要从理念的创新入手。在创新的档案管理理念的引导下，采取科学有效的档案管理手段，突破封闭、后端的管理环境，采用创新的管理理念，丰富档案管理的内容，鼓励在档案管理中不断创新，保证档案管理在信息化时代背景下能充分发挥其效用。档案管理工作不能再墨守成规，反之要不断产生新的管理创意，让档案管理工作进入新的层次，从而能满足时代发展的要求。信息化时代背景下，档案管理的创新没有可供借鉴和学习的历史经验，档案管理工作人员必须要以开放的思想，新颖的理念进行档案管理工作，促进档案管理的创新。

首先，档案管理工作人员要具备良好的职业道德，爱岗敬业，具备管理的责任感，这样在日常工作中，他们才会更愿意积极思考管理的新手段，提出创新的意见或者建议，从而促进档案管理工作的创新。其次，档案管理工作人员要有丰富的知识涵养，密切关注经济和社会的发展，这样才能对档案管理工作有更高层次的理解，明确分析时代对档案管理工作的新要求，从而在工作中不断提出创新的理念，创新档案管理的手段。最后，档案管理工作人员还要具备创新性思维。档案管理工作人员绝对不能固守成规，坚持使用守旧的管理方法，不注重采用创新的思维解决问题。

二、创新档案管理体制

档案信息管理的重要方式是集中统一管理，信息化时代下，档案管理工作在信息技术的支持下能够有创新性的进展。然而，信息时代档案管理的创新仍然处于探索阶段，档案管理体制仍然存在着诸多问题继续解决，例如档案信息管理集中度不够，档案查询过于繁琐。这主要是由于我国的档案信息系统建设比较分散，各个省市、各个机构都拥有自己的档案管理系统，要查询社会个人的档案信息可能要通过多个档案管理系统查询。因此，信息时代档案管理的创新必须要创新档案管理体制，提倡所有机构、单位的档案信息要纳入集中统一的信息管理系统，并制定科学化、规范化的档案使用制度和流程。

三、档案管理服务手段的创新

在信息化时代背景下，档案管理必须要体现其服务性特点，从某些方面来讲，为群众服务是新时代档案管理理念上的创新，也是档案管理工作的重要内容之一。因此，档案管理必须树立为群众服务的管理理念，不断创新服务手段，推动档案管理的创新。

首先，实现档案信息的自动化收集与上传。信息时代，档案信息的收集、录入和上传是档案管理工作中至关重要的工作环节。与传统的纸质档案管理不同，档案管理工作人员只需要通过对电子信息的编辑、下载、上传就能实现档案管理。然而如果档案管理工作人员出现人工的失误，就会影响档案信息的准确性，同时档案信息的修改也无法确保时效性。因此，在这种条件下，必须要创新管理模式，充分利用信息技术，使用网页、计算机程序来实现档案信息的自动收集、上传、自动匹配编辑等，这样就能确保档案信息能够实时上传、修改和归档。

其次，提供档案在线查询、使用服务。科学技术的发展给人们的工作、学习和生活带来了新的变动，人们对信息的时效性和便捷性越来越重视。传统档案管理中，人们必须要到相关机构、单位去查询或调动相关档案信息，很大程度上浪费了人们的时间，同时也浪费了档案管理人员的人力。因此，档案管理必须创新服务手段，建设档案信息数据库，充分利用网络信息平台，开放档案信息查询端口，让人们通过客户端或者网络就能查询到自己需要的信息。

四、档案管理服务内容的创新

信息化时代下，人们对档案信息的查询需求增加。此外，为了保障自身利益，维护个人的权益，人们迫切希望了解社会、经济发展的现状，国家新政策，从而能够顺应时代发展的潮流。因此，在新时代背景条件下，档案管理可以创新服务内容，扩展信息服务领域。信息化时代，档案管理部门可以扩大服务范围，把档案信息开放给政府机构、企事业单位和个人，这就需要档案管理人员深入了解档案资料的价值，采用科学有效的方法管理档案，为人们提供更丰富的信息。在实际操作中，可以在网络上建立档案贴吧、论坛等，为人们服务。

信息时代档案管理的创新首先要树立创新的管理理念，提高工作人员的职业素养，同时创新现有的档案管理体制，不断创新档案管理的服务手段和服务内容。信息时代的档案管理创新仍然还处于探索阶段，相关部门必须要充分利用科学信息技术来促进档案管理工作的进行，从而为社会群体或者个体提供必要的信息资料，做到与时俱进。

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