数字化档案管理中存在的问题及对策

张仁芬

【摘要】随着计算机网络技术的快速发展和广泛应用，档案管理逐步实现了数字化，极大提高了办公效率，使档案管理事业取得了实质性进展。与此同时我们应该看到现实中的数字化档案管理还存在一些问题，制约着档案管理数字化建设的进程。对此，本文简单阐述了数字化档案管理的内涵，分析了其问题所在，并提出了控制对策。

【关键词】数字化档案管理；问题；对策

档案工作自古至今就是各个时期政治和社会管理的记录过程，是社会发展过程中的主要记录者。档案记录了社会发展中的方方面面，是一个历史的客观记录，可以用来集中反映一个时期决策层的决策、的过程和成果，以给后人留下宝贵的财富。随着计算机技术的飞速发展，加速了档案信息化的建设，也必然给档案的工作产生重要的影响，一方面，网络信息化技术为档案信息开发提供了技术支持。另一方面，档案信息的数字化又要求加快对档案信息的开发利用。档案信息的数字化也存在着信息不安全等问题，同时在操作层面也存在一些调整。整体而言，信息技术的快速发展，对档案资源数字化的开发，既是一种机遇也是一个挑战，如何更好地实现档案信息的数字化，是很多政府和企事业单位面临的共同问题。

一、数字化档案管理内涵

数字化档案管理是将档案的各种原始资料，如纸张、录像、录音等传统储存介质，利用扫描、录入、转化等技术手段将其存储于计算机，并对其进行分类管理，从而便于快捷检索，及时找到所需档案，大大提高了办公效率，同时还具有诸多优点，如存储空间较小、备份和维护简便、安全性较强等。因此建设数字化档案管理是对时代发展要求的回应，是档案管理自身发展的必然趋势，对于服务社会大众、促进国家经济发展具有重要意义。

二、档案信息数字化的优点分析

档案信息的数字化是档案管理中的重要环节，是提高档案信息管理的重要手段和方法，也是实现档案信息更安全、更有效管理的前提。

1.档案信息的数字化可以方便检索

档案信息数字化之后，档案就可以存储于光盘或磁盘上，很方便用于计算机来查询。由于计算机自身强大的搜索能力，使得信息档案的管理更为快捷和方便。同时档案信息数字化之后改变了传统纸质材料的操作方式，避免了因为手工操作的不准确、不完整信息带来的问题，提高了效率，且仅需要在电脑上就可以完成操作，时间大大缩短，方便快捷，效率大大提高。

2.档案信息的数字化可以方便保存

数字化之后档案存储于光盘和磁盘上。这样和传统的档案相比较，可以有效防止发潮、发霉以及一些天灾的情况，可以重复使用，不仅节约了大量的纸张，而且很环保，且使用寿命很长。更可以避免纸张发生的被氧化或者腐蚀的文献，存储容量大，占用空间小，大大提高了档案信息管理的质量。

3.档案信息的数字化可以有效实现资源的共享

纸质的档案管理模式难以实现部门之间档案信息的共享，大量的档案被存放和闲置着，造成资源的大量浪费。信息化的时代，使得数字化的档案可以方便人们实现信息共享，利用网络实现信息的传输。

4.档案信息的数字化可以有效提高了档案传输的安全性

传统的档案传输是靠人力来完成，时间较长，给传输带来安全隐患，经常出现传输过程中的信息丢失，同时邮寄过程安全性也很低。档案信息的数字化可以方便地进行传输，不会造成档案的延误或者丢失现象，绿色节能，大大节省了人力、物力和财力。

三、档案信息数字化的缺点分析

1.档案信息的数字化难以保证信息的真实性

早档案信息电子化之后，因为电子信息的可读写性，人们可以对档案信息进行多次的修改，并且没有修改后的特殊标记。这样保持的档案信息可能失去了其原有的信息，而且难以通过传统的辨认字体来寻找信息的原始性，且档案信息没有亲身签名，难以辨别真伪，就难以保证信息的真实性。

2.档案信息的数字化带来的安全问题很严峻

现在社会，通过网络黑客或者网络病毒拦截网上信息的时有发生，通过特殊的程序可以拦截人们之间重要的数据信息内容，或者使用计算机病毒，入侵电脑使得信息丢失，这些问题都使得档案信息的数字化安全上带来了较大的威胁。通过杀毒软件可以减少病毒和黑客和入侵，但是不能绝对防止，而且计算机和局域网维护，也给信息的管理额外增加了一笔经费开支。

3.档案信息的数字化对对管理人员的要求大大提高

档案信息数字化的管理不仅要求工作人员懂得在纸质档案管理的操作方法和操作技巧，还要求工作人员能够熟练使用电子计算机，熟练掌握网络技术，需要较高的字数文化层次。但是目前我国的电子化文书档案管理人员技术水平有限，不能适应电子化进程的需要。

4.档案信息的数字化存在电子文件兼容问题

电子文件的通用问题比较严重，现在全世界各大软件开发公司都相对独立，为了获得更多经济效益，不同信息之间的信息不一定能够兼容，或者是不同的软件生成的电子文件难以实现格式的转换，这也为档案管理人员增加了工作量，同时也增加了经费的支出。

四、档案信息数字化的对策

1.树立档案信息数字化的原则

档案信息数字化要坚持下面三個原则：

（一）科学化规范化和精细化原则。标准化、规范化、精细化是强化档案信息数字化的重要原则，因为档案信息本身就是一项严谨细致的工作，必须要进一步细化档案工作标准和规范，才能提高档案管理的质量和效率要求。

（二）快捷与安全同步的原则。信息的数字化在提高办事效率、质量和速度的同时，也给安全保密工作带来诸多压力和挑战。所以，要在确保安全基础上提高工作效率，不断增强信息化条件下档案管理的全安系数，强调安全使用和管理。

（三）效益与质量兼顾的原则。因为档案信息数字化建设的艰巨性、复杂性和繁重性，因此需要投入相当的人、财、物力，所以，要坚持效益与质量兼顾的原则，研究自身实力，分析客户需求，思考

快捷安全建档的途径。

2.档案信息数字化的观念创新

现在很多企业和政府关于档案信息管理的思维还很长呢就，随着信息技术的发展，以及企业经营范围的逐步扩大。

政府和企业应该树立档案信息是一种宝贵资源的观念。有些领导还停留在“档案就是写在纸上的书面材料”，档案信息在流动和传播中不断增值的知识，是企业经营管理活动中生成的重要的信息资源。因此，必须把档案信息的数字化当成单位信息化推进的整体进程中间去，充分发挥其作用。知识经济是以科技为导向，要不断培育自己的核心竞争力，不仅要靠企业的技术和整体战略，同时还要靠最新的信息以及人才的优势。谁掌握了最新的信息，就占有最新的机会。因此，档案信息的数字化事关单位的工作效率，事关整个单位的整体发展水平。必须改变以往的观念，促进档案信息数字化的统一意识，提供一种全方位的平台。

3.档案信息数字化业务的创新

面对知识经济的迅猛发展，档案信息的工作也要围绕一个企业的大局来。

首先应加大档案信息资源的采集，扩展信息资源的范围，增加信息资源的储备，特别是加大对单位的战略布局、管理方式资等信息的收集管理。其次，要优化档案资源的结构。需要重新审视档案室的结构和质量，增加高层次档案信息含量，丰富档案的载体形式。另外，要加强档案的整理、鉴定，保证档案信息资源的优化，制定合理的归档范围和保管期限。

在档案信息的鉴定的基础上，对一些永久保存的纸质档案采取必要的保护措施；对可以通过计算机建立的档案，尽快建立信息化数字化档案。

4.档案信息数字化的管理创新

传统的信息管理都是一种封闭式的管理，一般档案室的材料只限定本单位的特定范围，服务的对象也主要是本单位的一些主要负责人。随着信息化的发展，现代企业对信息资源的依赖性越来越大，以后的档案信息管理应该是一种开放式的服务咨询机构。所以档案的信息化比如纳入本单位的整体信息化系统中，发挥档案信息资源网的辐射作用，使档案真正成为本单位信息服务系统的重要组成部分。档案信息数字化的管理创新要求在观念和体制创新的基础上对档案管理全程进行创新。

5.档案工作的技术创新

技术创新是档案信息数字化工作的根本手段。档案信息管理要改变原有的通过人工操作方法和分割的组织体系，就要大力引入现代科技手段，建立档案信息中心，实现档案信息收集、整理、鉴定、保存、检索、利用和传播的自动化和网络化。实现信息的一体化，借助多媒体技术，对企业档案进行存儲、加工，使档案信息资源达到图、文、声一体化传输服务，使重要的历史资料得以长久保护和有效修复，也为未来档案信息资源进一步转换利用创造条件。

6.加强人员管理，定期进行教育培训

档案信息数字化发展缓慢，档案人员专业知识、业务素质偏低也是一个制约因素。要加强人员的培训，经过定期的教育培训，让档案管理人员能够掌握较全面的电子化档案管理方法，树立较强的责任心，同时，提高他们的综合文化水平，比如计算机操作水平等，加强思想教育，从根本上杜绝管理人员私自泄露档案的事情发生，达到档案管理的保密要求。

五、结语

现代社会是一个信息高速发展的社会，档案信息为档案管理的重要组成部分，是历史轨迹的再现者。随着科学技术发展日新月异，档案信息电子化已经成为当前信息档案管理的重要手段。信息化档案已经逐步取代纸板的档案，为实现档案信息的精细化管理提供有效前提，加强。加强科学管理，确保档案电子信息的安全可靠，使其准确地提供可靠的，使其在社会生活中发挥更大的作用，有重要的现实意义。

【参考文献】

[1]熊珊珊，赵金卓，张祯.档案信息数字化建设应重视“质量控制”[J].中国西部科技，2009，（14）：66-67

[2]张莉萍，胡杰军.高校档案信息数字化、网络化建设的实践与思考[J].十堰职业技术学院学报，2009，（04）：92-94

[3]林小玲.高校档案信息数字化建设的若干原则[J].福建医科大学学报（社会科学版），2009，（04）：23-26

[4]高雪红.档案信息数字化进程给档案工作带来的问题及探讨[J].机电兵船档案，2010，（04）：89-90

[5]姜欣.公共图书馆纸质档案信息数字化探究——以辽宁省图书馆为例[J].图书馆学刊，2010，（08）：47-49

[6]田滨海，韩虹.档案信息数字化建设是提高高校档案信息服务水平的必由之路[J].哈尔滨职业技术学院学报，2010，（04）：99-100

[7]郑象虹.高校档案信息数字化建设的对策研究[J].浙江海洋学院学报（人文科学版），2010，（02）：122-125

[8]李旭，薛真真，黄湘武，张韬.企业数字化档案信息安全管理研究[J].机电产品开发与创新，2010，（05）：11-13