对标《社会主义学院工作条例》不断提高行政工作规范化水平

杨牧原

在社会主义学院（以下简称“社院”）的组织架构中，行政工作承担着十分重要的管理和服务职能，是保障社院内部各项工作顺利开展的重要基础，也促进统一战线人才培养和科学研究的助力器。规范化的行政工作有利于各项工作运转流畅、系统高效、保质保量。《社会主义学院工作条例》（以下简称《条例》）以党内法规的形式对社院的工作提出了新部署新要求，使社院人深感使命光荣、责任重大。为切实有效推进《条例》各项要求的贯彻落实，推动社院各项工作创新发展，必须夯实基础、打牢根基，建立健全规范有效的行政工作流程，确保日常行政工作简洁、高效、明晰。

一、《条例》的颁布是社院工作规范化进程中的里程碑

（一）《条例》对规范化的要求全面而精准

《条例》在总结社院办学历史、经验以及新时代的创新和探索的基础上，为推进社院工作科学化规范化水平提供了遵循。《条例》的内容涉及各个方面，囊括了社院工作的各个部分，既包含大的方针、任务和目标，又包含了具体的组织建设、业务指导，细化到教师的人员比例、培训学员的范围，为每一项工作提供了遵循和指导，囊括了多个方面，具有广度。同时，《条例》的文字表述清晰明确、严谨规范、详细精确，对各项工作提出了直接清楚的要求。例如针对各级社院培训班的学员构成，以条目形式梳理成章；对上下级社院的指导关系有了明确的规定。这对于社院工作规范化进程有着极为重要的意义。

（二）《条例》明确了行政工作规范化的具体要求

《条例》第九章第五十七条明确指出：“社会主义学院应当建立健全行政和后勤工作规章制度，不断提高管理水平、服务质量和后勤保障能力。”[1]这对行政工作作出了直接和明确的目标要求，那就是以建立健全行政工作规章制度为出发点，以规章制度要求为依据，以规章制度的落实为保障，不断推进规范化、标准化建设，不断提高行政管理水平。制度是基础，制度是保障，制度是依据，将繁琐而多面的行政工作具体到规章制度的条目文字性约束和要求中去，明确责任、明确流程、明确要求，持续推进社院行政工作的标准化、流程化、规范化，进而不断提高社院行政工作的能力水平。

二、社院行政工作规范化存在的问题

（一）行政队伍建设相对滞后

在社院日常工作中，教育培训、理论研究、政策宣传等是重点工作，决策咨询、中华文化教育研究和对外交流、联谊交友等新职能也日趋重要，行政工作则相对处于从属地位，其职能划分与队伍建设都存在着一定的滞后性。一是与同级党委、政府部门相比较，社院办公室人员编制配备还存在不足量的问题，在学习交流、继续培训等提升工作能力素质方面还存在着制度不完善、措施不充分的问题，行政人员专业化水平未能做到与时俱进。二是受限于社院编制现状，行政职能的划分上有待进一步明晰。社院办公室职能有待进一步明确，例如有的社院将信息化纳入办公室职能，有的社院将人事工作纳入办公室职能，没有一个较为合适而可行的统一标准供社院系统参照和学习。

（二）行政制度体系不完善

没有规矩不成方圆，没有制度管理就没有约束，没有切实有效的制度就没有高效率。各地社院自二十世纪五十年代纷纷建立以来，经历了长时间的自我探索，这种探索既包括工作方式方法上的探索，也包括自我建设的探索。如今社院在制度体系建设上仍存在以下问题。一是缺少长效的制度体系。在行政工作中常常出现无规可依、有规难依的局面，有的规章制度缺失，导致工作效率低下；有的规章制度滞后，导致工作流程不完善，给整个学院的日常运转带来了一定的负面效应。二是涉及短期工作的制度灵活度不够。涉及某项短期工作的制度或办法存在思维固化、模式僵化、形式老化等问题，存在着对于政策和现状吃不透、摸不准的问题，导致工作推进比较困难、成果不够显著等问题。

（三）行政管理模式相对落后

进入新时代，统一战线教培工作面临着新的统战群体、新的多元诉求，特别是大数据和信息技术的不断革新，对统一战线教培工作的信息化、智能化提出了新的要求，而行政管理模式相对落后，不能适应和满足新时代的需要。一是在基础设施建设上，未能建立一套高效快捷、行政有效且针对性强的行政管理系统，传统管理模式的创新和变革比较缓慢，没有将日常的行政管理工作进行数据化、信息化、智能化的整合，未能进行网络化、便捷化、绿色化的应用，即便有些已经建立的智能化办公系统也未能与教培科研的中心工作相结合，未能与学员日常管理相适应，导致行政管理工作较为繁琐，也影响了行政管理的效率。二是信息化资源使用过程中的浪费，在信息化建设过程中，未能树立一个总体的信息化整合思维，有关操作人员未能完整地掌握信息化管理技术，在信息化、智能化的建设和运用上往往出现各部门、各流程独立运作、无法兼容的情况，导致线上操作不顺畅，又不得不转变为线下操作，信息共享和传播的效率比较低，行政管理的规范化受到了一定的影响。[2]

三、社院行政工作规范化的关键要素

（一）制度建设规范化

行政规范化，制度是基础。社院行政工作的规范化，要始终以健全规章制度、建立完整的运行体系为依靠。完善的规章制度体系，能够使事务性工作有所遵循，无论是对于领导层的科学管理还是针对普通教职的有效工作，都有着极为有效的保障。单纯依靠个人的习惯性思维和经验性行为，易导致事务性处理上效率低下、漏洞频出甚至是事倍功半。同时，制度上的缺失也会导致权责不明、分工不清，影响工作氛围，进而影响工作质量。因此，制度的规范化是行政工作规范化的基础，有了基础性的建设，才能够持续突破，促进社院发展。

（二）服务标准规范化

行政规范化，服务是检验。行政工作规范化落实情况，往往在日常服务中有着比较直观的体现，大到一次接待工作的完整方案，小到日常事务，都会直接展示出行政工作水平的高低，表现为规范化建设落实的好坏。因此，日常服务是行政规范化最为直接的检验。一方面，要建立一套要求严格、量化具体的服务标准，细化到每一项日常行政服务流程，涵盖每一项具体业务范围，使服务有标准、行动有规范。另一方面，要增强行政人员的服务水平，任何标准和规范都只是大数据方面的总结与概括，落实到具体的行为中，不可能满足具体情况的特殊要求，行政服务的标准与规范最终要取决于行政人员的服务水平。要切实增强行政人员的服务意识，始终以思想引领行动，要培养较好的服务意识，同时要通过各种方式增强行政人员的服务水平，提高业务能力，不断适应不同情况下的新的服务要求。

（三）人员配备规范化

行政规范化，人才是关键。有了制度作为基础是远远不够的，制度的应用和创新关键在人。人员的匹配不规范，一方面会导致制度运行不畅。缺乏专业性高素质的行政工作人员，制度的理解会出现纰漏，制度的应用会出现疏忽，制度的执行会出现松散，导致已经建立的制度成为纸上谈兵，无法为现实工作提供指导和遵循。另一方面，任何制度在时代因素的变化中都会出现滞后性，都会出现不适应现实工作需求的情况，而发现和改进这一问题的关键在于人才。[3]行政工作是灵活的、多变的，固化的、僵化的思维和行为模式会导致行政工作出现问题。社院工作既要面对党委部门，又要面对广泛的统一战线成员，单纯依靠传统的制度规范不能够满足工作需要。人员配备是实现行政工作规范化的关键，既要能够满足行政工作的要求，又要能够发挥岗位人员的优势。

（四）信息网络规范化

行政规范化，网络是手段。网络技术的应用涉及各行各业，没有哪个行业能够脱离信息网络而独立运作，在现如今的行政管理工作中，有着无数信息网络系统，例如OA办公系统、档案管理系统、学院内网、网上工作群等等，信息网络已经渗透到每一个人的日常工作中。信息网络能够提供高效率的运转模式、绿色环保的办公方式以及规范标准的处理流程，保证日常行为的稳定性和持续性。社院工作面对各行各业的统战成员，智能化、网络化、信息化行政管理系统能够为统战成员们提供更加方便快捷的途径，缩短二者的距离，建立长久而稳固的数据联系，形成一个覆盖学员院内和院外的畅通渠道。

四、行政工作规范化的具体措施

（一）建立全方位、多角度的制度体系

要始终将全方位、多角度的制度体系作为提高行政工作规范化的根基，建立一套适应《条例》新要求新部署，适应统一战线新形式新变化的行政管理的制度体系。一是要认真研究《条例》对各项工作提出的新要求，据此建立有针对性和前瞻性的规章制度。例如《条例》第五十五条明确规定：“社院应当建立工作人员考试录（聘）用、学习进修、实践锻炼、职级晋升、绩效评估、考核评价等制度。”针对办公室而言，工作类别多，工作内容杂，不同岗位之间学习进修的要求和目标不同，应当根据新的工作要求建立多层次的制度。二是要根据统战教培工作新的变化完善规章制度。例如档案管理制度的更新，随着统战教培工作日益重要，学员数量不断增加，随之需留存的档案门类和数量不断增加，山东社院办公室制定了档案工作的相关制度，明确规定了档案归档时间、归档程序、归档类别等多方面内容，切实有效地促进了档案工作开展。三是学院规章制度要建立“一盘棋”的格局，围绕服务教学培训这一中心工作，各个部门、各项工作的制度建立要相互联系、相互协调、相互补充，没有一项制度是可以独立存在的。制度的建立既要符合各项工作的实际要求，又要符合其他工作的客观规律，形成一个相互补充、覆盖全局的制度体系。[4]

（二）完善专业性、针对性的人员配备

要始终将专业性、针对性的人员配备作为提高行政工作规范化的关键所在，形成适应社院工作需要的人员配备。《条例》第五十三条明确规定：“社院应当按照政治素质高、业务能力强、工作作风好的要求，建设一支精干高效、结构合理的行政、后勤管理队伍。”一是人员配备上要做到“结构合理”。办公室工作涉及方方面面，既要面对内部事务的上传下达工作，又要面对外部事务的沟通协调工作，还要面对与统战成员的服务交流工作，要求在人员数量充足，过剩的人员配备会导致人才资源的浪费，过少的人员配备会导致工作过于繁重，而部分办公室行政工作岗位专业性要求高，需要专人专岗，例如财务工作就不可能在短时间内完全掌握，这就要求行政工作的人员配备既能满足客观事实的要求，又能够最大限度地发挥每个人的专业技术优势，使行政效率最大化。二是人员配备要做到“精干高效”。要求行政工作的每个人都需要有较高的能力水平，发挥好每个人的特长。行政工作人员要多学习、多参加相关专业的培训，在理论和技术层面上不断充实自己。同时，行政工作人员要多交流，加强社院系统之间同类工作人员的交流，取长补短，共同进步。行政工作人员还要有强烈的责任心，多给自己加压力，多给自己提要求，在实践中不断提升能力水平。

（三）建立高效率、标准化的信息网络

要始终将高效率、标准化的信息网络作为提高行政工作规范化的常规方式，建立起一套技术先进、运转流畅、绿色高效的，既能适应社院教职工工作需要、又能适应各行各业统战教培学员需要的信息化网络。一是遵循方便快捷、技术适当的原则，使信息化网络切合实际地高速运转。建立的信息化网络既要考虑到年轻人学习接受新事物快的因素，又要考虑到老同志学习接受新事物慢的因素，不能一味只顾“面子”，不顾“里子”，要让信息化网络切实有效。同时，信息化网络的技术应用也应当考虑两方面，既能够保证技术上简单有效、朴实有用，又能够具有一定的前瞻性，短时间内不被快速发展的技术革新所淘汰，保证可接受范围内的运转。二是与教学培训工作相融合。《条例》第五十八条明确规定：“社院应当加强智慧校园建设，建立统一战线网络教育培训平台，提高办学信息化水平。”行政工作的信息化网络建设要与之相融合，不能独立于中心工作之外，要始终以服务中心工作、服务学员为主。

（四）实现高质高效、细致规范的行政服务

要始终将高质量、高标准的日常服务作为提高行政工作规范化的检验标准，制定严格规范、细致入微、质效突出的日常服务规则，不断提升行政服务人员的行为规范、言语表达和应变能力。一是要以严谨的日程服务规则为基础，在学习借鉴和实践总结的基础上制定严格标准的日常服务规则，确保一切行政服务按流程进行，既要做到细致入微、服务到位，又要做到严守纪律、不出纰漏，以标准化促进规范化，打造高质高效行政服务。二是要不断提升行政服务人员的能力水平，服务工作关键在于服务人员，要不断加强行政服务人员的素质能力。首先要加强基本素养的培训，服务人员要全面掌握本单位的基本情况，深入了解行政服务的要求、流程和规范，筑牢一切按规章制度办事的思想，确保没有错误，不出纰漏。其次要加强灵活应变的能力，行政服务复杂琐碎，会根据不同的事项出现不同的变化，提出不同的要求，行政服务人员必须时刻做到灵活有度，时刻保持应对突发情况的警惕性，确保任何情况下依然能够做稳、做好、做扎实服务工作。

《条例》已经对于社院各项工作有了明确的规范化要求，规范化是打牢社院工作的重要根基，是推动社院工作不断发展的重要动力，是促进社院工作不断创新的重要力量。行政工作作为保障日常工作高效运转的枢纽，必须持续推进规范化水平，建立健全切实有效的规章制度，以专业高质的人员配备，利用信息化、智能化各项手段，不断增强行政工作的规范性，推动社院发展再上新台阶。