浅析农场档案管理工作的规范化

王博

随着农场的发展建设，农场的档案管理工作也发生着变化，人员与工作流程的增加使档案管理的内容在丰富的同时，也造成相对的混乱，为促进农场的快速发展，本文通过对农场档案管理工作规范化进行分析，并结合工作经验，梳理出适合农场发展的档案管理要求和流程，不断完善农场档案管理向规范化方向发展。

近幾年，农场经济建设发展较快，尤其是信息技术发展，已经融入到我们的日常生活和工作中，信息技术融入到档案管理工作中，推动档案管理工作向规范化发展模式前进，与此同时，档案管理服务模式也由传统的保管查阅方式向资源共享平台转变，通过对农场档案管理工作规范化的研究分析，可以明确档案管理规范化的具体要求，才能更好地使农场档案管理质量得到提升，档案管理更趋向于规范化。

1农场档案规范化管理的保障条件

1.1领导重视

强化领导的重视程度是档案规范化管理的关键。领导对档案管理重视，并将其提上农场重要工作日程，可以对档案管理过程中遇到的问题及时解决，对农场经济建设各环节的重要资料收集整理并归档，对日后的信息查询可以提供便捷服务，还可以提升农场的运营效率，通过加强档案工作的领导，可以明确档案管理人员的工作内容及职责范围，对工作流程规范化起到较好促进作用。

1.2强化档案管理网络系统建设

随着经济社会的发展，档案管理工作也在不断适应新形势情况下中得到发展，从制度、工作流程、归档方法上都有了创新，并使信息化管理模式逐渐应用于档案管理中。强化档案管理网络系统建设，要从硬件配备上来满足相关设施的运转，使系统安全可靠，强化日常管理人员的系统维护工作，提升档案管理工作效率，确保农场档案管理工作有序进行。

1.3加大资金投入

通过资金的筹集来解决基础设施投入不足的实际情况，通过领导重视，将档案管理费用列入到正常工作的财务预算中，每年对其进行拨付。可以将陈旧设施的更换列入到财务费用的预算中，逐渐改善档案的基础设施，配置计算机等档案管理现代工具，为档案网络化管理提供条件，开发档案综合管理系统软件，可以使档案目录全部输入系统，方便快捷查阅档案资料，为领导决策、群众查阅档案资料发挥了较好的作用。

2农场档案规范化管理的主要内容

2.1规范档案管理工作流程和步骤

强化档案管理质量，必须规范档案管理的工作流程和步骤，首先要对案卷进行全面普查，通过类别对案卷重新组合，将组卷过厚且内容复杂的案卷优化组合，进行科学保管，提高档案的利用效率，结合农场的实际情况规范录入工作，并统一分类并保证检索准确率。

2.2统一档案管理制度，规范档案归档要求

对档案管理中涉及的规章制度进行完善，根据农场的实际情况，针对《农场档案工作管理规定》以及档案整理、保管、借阅工作制度以及档案保密管理要求、档案室库房管理制度和档案人员岗位职责等进行完善，统一规定了材料归档的范围、档案移交手续，并对归档目录进行统一编制，使档案资料归档齐全、完整。在归档时严格按照档案归档管理规定逐份进行检查，档案盒统一标注内容、案卷封皮填写是否正确等，并统一编制档案检索目录，档案工具索引、档案库房存放示意图等，统一档案管理制度，遵照规定去管理和使用档案，来提高各类档案的使用价值。

2.3严格落实责任监督管理机制

强化责任监督管理机制的执行，可以划清责任归属，提高档案管理质量。对档案接转要有登记，查借阅档案要有手续。对档案管理出现问题要进行责任追究，查阅、借阅人事档案必须两人以上到档案室查阅，查阅前履行手续由领导批准才能借阅;除特殊情况需查阅个人档案外，其他单位需在档案室查阅不准带出，转出、转入档案必须进行密封并加盖密封章方能转出或转入。严格销毁、涂改档案。

2.4做好文书档案整理

2.4.1做好文书档案的处理保管。在硬件设施达标的同时，要做好文书档案的处理，文书档案具有相对的独立性，文书档案是文书工作最好的注解，文书是档案的起源。要作好文书档案和处理保管，强化规范思维，树立文书档案管理规范化的意识，使其与标准化具有同一规范。在实际工作中，要把好文书档案的文字处理、编排、归档等规范关，按档案管理规章制度整理文书档案，使其规范化、标准化。

2.4.2文书工作要求。文书档案首先要考虑公文纸张问题，纸张质量要有韧性，耐保存，一般使用国家公文规定的A4纸。排版要进行横写横排，并在左侧进行装订。制作公文需履行签发手续，公文标题规范准确，行距、字体大小都要严格执行国家公文管理规定。公文字迹要清晰，对下发的公文或上行文件都要有发放记录、文件审批单等，目前一般用笔为碳素笔，不能使用易褪色的中性笔或墨水，文件原件不能使用不规范字体，以防影响公文质量。要做到文书档案规范化，还要对档案实施现代检索手段，来提升档案管理质量。

2.5加强档案管理人员业务素质和工作技能培训

要强化档案管理队伍的建设，因档案具有保密性，在选择档案管理人员时应选择政治稳定、作风正派、责任心强的人员从事档案管理工作。做好档案管理人员的业务培训，关心他们的工作生活，使其能够充分发挥档案管理人员的积极性和创造力。可以通过组织档案人员外出参与培训班，使他们更好的了解档案管理重要性，增强责任心，对档案的收集、整理、装订要符合标准，配置专兼职的档案管理人员，对档案管理负责人员给予相应奖励，使农场档案在形式上规范统一，在内容上比较实用、完整。

总之，随着农业机械化的发展，社会的信息化也得到长足发展，使农场档案管理工作向信息化、规范化的方面发展，逐步实现档案资料网络化管理，农场档案管理要结合实际情况，制定规范适宜的目标和制度，不断总结经验教训，使档案管理模式规范化，管理手段标准化，使档案管理工作得到进一步提升。

（作者单位：161621黑龙江省克山农场办公室）