数字化时代高校档案管理的创新与优化模式分析

时间：2024-05-23

周晓峰

（宝鸡职业技术学院，陕西宝鸡 721013）

数字化时代的到来，使人们的工作、生活、学习方式都发生了重大转变。对于高校来说，目前在档案管理上会存在着工作效率低下、档案管理人员缺乏必要的信息化能力等等问题，使得档案管理工作繁琐而又艰难。为此，为了能够顺应信息化、数字化时代发展的需要，高校在档案管理方面应该进行创新与优化，通过进行管理模式的优化升级，充分运用信息化手段，使得档案管理可以更加便捷，同时也促进高校档案管理水平的进一步提高，促进高校档案管理信息化水平的提升。

1 数字化时代高校档案管理现状

1.1 缺乏对档案信息化管理的重视程度

通过对目前高校进行档案管理的现状进行了解发现，大多数高校并没有充分认识到在数字化时代，对档案实施信息化管理的重要性，往往仍然采取着传统的档案管理方式。部分高校会认为档案管理的信息化水平与高校自身发展并没有产生很大关联，认为档案管理并不是学校管理工作的重点。对于高校的领导者来说，由于其对档案管理缺乏正确的认识，没有意识到进行信息化的档案管理会对学校的发展起到积极的促进作用，为此在实施开展档案管理工作时，高校也并没有因为数字化时代、信息化时代的影响而改变传统的档案管理模式。恰恰是因为缺乏对档案信息化管理的重视程度，进而导致目前高校在档案管理上仍然处于效率低下的状态，并不能紧跟时代、社会发展的趋势，进行档案管理模式的优化。

1.2 档案管理工作者信息化工作能力有限

对于在数字化时代下高校的档案管理工作来说，为了能够真正意义上使得档案管理能够顺应数字化时代发展的需求实现信息化，那么档案管理工作者的工作能力以及信息化水平就显得至关重要。但是，通过对目前高效档案管理工作者的信息化能力进行调查发现：大多数的档案管理工作者的年龄都是在40-50岁之间，相比于年轻教师来说，其在信息化软件以及先进办公设备的使用上反应速度以及适应能力都相对来说较弱，并不能快速、灵活地运用一些现代化、先进的办公软件。由于档案管理者工作缺乏必要的信息化技能以及运用现代化设备的能力，使得高校的档案管理工作很难真正意义上实现信息化，很难顺应数字化时代发展的需求。

2 数字化时代高校档案管理模式创新与优化对策

2.1 加强监察与审核

为了使高校能够实现档案管理模式的创新，为此就需要从观念上出发提升对档案管理的重视程度。为了能够保证高校档案的安全与档案管理的有序性，需要加强内外部的监察与审核。为此，一方面可以通过采取校企合作的方式，企业通过提供给高校一定数量的技术人员专门负责学校的档案管理维护以及计算机操作等工作，以确保高校档案信息不会被泄露。同时高校为企业推荐其所需要的人才，例如通过校园招聘会以及为企业提供学校的人才信息等方式，使得企业能够在高校招到适合公司的人才，从而提升了企业招聘的有效性。由此，通过校企合作的方式，一方面提升了企业招聘的效率，另一方面也可以为高校引进专门的技术人员，进而保证学校的信息安全。而另一方面，为了能够保证学校档案信息不被泄露，除了校企合作之外，也需要通过政府等部门的力量，政府应该加强对学校校园网络的监督与管理，同时也加强对校外技术人员的监督，确保学校内外部没有信息安全隐患，从而通过学校、企业、政府三方的共同努力来促进高校档案管理模式的优化与创新。

2.2 创建信息化档案管理平台

对于进行档案管理模式的优化与创新来说，进行信息化档案管理平台的创建是至关重要的。第一，高校应该加大对档案管理的资金、技术投入力度，通过运用校园网等方式，在互联网上进行高校档案管理主页的设计与创建。通过创建出独立的档案管理主页，进而可以使得各大高校之间形成档案信息资源的共享。第二，为了能够实现档案管理模式的创新，高校应该运用专业的计算机技术进行信息化档案管理软件的设计，通过设立软件，可以在软件当中进行档案信息的收集以及归档，从而大大提升了档案管理的工作效率。例如运用大数据技术与云计算就可以进行档案管理数据平台的搭建，同时也可以实现档案的收集、归档等等工作，实现了档案管理模式的创新。第三，需要加强对档案管理工作者的培训，通过为其提供专门的档案管理信息化处理方式等方面的培训，提升其信息化档案管理的工作能力，除此之外，也可以适当为档案管理工作者提供一些福利制度，从而提升其提高自身工作能力的积极性，进而可以很好地提升档案管理的工作效率，使得高校档案管理工作更加顺利、可持续地开展。