以内控视角加强科研事业单位的合同管理

罗 瑛

一、科研项目合同概述

科研项目合同是指科研事业单位的职工作为科研项目负责人，以单位名义与自然人、法人、其他组织之间签订的设立、变更、终止科研工作权利义务关系的各类合同书、协议书、任务书、备忘录，以及为实现特定经济目的、明确相互权利、义务关系而订立的合同。

科研项目合同从管理对象来说，一是科研单位承担科研项目所签订的科研计划任务书；二是在每一项科研项目实施过程中所签订的各项合同；科研项目合同除具有一般合同特点外，还有其特殊性，如科研项目合同履行涉及发明权、科技成果所有权、转让权等，既受合同法的约束、又受知识产权制度的规范。

不管是科研项目经费的划拨还是科研项目经费的支出都需要签订相关合同来完成。目前科研事业单位的合同管理作为单位内部控制的重要环节之一，存在一些不完善的地方，如合同风险意识缺失，合同签订流程不规范、可行性论证欠缺等现象，给单位的管理带来一定风险。

二、科研项目合同管理现状和问题

（一）合同管理风险意识薄弱

2012年11月财政部正式发布《行政事业单位内部控制规范》以来，科研事业单位都按要求建立了内部控制制度和规程，但由于科研事业单位大部分人员主要从事科研技术工作，在思想意识中存在重业务，轻管理的习惯，对内部控制的重要性认识不足，签订合同的风险意识缺乏，不重视合同条款细节，依赖于惯例。因此，单位整体的内控意识较为薄弱，特别是科研单位缺少内控管理专业人员，大多数科研人员精力都花在科研项目申报和科研项目执行工作上，对科研项目执行过程中业务合同管理的重视程度不高，法律意识相对薄弱，只有在出现合同纠纷问题，不得不采取法律手段保护自身权益时才意识到项目合同管理的重要性。有的项目合同负责人还因怕麻烦、无时间顾及，甚至放弃维权，使得科研项目的执行和效益无法合理保障，给科研单位造成一定的损失和负面影响。

（二）合同管理程序不完善

科研合同是科研项目实施过程所涉及的重要内容，科研事业单位对科研合同管理虽然建立了相应的管控体系，但由于缺乏对合同管理的了解和认识，大多流于形式，以致于难以真正发挥有效的管控效果。在科研合同签订时期，经办人员往往由于对业务缺乏了解等原因，对合同细节内容的签订相对比较随意；科研事业单位合同签订模式多种多样，涉及的内容也复杂多变，合同管理人员因专业能力的不足无法真正对签订的合同进行有效指导与监督；科研项目合同承办部门、归口管理部门和其他职能部门在进行合同管理过程中，各个环节的管理职能和责任划分不清晰，可能出现相互推诿、扯皮的现象；同时由于缺乏责任追究制度，不能从根本上对合同有效实施进行管控。

（三）合同管理缺少专业人才

科研事业单位主要是以科学技术人员为主，管理人员编制较少。特别是科研项目合同的管理既需要合同管理的专业知识又要懂科研项目的业务内容，同时还需要掌握相关的法律知识。但是当前在管理人员当中很少有科研项目合同管理的专业性人才，更不具备扎实专业的合同管理经验，都是边干边学，存在着合同管理专职人员较少、管理人员缺少专业知识以及合同管理水平难以提升的问题。同时现有合同管理人员缺乏专业知识的系统培训，可能出现合同管理风险管控不严，限制科研事业单位合同管理工作的有效提升。

（四）合同管理与财务管理脱节

科研项目实施过程中，合同管理一般是按科研项目分类归口管理，由于科研事业单位管理部门人员少、事务繁杂，合同管理职能和责任不够清晰，部门之间缺乏有效的沟通手段和必要的共享平台，如归口管理部门负责科研项目合同订立审核、登记归档等环节，没有对合同有效履行，收入是否到位，支出是否合理等要素进行后续跟踪和监管；而财务部门只关注单个合同经费涉及金额、收付款和采购方式，不清楚合同涉及其他方面的相关内容，以及科研项目合同执行情况等，合同数据没有全方位实现有效共享，出现管理脱节的现象。

（五）合同管理手段落后

合同管理贯穿于科研单位内部科研业务活动的整个过程，完善的合同管理是科研单位有效运作的重要手段和保障。随着社会经济的快速发展，科研事业单位项目合同数量多、周期长，管理难度大。一个科研项目可能会有几个、十几个，甚至几十上百个科研合同；同时，科研事业单位纵向、横向科研项目合同主体众多、种类纷杂，合同资料繁多且复杂。现在大多数科研事业单位都是沿用传统的手工管理模式，但在合同管理过程中涉及的部门较多，合同要素也各不相同，低下的数据利用率和不断膨胀的数据量，造成信息采集不完整、实时性不强，共享率偏低，导致工作效率不高、费时费力等问题。单位管理部门很难从整体上了解和掌握的单位科研项目合同签订、执行等管理情况，存在合同管理的风险。

三、完善科研项目合同管理的对策建议

（一）提高管理意识

在不断完善科研事业单位内部控制建设工作过程中，不断提高单位领导和管理工作者对合同管理的思想意识和管理意识；邀请专业人员开展丰富多彩的宣传和培训，对科研合同订立、文本撰写等过程进行指导，对合同纠纷案例进行剖析，增强科研人员法律意识和合同管理理念，逐步提升科研单位合同管理人员的整体专业水平，降低单位合同管理的风险。

（二）明确职责权限

科研项目合同在订立和执行过程中隐藏着一定的风险。为了防范风险，加强科研项目合同标准化、规范化管理，通过有效的管理制度保证科研项目合同签订时选取的合作方符合单位科研项目的要求，保证合同内容细致、全面，将合同签订过程中存在的风险降到最低。

在科研项目合同管理中，应结合科研单位的实际情况，按照分事行权、分岗设权、分级授权、定期轮岗等原则，在内控制度体系建设中强化内部决策与权力行使流程的管控，防止权力滥用；建立决策、执行和监管相互制约的内控体系，逐步细化、完善合同管理制度，强化制度的可操作性；明确合同审批权限，职责范围；涉及大额资金或重大事项时，须经单位领导班子集体决议。科研项目合同的承办部门，应在其职责范围内承办相关合同业务，遵循不相容岗位分离原则，明确各自的职责，形成制衡管理机制；归口管理部门对合同业务进行统一规范管理，审查和确定合同所列业务的程序是否符合规定要求。此外，根据科研项目的类型、合同类别等，提供合同文本模版给科研人员参考，规范合同管理的基础工作，提高工作效率；及时对合同进行归档登记，定期检查合同管理的各个环节，发现问题及时采取措施，保证合同有效实施。

（三）加强沟通协调

科研单位内部应当建立和完善财会部门与合同归口管理部门之间的沟通协调机制，促进合同管理的有效履行。科研项目合同管理不是一项单独、简单的工作，合同的实施和管理需要单位内部相关部门之间进行有效的沟通和配合来共同完成。一般合同的订立通常涉及不同经济资源的流入或流出，特别是一些跨年度合同的执行和实施会对不同年度的财务预算安排、收支业务等产生一定影响。通过不同部门之间的沟通协作，有利于把预算管理、收支管理与合同管理结合起来，从而使科研单位可以更加科学、合理地配置资源，提高资源的使用效益和管理效率；实时了解和掌握项目合作方的合同执行状况，实现对合同风险的提前发现、提前预防，一旦出现违约、违规行为，可第一时间掌握证据，防止纠纷发生。

（四）加强信息化建设

合同管理应当是全过程、全方位的管理。为了满足科研单位合同管理中业务、财务、法律、知识产权等方面的要求，及时引进合同信息化管理系统，从项目合同的签订、审批、收付款、变更、附件、合同统计等各个方面，利用合同管理信息化系统对合同进行全生命周期的监控，实现全面、动态的跟踪管理。

科研单位应建立合同管理信息系统，提升精细化管理水平，提高工作效率，降低管理风险。利用合同信息管理系统，自动形成单位管理需求的报表和报告，实现对不同类型的数据进行实时比对、分析和统计，为单位选择合格供应商、客户信用度评价，以及客户管理等工作提供数据支撑和决策依据。另外，合同管理系统还应与科研项目管理系统、财务管理系统、资产采购系统等相关系统对接联网，实现数据、资源、信息能够有效融合共享，并贯穿项目审批的全过程，避免业务流程被分割、独立，出现重复审批的现象，实现合同事前、事中、事后的统一管理，提高合同管理效能，降低合同管理风险。

（五）强化履职监督

为了保证合同得以有效履行，应建立合同管理监督审查制度。合同执行和管理部门应跟踪合同履行情况，建立台账，及时跟踪合同实施进展；相关职能部门应进行全流程监督，分析确定合同控制各环节的风险防控点，并及时进行风险提示，采取相应措施，合理有效规避风险，将合同损失降到最低。合同管理严格按照科研单位内控规程执行，强化过程管理，并对合同管理进行全面监督检查。此外，还应建立合同考核追踪和责任追究制度，保证合同有序、有效执行。