电子发票在出版业的实践应用

施玲玲

一、引言

2015年，国家税务总局发布了《关于推行通过增值税电子发票系统开具的增值税电子普通发票有关问题的公告》，并于2016年1月1日起正式推行，电子发票在国内得到广泛使用。电子发票的出现给企业带来了发票申领更便捷、交付更便利、财务管理更高效等诸多好处，但同时也出现了一些新的问题。本文试就电子发票在出版行业使用中的便利、遇到的问题和风险及应对措施进行阐述。

二、电子发票给出版业务带来的便利

（一）发票领购更便捷

未使用电子发票前，财务人员需带上已开票清单及税盘到现场进行发票缴销、申领、购买，每次排队等待就要耗费大量时间。使用电子发票后，我们只需在电子税务局网站上完成申购流程，审核通过后便可下载到开票系统，这样及时满足了企业开票需求，避免了发票存量不足等情况的出现。

（二）发票交付更便利

纸质发票开具后需打印、保存、传递，每一个环节都会产生相应的成本，且存在遗失、损毁等风险。由于出版业务周期长，纸质发票交付时间长，拉长了整个经营周期。电子发票实行后，业务人员可通过扫描二维码申请开票，客户通过邮箱、短信方式即可获得，整个过程无需打印、盖章，也不用寄递，不受时间、空间的限制，缩短了交付时间，同时加快了企业应收账款周转速度，减少了成本。

（三）财务管理更高效

纸质发票在打印时可能存在实物与系统错号的现象，在传递过程中容易遗失、损毁等，且难以辨别发票的真实性，使得报销变得困难。而电子发票由系统自动生成，数字化存储，可实时在发票查验平台进行查验，随时下载获取，降低了财务风险，提高了财务管理效率。

三、电子发票在管理中面临的问题及风险

（一）电子发票存在重复报销问题

虽然电子化使发票在交付环节已实现无纸化流转，但是大部分企业仍以纸质打印件报销入账。电子发票可重复打印以及无需额外加盖发票专用章，使得常规的审核方法很难识别该张发票是否入过账，容易被重复报销，这就给财务人员带来了审核难度，甚至给企业带来一定的经济损失。例如，笔者所在出版社正处于媒体融合发展的大环境下，企业开始多元化经营，导致业务票据数量剧增，在报销过程中，业务人员会将发票积攒在一起，如果不做标记，可能会忘记哪些已报哪些未报，也容易出现跨月重复报销的情况。

（二）电子发票存在电子档案存储问题

《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》发布以后，对财务工作提出了新的要求。电子发票在打印入账的同时须以电子形式归档。然而，在实际工作中，业务人员通常通过微信等通讯工具一张张进行传递，财务人员在下载过程中容易出现遗漏，未及时下载时，还可能出现文件过期的情况；同时，对电子发票命名不规范不统一，导致后续管理无序，查找困难。当前，多数企业尚未将电子文档与记账凭证直接关联起来，各自独立，没有达到数据的互联互通。

（三）电子发票运用存在制度不完善问题

电子发票给企业带来便利的同时，也隐性地增加了税负。有些企业(尤其电商平台)为图方便，节省开具纸质专用发票的相关成本，只愿提供电子发票，设置了提供专用发票的门槛。另外，目前除ETC电子普通发票可以抵扣进项税额外，其他普通发票都不得作进项税额抵扣。对于客户企业来说，无法抵扣进项税额，客户企业就要承担更高的税负。这些问题都需要国家对电子发票制度进行改进和完善。

（四）电子发票存在被篡改风险

由于电子发票的电子化特性，使得其极易通过专业的修改软件进行内容篡改。例如，有些蓄意造假的人利用Photo-Shop等工具对发票内容进行部分修改，保持发票编码不变，财务人员根本无法用肉眼识别，即使通过校验，也很难发现问题，从而给企业带来了经济损失。

（五）电子发票存在业务真实性风险

在企业日常经营中，发票内容与业务是密切关联的，然而发票的真实性却不完全等同于业务的真实性。通常情况下，企业财务人员很难直接对业务进行辨析，这就导致业务人员为了迎合财务制度要求开具一些非真实业务的发票，甚至虚开金额。特别是当业务运营范围增加、项目增多时，财务人员很难做到对每项业务的支出来源及合理性做出正确判断。如果电子发票内容存疑，将会给企业带来税务、财务等风险。

四、电子发票在出版管理中的应对方法

针对重复报销、电子归档、内容篡改、业务真实性等问题，笔者结合自身业务实践提出相应的应对办法。

（一）自动化搜索解决重复报销问题

对于业务人员重复报销电子发票的问题，笔者在实际工作中主要通过小工具和自动化查询相结合的方式进行规避，具体如下：首先，设立文件夹并以当日命名存储当天接收的发票。然后，利用OCR自动识别小工具对电子发票进行内容读取，把读取到的发票代码、发票号码、购买方名称、货物或应税劳务、服务名称等内容存储到一张临时表中。接着使用自动化查询脚本，把临时表中的发票代码逐条读取后在已存在的汇总电子发票信息表中进行查询。如果查询结果为0，则把该条记录存储到汇总电子发票信息表中，在临时表中把该条记录删除。最后，临时表中留下来的记录就是重复报销的数据，可供后续反馈给相关人员。

（二）智能化分类解决电子归档问题

对于电子发票档案存储困难的问题，笔者在实际工作中主要通过规范化操作和智能化分类相结合的方式来解决。具体如下：首先，在电子发票上传环节，在内网设置业务部门发票上传文件夹和接收文件夹，报销人员把需要报销的发票上传到自己所在业务部门的上传文件夹上。上传文件夹只能用于报销人员进行发票上传和查看操作，接收文件夹只能用于报销人员和财务人员查看操作。对于外网则通过统一的邮箱来收集电子发票。为了管理好后续发票，对于电子发票文件的命名，也要求报销人员按照“报销人+联系方式+报销时间”进行。其次，在电子发票下载环节，使用定时脚本对上传文件夹和邮箱中的电子发票进行下载并存储到财务人员专用的电子发票存储文件夹。与此同时，把合格的上传电子发票转移到接收文件夹，这样可以方便报销人员清楚地知道自己的发票是否已被财务人员接收。接着，在电子归档存储环节，智能化程序调用OCR智能化小工具对电子发票进行识别及内容读取，读取后的内容都存储到统一的汇总电子发票信息表中。智能化程序还会根据发票的上传来源和时间信息自动填写到汇总表中。

（三）科技手段规避内容篡改风险

对于电子发票存在篡改的风险，笔者在实际工作中主要通过小工具和人工模拟等科技手段来规避。具体如下：首先，对接收到的电子发票使用OCR电子发票识别工具进行内容的读取。其次，通过自动登录程序，对读取到的发票内容在国家税务总局全国增值税发票查验平台进行查验。如果查验结果存在不符合的内容，则认定该张发票有内容篡改，并反馈给相应的报销人员。

（四）科学化管理降低业务真实性风险

对于业务真实性的风险，笔者在实际工作中主要是通过了解业务流程，参与项目例会，与业务人员交流等方式来降低。对项目进行全过程跟踪，全过程参与，做到了然于心。当对业务流程有了足够了解后，财务人员就可以更好地指导报销人员合理合规地进行发票报销。而且，财务人员越熟悉业务，越能做到业财融合，更好地发挥企业财务管理效能，给企业经营决策提供更有力的支撑。

五、结语

随着数字化理念深入人心，电子发票的使用必将越来越广泛。然而，当前电子发票带来的新问题也给管理者带来了新的挑战。对于电子发票当前常见的易重复报销、电子归档难、内容篡改识别难、业务真实性判断难等问题，笔者结合自身工作实践给出了一定的解决方法。仔细思考和分析后，我们可以发现，这些问题的来源是当前电子发票使用中产生的信息“孤岛”问题所致。要解决这一问题，需要国家从顶层设计的角度打通财税相关的信息系统，改进和完善相应的电子发票制度，实现全链路连通。唯有这样，才能真正发挥电子发票便捷的作用，帮助企业降本增效，为国家数字经济发展助力。