农业科研单位文书档案管理工作研究

赵丽娜 等

陈江燕  刘斯博  钟鹏

摘要：本文以农业科研单位文书档案管理工作的实践为基础，从文书档案的类型出发，总结文书档案的价值，分析农业科研单位文书档案在管理中存在的问题，并提出改善建议，以促进农业科研单位的文书档案管理工作更加规范化、科学化。

关键词：文书档案；农业科研单位；建议

农业科研单位通过推动和引导农业技术创新，不断促进农业的可持续发展，是我国农业科研战线一支不可忽视的重要力量，也是国家科技创新体系的前沿阵地。在农业科研单位中，每年都会产生大量的文书档案。文书档案是指机关、团体、企业、事业单位及其他社会组织在开展管理活动中所保存的具有一定价值的文件资料[1]。这些文书档案能够为领导决策、制度制定、总结汇报、报奖评优、员工职称评定、福利待遇调整等提供真实的凭据，因此，农业科研单位的文书档案管理工作具有十分重要的意义。

1 农业科研单位文书档案的类型

1.1 上级来文

主要包括转发国家、上级主管部委通知；学习贯彻全国代表大会精神、学习国家领导人讲话精神通知；评选表彰通知，如模范机关、文明单位评选通知，表彰全国优秀共产党员、优秀党务工作者和先进基层党组织，全国五一劳动奖章、三八红旗手评选通知等。党的建设相关通知，如党代会代表选举工作、党风廉政建设工作会议通知，加强机关纪委建设的通知，“光荣在党50年纪念活动通知”等。突发事件如应对自然灾害、疫情防控有关工作通知等。

1.2 党政群团材料

包括转发上级通知以及汇报材料、落实材料等；党员代表大会相关材料，任职免职相关材料，基层党組织、党支部书记支委换届相关材料；党员干部学习材料，学习情况报告。党风廉政建设材料，某同志党风廉政情况的函，“四风”问题、中央八项规定相关材料；巡视材料，违纪处理决定、通报相关材料。工会活动相关通知等材料，以及节日慰问、助学助困，大病关爱等材料。

还有科研院所内新规实施通知，对上级来文的反馈材料；工作报告、总结等，领导班子、机构调整通知，会议记录及会议纪要，大事记，工作台账，工作责任书，评优通知，培训通知，合同协议，约稿函及相关材料，开展活动通知，自然灾害、疫情等突发事件相关材料，报纸等媒体材料，贺信、唁电、感谢信等。

1.3 人事材料

年度考核材料，述职述廉报告，领导班子及部门报告总结。招聘材料，包括社会公开招聘、高层次人才引进、校园招聘等的通知、名单、调档函、聘用表等。职称评选和聘任材料；选派挂职、驻村第一书记相关材料；干部情况调查表；工资福利相关材料；解除聘用合同材料；离退休干部管理相关材料；人事任免调动通知等。

1.4 科研管理服务相关材料

相关部门的商情材料函，最美科研工作者等评选材料，科技管理研究会等协会筹备、建立、举办活动相关材料，人才培养计划相关材料，举办座谈会相关材料，举办展览相关材料，申报省级名录相关材料，成立专家指导组的相关材料，科研业务费相关材料，学术交流相关材料，项目建设实施方案申请批复材料，省科学技术奖励的决定，种质资源保护与利用发展规划，科研项目统计表等。

农业博览会、农产品交易会、创新创业大赛等材料，脱贫攻坚、乡村振兴、对口支援、基地建设等帮扶材料，农村专业技术协会材料，科技共建材料，战略合作协议，知识产权交易申请表等。

参与国际交流论坛、国际项目合作等材料，国外人才引进计划、海外人才回国服务政策，外宾接待、外语培训考试、公派出国、因公出国的计划等国际交流材料。

1.5 财务、安保等其他材料

财务相关文书档案有财务制度、管理办法实施通知，审计报告，资金下达拨付通知，调减资金通知，款项拨付请示，审计报告，国有资产报告等。

安全保卫相关档案有安全生产相关通知，垃圾分类、爱国卫生月等活动通知，无烟党政机关建设、节能节水相关材料，房屋设施维修、电梯维护、防汛防灾、消防安全、房产相关材料，保洁保安服务合同，采购合同，土地租赁合同，工程验收报告，招标文件等。

1.6 二级单位文书档案

主要包括请示申请，大事记，工作计划，工作总结，会议记录，职工名册，班子成员分工，成立工作领导小组等材料。

2 农业科研单位文书档案的价值

2.1 执行依据

农业科研单位接收的上级指示文件，以及单位内部申请回复、规章制度等政策性公文，是开展工作、处理行政事务的基本依据，是各部门共同遵守的行动准绳，为单位内部工作流程的一致性、行动规范的统一性提供了保证。

2.2 决策参考

文书档案记载了历年行政工作的处理过程，上级通知的执行结果，是各项工作的经验总结，通过对相关档案的整理、总结、提炼和整合，能够为类似工作或问题提供参考依据，是领导做出决策的重要参照资料，从而提高工作效率，提升处理问题的准确率以及合理性。

2.3 查考凭证

农业科研单位文书档案类型丰富，数量庞大，在日常工作以及问题纠纷处理中，发挥了十分重要的凭证作用，比如上级单位或党委纪检部门检查巡视、发生劳动土地等纠纷、基础设施改造、设备维修保养、知识产权维护、干部晋升评优、奖项申报等，都需要相应节点的文书档案给予材料证明或数据支撑，良好的文书档案管理，将为单位节省成本，减少损失，同时，也为人才选拔提供了翔实可靠的凭据。

2.4 素材资料

丰富的文书档案库存，可以为农业科研单位的宣传工作、大事记以及年鉴的编纂工作、科研成果汇编、党建活动、工会活动、专题报告等，提供丰富的素材和资料，对历年相关档案的高价值资料进行整理，以真实的档案为支撑，可以使形成的材料更具说服力和感染力。

3 农业科研单位文书档案管理中存在的问题

3.1 档案意识薄弱，归档不及时

农业科研单位的文书档案收集工作普遍不及时。原因有以下几个方面，一是农业科研工作者科研压力大，工作繁忙，其主要精力都在科学研究上，对档案工作重视程度并不高，没有对档案及时整理归档的意识。二是出于日后自身使用方便的考虑，将档案都存在自己手里。三是担心科研成果或个人信息泄露，不愿意将档案移交到档案室。四是日常工作存在部门交叉的情况，归档时互相推诿，迟迟不能归档。有时在档案工作人员的提醒下，可以将档案补齐，但有时即使档案员多次沟通，仍不能保证及时归档。

3.2 档案不规范，收集不完整

农业科研单位除了主要的科学研究系统，还有行政管理系统和科技開发系统，部门多，档案数量大。当一项工作涉及多个部门时，由于权责不明确、归档意识淡薄等原因，不同环节档案可能分散存于不同部门，档案往往收集不完整。

此外，各基层组织档案工作人员往往由科研工作人员兼任，他们缺少专业的档案知识，再加上平时不重视对档案的整理和收集，管理方式较为粗放。这就使得收集的文书档案不规范、不完整。比如题名不规范、归档材料为复印件、缺少上报材料或批复等。

3.3 没有定期销毁，库存压力大

文书档案保管期限历史上有过几次变动。2001年以前，文书档案是以“卷”为单位进行管理的，分为长期和短期。2002年以后，文书档案以“件”为单位管理；2007年及以前，保管期限仍为长期和短期，2008年开始，保管期限分为永久、30年、10年。

对于成立时间较早的农业科研单位，相当一部分档案已经过了保管期限，应该按照相关规定和流程进行鉴定和销毁。但是由于机构改革等历史原因，或者担心日后利用等，很多档案仍然保存在库，实质上保管期限已经都变成了“永久”，这给档案库存带来很大压力。档案数量逐年递增，存放问题亟待解决。

3.4 信息化程度低

随着计算机技术的发展和档案理论的进步，档案管理工作已经渐渐从纸质管理向数字化管理转变。但受到经济水平、档案发展意识等的限制，大多数农业科研机构的档案管理工作仍以纸质管理为主，或者处于较为低级的数字化阶段。仅仅将保管期限为永久的文书档案进行扫描，同时，将图片挂接到档案管理系统中，以便于储存和查阅。这样简单的扫描和目录链接，只能按照固定的项目，比如按照题名、责任者、归档部门、文件形成时间等要素进行查阅，还不能对全文字段进行检索。档案系统的查询权限目前也只是在档案室查询，还没有实现异地查询、24 h查询，系统的利用权限设置、开放和安全管理仍不能满足利用者的需求。档案信息化还是一个需要不断探索和开发的课题。

3.5 利用不充分

目前，农业科研单位的文书档案利用频率仍然不高，档案收集整理上架后，主要是“存起来”，或者偶尔查询借阅，在利用方式上仍然比较单一。对档案资料的开发、宣传仍然不够。档案工作者也很少对档案资源进行整合，没有进一步地整理、分析和统计。丰富的档案资源并没有“活起来”，档案价值没有得到充分发挥，仍有很大的开发空间。

4 对农业科研单位文书档案管理工作的几点建议

4.1 加强档案知识宣传，增强档案重要性意识

档案工作基本不能提供直接的经济价值，是“养兵千日，用兵一时”的隐性价值工作。档案能够为领导决策、职称评聘、评奖评优、职务晋升等提供参考和依据，农业科研单位应该通过多种多样的宣传方式，使人们转变观念，重新认识档案，认识档案工作的重要性。比如开办讲座、悬挂宣传资料、播放宣传视频、开办档案实绩展览，组织档案知识竞赛，开展档案法律法规宣传，开展国际档案日活动等途径，强化职工档案意识，普及档案知识。还可以利用网络连线、现场直播等方式，为档案利用者答疑解惑，促使人们重视档案、了解档案工作、知晓档案工作的重要性，进而推动农业科研工作的顺利开展。

4.2 加强沟通，注重前端控制

档案部门应与业务部门加强沟通，了解档案利用需求，有针对性地提供档案查借阅工作。同时，通过开办讲座培训，电话视频沟通等方式，指导基层档案工作者齐全、完整、规范地整理档案，移交档案。

同时，还要健全档案管理制度，使各项档案工作都有据可依。依托《档案法》，结合农业科研单位的特点，建立健全《档案管理制度》《档案借阅制度》《档案保密制度》《档案销毁制度》《文件材料归档范围和保管期表》《档案人员岗位责任制度》等。同时，档案工作人员要不断提高自身素质，深化专业知识，比如参加档案法规培训班、档案学术研讨会、档案经验交流会，或者到兄弟单位参观学习，不断提高档案管理水平和服务技能。此外，档案工作人员还要坚持立项建档、过程管档、验收存档、成果归档，参与到档案工作的各个流程和环节中。并且定期进行档案盘点和自查，遇到问题，及时补救或更正，提高文书档案的管理质量。

4.3 存量数字化，对历史档案进行鉴定保存

信息化建设在农业档案管理中的推广和应用，不仅可以实现农业资源的网络交流与共享，提高档案的流通和利用，改变以往农业科研材料的封闭、陈旧模式，而且可以加速科研成果的交流、转化、推广和利用[2]。历史档案由于保存时间长、保管环境不理想等原因，很多档案已经出现纸质脆化，破损、发霉等现象，应及时利用专业的工具进行修复。对于保存期限为永久或长期的档案，应尽快进行扫描数字化，存放于专业的档案光盘或挂接到档案管理系统中。由于机构改革等历史原因，从档案的唯一性考虑，为日后使用方便，应对档案保管期限重新鉴定，重要的档案存量都做好数字化，同时，做好备份，纸质档案可向档案馆进行移交。对于近期形成的，已超过保管期限的档案，也应该按照销毁流程，进行鉴定和销毁，减轻库房存放压力，释放库房空间，为日后档案存放做好前期准备工作。

4.4 加强技术资源支持，实现文书档案的现代化管理

国家和地方应在档案信息化建设上给予更多的支持，完善人员配备和库房设备等保障措施，利用物联网、移动互联网、大数据、AI、VR、AR等先进技术，推动档案信息化，建立专题档案库、数字档案馆等。档案管理系统应尽快实现与办公系统的对接，在遵循文件生命周期理論的前提下，实现文件到档案的转化，提高档案收集的效率。档案工作者应加强档案收集，不断丰富库存资源，保证档案的科学化、规范化管理，建立起档案的制度体系、资源体系、服务体系、安全体系，推动数字档案建设。

同时，农业科研单位需注重对电子档案的安全管理，强化计算机网络档案管理系统的监控力度，提高档案信息安全与网络安全意识，并及时修补管理软件的安全漏洞，注重档案上传、下载的安全等级，设置访问权限等[3]。

4.5 增强档案利用效果，盘活档案资源

档案工作者应以满足农业科研工作者等相关人员的利用需求为目标，以方便科学研究工作，促进检索工具和利用方式的多样化。除了利用档案管理系统，还可以使用表单查阅、电话查阅、视频查阅等方式，使农业科研工作者在田间地头也能满足档案利用需求。如有定期查借阅档案的需要，档案工作人员可提前做好档案利用准备工作。同时，利用丰富的库存资源，在符合知识产权保护要求的前提下，开展档案编研，编写大事记、组织机构沿革、成果汇编、文件制度汇编、科研项目汇编、课题汇编、人名索引、农业专家简介、档案利用实绩汇编[4]等，切实把文书档案资源转化为惠及群众的生活资源和工作资源。

5 结语

综上所述，文书档案在农业科研单位具有十分重要的作用，档案工作人员应该利用自身专业优势，结合实际，不断开拓档案管理新模式，使文书档案在收集、整理、鉴定、保管、检索、编研、利用等各个环节都能趋于规范化、科学化。

参考文献

[1] 白杨.关于加强文书档案收集工作的探讨[J].决策与信息，2016（30）：211.

[2] 王亚芬.如何加强农业科研档案管理的思考[J].办公室业务，2012（2）：33.

[3] 王丽娟.对农业科研单位档案规范化管理的再思考[J].办公室业务，2018（6）：131.

[4] 丹东农业科学院.加强档案信息开发促进科技成果转化[J].兰台世界，1999（5）：9.