新时期乡镇档案管理信息化建设的路径探索

时间：2024-05-23

孙灵艳

（重庆市垫江县砚台镇人民政府，重庆市 408343）

1 新时期乡镇档案管理信息化建设的必要性

传统纸质档案受到的影响因素较多，如湿度、灰尘、水火等，这些因素都会对其产生一定的损害，另外，文字、图表以及影响等档案在进行存储的时候，其占用的空间较大，并且，在查阅的时候非常的不便。同时，在对其进行维护的时候，需要大量资金的投入。由于科学技术的快速发展，光盘技术、电脑扫描技术等不断的应用于各个领域之中，这样不仅能够使档案信息存储量显著的提高，而且能够使其储存时间明显的延长，从而使档案利用率也随之提高。为了使新时期档案需求得到有效满足，需要对基层乡镇档案管理进行信息化的建设。

2 乡镇档案管理信息化建设中存在的问题

2.1 缺乏管理意识

在乡镇档案管理工作开展的过程中，信息化管理能够使工作人员的工作内容和工作量得到简化，但在实际应用的过程中，工作人员对信息化系统过度依赖，从而导致敷衍工作的现象出现，进而使档案管理工作出现错误的几率显著提高。由于工作环境中缺乏管理意识，管理人员未对这种现象进行管理，并且对传统管理方式进行应用，从而使档案管理工作开展的难度显著增加。

2.2 管理系统落后

就传统方式下档案管理而言，在对乡镇建设图纸和相关资料进行整理时，主要利用的方式为人工操作，但这种方式的缺点相对明显，不仅对人力和物力造成浪费，而且使工作的进度受到一定的影响，从而使管理效果与预期相差甚远。如利用传统方式来进行档案管理，相关工作人员在进行排版的时候，主要通过首字母来进行，这样虽然看起来相对简单，但是在查阅的过程中，会浪费大量的时间。这样不仅使其管理效率显著降低，而且使其管理难度大幅度提升，从而对档案管理信息化建设进程的推进产生一定的阻碍。

2.3 管理人员综合素质欠缺

在乡镇档案信息化管理的过程中，工作人员的素质能够对档案信息化建设以及档案管理效率产生直接的影响。在实际情况中，相关的工作人员不仅工作态度不认真，而且自身的综合素养相对欠缺，从而使乡镇档案管理信息化建设受阻。如：工作人员对其缺乏重视程度，并且综合素养具有一定的缺失，从而使档案管理的出错率显著提高。

3 新时期乡镇档案管理信息化建设的措施

3.1 对观念进行转变

基层的相关人员和领导需要对全新的思想观念进行形成，对乡镇档案管理信息化建设的重要性加强认识，需要将档案管理信息化建设归纳到单位发展规划之中，同时，需要提供更多的人力以及物力支持。另外，相关的档案管理人员需要对观念进行转变，对出台的《档案法》进行认真的学习，并且将单位的制度进行全面的落实，使自身的行为得到有效的规范。除此之外，需要对档案信息化建设的方法进行不断的探索，并且将相关的措施进行有效完善，从而能够使工作的有序性得到保证，进而为乡镇档案管理信息化建设的实现提供基础条件。

3.2 增加资金的投入

为了使乡镇档案管理信息化建设得到有效推进，需要对资金的投入量进行加大，首先，增加先进技术的投入，这样不仅能够使档案管理信息化建设的顺畅性得到提升，而且能够使其先进性得到有效提高，因此，基层单位需要对相关的现代设备进行配置，如计算机、打印机、扫描仪等。对陈旧的技术设备进行及时的更换，并对先进的档案管理软件进行引入和使用，这样能够使档案管理达到信息化和智能化水平，从而不仅能够使档案得到充分的利用，而且能够使其价值得到最大化的体现；其次，基层单位需要对专业的人员进行配置，这样能够使现代化的计算机网路技术的作用得到充分体现，同时，能够为档案管理信息化建设进程起到有效的推动作用。

3.3 对档案信息管理软件进行开发

基层单位需要对规范化档案计算机管理系统进行有效的开发和构建，这样能够使档案收集、整理、检索、鉴定等工作的高效性得到保障。首先，需要对档案信息管理软件进行有效的开发，在乡镇档案管理的工作的基础上，将其与计算机技术进行有效的结合，从而使工作模式的高效性得到保障；其次，基层单位需要对档案信息管理软件的应用进行统一管理，使信息资源能够得到共享，这样可以为档案管理信息化建设的实现提供基础条件，从而使档案管理信息化得到有效体现。

3.4 提高档案管理人员综合素养

档案管理人员的综合素养能够对档案信息化建设产生直接的影响，因此，需要对其综合素养进行提升。首先，可以定期的对其进行培训，使其观念得到转变，对档案管理信息化建设的重视程度进行加强，同时，使其能够对现代化技术设备进行掌握，从而使其综合素养得到提升；其次，可以对高素质人才进行吸纳，这样能够使档案管理人员队伍更加的完善，从而为档案管理信息化建设的形成提供基础条件。