关于农产品检测实验室档案管理的几点思考

朱治凤 （上海市金山区农产品质量安全中心 201599）

关于农产品检测实验室档案管理的几点思考

朱治凤 （上海市金山区农产品质量安全中心 201599）

为提高农产品检测实验室运行管理效率，更好地为农产品检测工作服务，阐述了农产品检测实验室档案管理的重要性和主要内容，并针对实验室档案管理工作中存在的主要问题，提出了相应的建议和对策。

农产品检测实验室；档案管理；问题；建议

实验室档案是实验室管理和建设标准化、规范化实验室的重要标志，是做好实验室工作、全面提高实验室管理水平的重要保证。笔者以上海市金山区农产品质量安全中心（上海市金山区农产品检测中心）为例，分析了农产品检测实验室档案管理中存在的问题，并依此提出了相应的建议，以提高农产品检测实验室运行管理效率，更好地为农产品检测工作服务。

1 农产品检测实验室档案管理的重要性

上海市金山区农产品质量安全中心（上海市金山区农产品检测中心）于2008年9月成立，主要负责全区粮油、蔬菜、畜禽产品、水产品质量安全监管检测，能独立承担第三方公正检测，目前已具备猪尿、饲料、蔬菜瓜果农药残留、土壤、有机肥料和种子六大类共52个参数的检测能力。作为出具公正数据的第三方农产品检测实验室，为开展准确、科学和公正的检测工作，必须持续不断地提高农产品检测实验室管理水平。建立和完善农产品检测实验室档案，做好农产品检测实验室档案的收集和整理，使农产品检测实验室档案能规范、科学、正确和全面地反映农产品检测实验室的运行情况，提高农产品检测实验室的功能和效率，这不仅是农产品检测实验室管理工作的重要内容，也是更好地适应农产品检测工作发展的需要。因此，必须十分重视农产品检测实验室档案管理工作，扎实推进农产品检测实验室各类档案的收集、整理、保管和现代化技术的运用。

1.1 农产品检测实验室档案是检测工作的重要保证

农产品检测实验室档案是第一手的参考材料，直接反映检测结果，具有原始性和凭证性，是十分重要的检测信息。管理好农产品检测实验室各类档案数据，有助于不断改进农产品检测实验方法和手段，从而不断提高检测质量，以便得到更准确的农产品质量安全信息。

1.2 农产品检测实验室档案管理是实验室管理工作的重要内容

农产品检测实验室档案管理将会直接影响实验室整体管理水平，是农产品检测实验室建设和发展中不可缺少的一项长期性、基础性工作。农产品检测实验室档案管理不仅能客观反映农产品检测实验室的管理水平和检测质量，而且对增强领导决策的科学性、提高实验室的检测水平、维护检测中心的声誉和法律地位都具有重要的作用。

2 农产品检测实验室档案管理的主要内容

农产品检测实验室档案的内容应充分反映实验室的各项工作情况，并能全面、准确、及时地为实验室的检测工作提供信息服务。农产品检测实验室档案内容可根据实验室的实际情况进行收集、整理，按照金山区农产品质量安全中心的规定，农产品检测实验室档案可分为七类，包括检测人员技术业务档案、质量管理体系类档案（质量手册、程序文件、作业指导书）、标准类档案（法律法规、技术标准）、仪器设备类档案、检测原始记录及报告类档案、质量管理体系原始记录类档案和收发文类档案。

3 农产品检测实验室档案管理中存在的问题

3.1 建档意识淡薄，档案管理制度落实不到位

传统习惯上，农产品检测实验室的工作只注重检测过程和检测结果，忽略了资料的全面收集、整理、归档和利用分析，对档案资料及其归档的重要性的认识还相对不够。体系文件《质量手册》、《程序文件》和《作业指导书》对实验室资料的收集、整理、归档和使用进行了有效地规范，基本建立起相应的档案资料管理措施。然而在实际工作中，并没做到有工作及活动就有记录、有措施就有书面文字记载和资料存档，更没做到对档案完整、准确、系统和安全有效地加以利用。

3.2 档案管理的数字化还不够

目前农产品检测实验室主要的档案管理是对纸质档案的整理、归档，电子版档案仅是针对纸质档案编写的案卷目录和卷内文件目录，在查找特定档案过程中就显得繁琐，同时也较难实现网络化。

4 加强农产品检测实验室档案管理的对策和建议

针对农产品检测实验室档案管理中存在的问题，要切实加强对档案管理工作的重视程度，加强档案资源建设和基础建设，推进档案管理创新，提供档案服务，加快信息化建设，增强档案管理工作的责任感和紧迫感，努力提高档案管理工作的整体水平，为档案管理工作的发展创造良好的条件。

4.1 增强档案管理意识，建立健全档案管理制度

增强档案管理意识，建立与农产品检测实验室整体发展相适应的实验室档案管理制度，统一档案格式，使农产品检测实验室的档案工作规范化和制度化，并在工作实践中不断补充和完善。

4.2 引入现代化手段，实现档案管理数字化

档案管理是一个不断创新的过程，其中实现档案管理的数字化是实现档案管理现代化的客观要求。农产品检测实验室要依托现代科技手段，加强对电子档案的归档，使现在的纸质档案管理逐步过渡到计算机网络数据化管理，并逐步将纸质数据文件向电子数据文件转移，方便对检测结果的网络发布和今后对检测档案的检索。

4.3 更新档案工作理念，主动开发档案信息资源

档案归档的目的就是对档案资源的利用和开发。通过一些可行的渠道，对档案信息进行深层次加工，扩大利用、开发档案的领域和范围，可适当利用档案资料，把“死档案”变为“活档案”，使档案具有生命力，并发挥出更大的作用，使档案管理工作向良性循环的方向发展。

5 小 结

综上，农产品检测实验室通过加强档案管理可提高实验室的管理水平，因此，需要进一步解放思想，与时俱进，加强农产品检测实验室的档案管理，完善质量管理体系，增强竞争力，使档案工作更好地服务于农产品检测工作，服务于金山农业发展。

2015-07-03