事业单位档案管理信息化建设

董学佳

将传统的档案处理方式转变成信息化的档案管理方式，有利于提高我国事业单位相关方面的工作效率，同时也推动着整个社会的进步，适应时代发展需求，因此做好事业单位的档案管理信息化建设已经是相关部门必须准备的课题了，对此，本文做出了以下浅析。

1 我国事业单位信息化档案管理现状及存在的问题

1.1 档案管理信息化的作用

传统的档案管理方式是将纸质证明进行合理的保存，但是从长远来看，这并不能解决资料不能永久保存的现状，而对于进行档案信息化处理，恰好解决了这一个矛盾，这也就是档案信息化的第一个作用。除此之外，在我们日常对纸质档案进行查阅的时候我们能够发现，其实是非常有标准的档案馆等相关部门，也需要相对复杂的手续和流程，但是将档案管理信息化之后我们可以发现，不仅解决了需要相对复杂的手续和流程的问题，还能够让人们减少跑路时间，更加便捷，即查阅信息更加简便是档案信息化管理的第二个作用。

1.2事业单位档案管理信息化建设的特点及优势分析

事业单位进行档案管理信息化建设，有利于推动该行业档案管理的规范性，也便于事业单位管理档案信息。在传统管理方法的实行中，有很多的程序需要走完才能真正查阅需要的档案，但是在发展事业单位档案管理信息化建设之后，利用关键字就可以查询出你需要的相关内容，大大减轻了程序繁杂程度，与此同时，档案工作者们的工作压力也有了适当的减轻，将传统的人工录入以及实地保存变成了以网络作为媒介利用电子录入的方式进行，是工作人员的工作方式更加灵活，全面的推动着我国事业单位的建设。本质上改变了档案管理的方式与途径，将单一的信息采集管理更加丰富化。

1.3目前我国事业单位档案管理信息化建设中存在的问题

我国目前的事业单位档案管理信息化还主要处于推动阶段，主要存在以下几个问题，第一点是档案管理信息化建设平台更新速度较慢，虽然我国事业单位已经建立了比较完善的档案信息管理系统，但是在实际使用中出现的问题，没有及时得到修复，也没有对软件或系统进行相关的升级更新，使得矛盾问题依然存在，影响事业单位的人才管理；第二点是档案管理信息化建设平台的使用效率不够，这使得信息化平台的发挥效率降低，对于档案信息资料的查询与使用时的便捷性和效率性是非常不利的；第三点是档案管理的工作人员素质跟不上，经常出现技术上去了，人员“没上去”的尴尬局面，许多从业人员缺乏技术提升的机会，对于一些老工作者而言，其能力水平相当的滞后，对计算机技术缺乏足够的认识。

2 加强和推进我国事业单位信息化档案管理的对策

2.1 从人员本身出发

目前我国大部分事业单位仍以传统的档案管理方法来进行管理，应提高相关工作人员的认识水平，因为人员工作能力与水平决定着我国事业单位信息化档案管理的推进速度，要想加快推进速度，在人员上就要加强对工作人员专业技能的培训，使得相关工作者的综合素质得到提高，适应时代的需求，从而加速此项工作内容。其中除了要掌握好信息化档案管理的基础工作之外，还要适当地对工作人员进行计算机上以及平台的使用上有相关的培训，确保每一位工作人员都能够拥有独立使用该系统，这样才能减少犯错，从而保证工作的效率在一个高位上。

2.2从工作层面出发

加强和推进我国事业单位信息化档案管理要在工作上加强信息化建设平台推广模式的构建，使得使用者们能够体验到跟优质的服务，加强相关平台与系统的宣传，提高知名度，努力消除人们对于该行业的发展的隔阂，让人们深刻的体会到这这种改变带来的便利性。与此同时，可以借鉴先进企业多年的经验结果，引进一些企业技术人才作为领军人员，进一步深化落实信息化档案管理。除此之外，还要注意对落后手段以及机器的淘汰，运用先进的管理设备，还要注意档案在储存中的安全，做好保密工作，对于不同类型的文档应该利用不同的加密方式，一方面保证了档案安全，另一方面也能够简化操作。

2.3从制度手段上出发

要想做好加強和推进我国事业单位信息化档案管理工作，在制度上不能有短板。应该从事业单位的发展情况和未来规划出发，制定有效的档案管理工作，完善好物质和经济上的制度，能够保证工作人员的工作积极性，同时还能够保证工作的质量以及效率。还应该设立档案信息化的标准，保证档案信息化建设过程中的质量以及使用质量，同时规范人员管理。

3 结语

我国事业单位的档案管理工作的信息化已成大势所趋，要想做好档案信息化管理工作，应该着重解决本研究提出的问题，同时还要在人员上进行相关的技术培训，增加其综合素质；工作层面上注意体验与更新以及制度上进行全面的接轨与完善，在每一个方面都做好相关工作，才能实现档案管理的信息化，转变工作方式，提高工作效率。

参考文献：

[1]刘俊岩，彭兆伟，薛晓明.新形势下事业单 位档案管理信息化建设探讨[J].黑龙江档案，2013 （8）.

[2]粟盛民.提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略[J].东方企业文化，2013（16）.

[3]苏红.事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决 措施[J].理论观察，2014（05）：127-128.endprint