新形势下农业科研单位人事档案管理存在问题及其对策建议

焦银珠，肖 红，郝 楠，钟 鹏，刘春妍

（辽宁省农业科学院，辽宁沈阳 110161）

新形势下农业科研单位人事档案管理存在问题及其对策建议

焦银珠，肖 红，郝 楠，钟 鹏，刘春妍

（辽宁省农业科学院，辽宁沈阳 110161）

伴随全国性干部人事档案审核工作开展，人事档案管理将面临着新的问题及挑战。本文对农业科研单位人事档案管理水平、管理设施、材料覆盖面等方面存在的问题进行了分析，并提出了新形势下做好人事档案管理的相关对策，对人事档案管理具有一定的实际意义。

人事档案管理；问题；对策

人事档案是记载个人经历，政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料，是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用干部的重要依据，在人才培养过程中具有重要作用，与个人工资待遇、专业技术职务评聘等息息相关，同时在个人调动、养老保险、退休办理等过程中也起着凭证、依据和参考的作用。为促进农业科研单位人事档案管理科学化、规范化，完善党政领导干部选拔任用制度，加强农业科研单位人才队伍建设、提高人才培养机制，推进农业现代化进程，新形势下如何做好人事档案管理，提高人事档案管理水平是目前农业科研单位人事档案管理面临的一个重要问题。

1 农业科研单位人事档案管理目前存在的问题

1.1 管理力量不足，管理水平相对较低

人事档案工作是一项保密性非常强的工作，在档案管理实际工作中，很多农业科研单位都是由人事部门的一名兼职工作人员担当档案管理员，既管理人事档案同时又兼任其他工作，不能全身心投入到人事档案管理工作中，也不能在繁忙工作中付诸一定的时间进行提高人事档案管理的思考与创新。大部分人事档案管理人员不是档案专业人员，也没经过专业培训，专业技术水平不高，操作技能不强，对人事档案的管理造成了不利影响［1］。

1.2 档案室基础设施不合理，档案存储设备陈旧

很多农业科研单位无专门阅览室，而是以办公室代替阅览室，使用时将人事档案从档案室拿到办公室，而办公室流动人员通常较多，存在一定的安全隐患。有些档案室没有配备专用的电脑及打印机，办公和人事档案管理共用一个电脑，也容易造成人事档案信息的泄露。现行档案存放设备大部分仍旧延续传统的对开门铁皮柜，由于是外开柜门，多行排放必须预留固定外开空间，无形中造成大量空间浪费。

1.3 档案材料覆盖面窄，档案内容不能与时俱进

人事档案第一类为履历材料，但在实际档案管理中只有《干部履历表》，没有“工勤履历表”。目前很多农业科研单位不仅有干部岗位，还有工勤岗位，在工勤人事档案中常见的材料为《职工登记表》，该表格信息量少不能完全体现职工及家庭的基本情况。在某些特殊应用，如公证办理遗产继承、户口迁移等特殊情况下无法提供有效的证明。在人事档案管理中很多单位过多注重干部档案管理，忽视工勤档案管理，致使工勤档案材料不全，直接影响到工勤人员工作年限确认及工勤技术等级晋升与聘用，有的甚至造成无法确认其正式工人身份时间，致使达到法定退休年龄影响退休办理。

1.4 缺乏档案重要性认知度，档案材料归档不及时

对于非档案管理人员来说，档案是一个很神秘的材料，个人对人事档案所包含材料并不是很清楚。目前各农业科研事业单位参加在职继续教育的人很多，一些人认为有了毕业证和学位证就是学历、学位的证明，却不知学籍档案应该归入本人档案。现实中存在个别人员将学籍档案材料当成个人材料存放情况，只有档案管理部门向本人收集才归档；也存在个别学校不及时传递学籍档案导致学籍档案在学校放置多年的情况。这些现象导致档案材料归档不及时或者丢失，对档案完整性、档案管理部门的管理及个人学籍信息更新都造成很多不利的影响。

1.5 档案信息化程度不高，工作效率低

人事档案在管理中过度注重其保密性，导致人事档案数字化程度低，在现实管理中查档工作都会使人事档案造成反复查阅，不可避免的存在原件受损或遗失，给人事档案带来管理上的困扰。同时在实际档案管理中还采用传统简单电子表格对人员信息进行简单记录，缺乏常用信息，存在人员信息更新不及时现象。缺少系统性的人事档案信息管理系统，查询、使用档案不方便，科学合理管理档案受到局限。档案信息化程度不高，已经影响到档案管理人员的工作开展。

1.6 人事档案利用率低，与干部选拔任用、农业科研人才队伍建设工作脱节

很多农业科研单位将重心工作放在农业科学研究，注重农业科研项目进展而忽视人事档案利用，造成本单位人事档案管理只是机械性收集、装订、录入、保管等工作，导致人事档案工作被边缘化，人事档案利用程度低，与本单位干部选拔任用、农业科研人才队伍建设及不能有机结合。

2 农业科研单位人事档案管理的对策建议

2.1 强化人事档案日常管理，完善人事档案管理机制

人事档案具有唯一、不可弥补等特性，在日常管理工作中一定要切实做到日常管理规范化、原则化，切实做好人事档案的管理、保密，确保档案材料完整性。按照《人事档案工作条例》管理规定，以实际工作为基础，因地制宜，制定符合农业科研单位人事档案管理制度，并在工作中不断完善人事档案管理机制。

2.2 加强档案管理人员业务素质培养，提高人事档案管理水平

人事档案管理工作的专业性、技术性、政策性都很强，不但关乎国家利益，还关乎个人的切身利益，这就需要档案管理人员具备良好的职业道德，还要拥有专业的技能［2］。同时，要做好人事档案管理工作还必须具备耐心、细心的品质和长期从事枯燥乏味档案案卷整理的工作态度。一要严格把关农业科研单位人事档案管理人员选择，要选择政治素养高、事业心强、业务能力水平高的人员担任档案管理人员。二要做好人事档案人员老带新档案交接过程培养，加快档案人员自己本职岗位认知度，及早进入工作状态。三要加强人事档案人员的定期培训，使档案人员能够与时俱进，开拓视野，增强档案管理工作创新意识，提高档案管理水平。

2.3 改善人事档案管理设施，增强人事档案安全性

合理安置人事档案室、阅览室和档案管理人员办公室位置，设置集三室于一体的“三位一体”多功能档案室，档案室与阅览室相邻，档案室、阅览室、办公室分别有独立门，配备专用电脑、打印机等办公设备，既增加了人事档案的安全性，又增强了档案室的防盗功能。舍弃传统推开门铁皮档案柜，采用目前流行的多节多联密集档案柜，通过合理布局，高度提高利用空间，用手摇或电动方式移动各列存取，省时省力，档案存储位置一目了然，有效提高档案查找效率。

2.4 结合档案实际应用，与时俱进完善相关表格

人事档案纸张完成了从16开到A4的改变及档案材料相对集中排序是人事档案历史上一个重要的里程碑，提高了人事档案的管理效率，极大减少了档案管理人员的工作量。在农业科研单位聘用制岗位管理中，工勤和干部岗位只是代表岗位的不同，两种岗位人员的档案同样重要。现行《干部履历表》为1999年制，管理部门应尽快设计出更符合实际应用的履历表、登记表等相关表格，促进不同岗位人事档案同一管理，使人事档案的信息更加完善。目前在人事档案中能直接体现人员去世信息的就是“生平”，但在实际工作中，并不是所有的档案都有“生平”，建议将能体现去世时间的材料（如死亡证明）也纳入档案材料中，这样即体现了档案的完整性，也有利于办理继承等公证查档工作。

2.5 注重人事档案工作宣传力度，促进档案材料完整性

加大力度普及非档案管理人员对人事档案的认知程度，促进相关信息更新。相对于档案管理部门，档案材料收集应由档案管理部门根据《人事档案工作条例》及本单位人事档案的特点有针对性的列出需归档材料目录，对所有农业科研人员普及档案材料收集范围，促进档案材料收集。同时，将收到的单页档案材料应及时归入本人档案，并做好目录更新，如收到大量的年度考核表、工资变动表等档案材料不能马上归档也应妥善管理，做好标记，尽快归档，避免时间过长遗忘或造成档案材料积压情况。收到的整卷人事档案有时会遇到档案重要材料不全的现象，一定要及时向档案原单位查询，及时完善，如遇特殊情况无法完善，告知本人并妥善记录，以供后续管理档案人员知晓，否则会导致档案材料遗失单位混乱，给档案管理造成不必要的麻烦。

2.6 改进人事档案管理方式，加快信息化建设

在信息化社会中，信息资源逐渐成为社会经济活动中必不可少的战略资源 ，人事档案是个人成长的重要信息资源，它是人力资源管理的重要组成部分，实现人事档案管理的信息化是时代发展的应然取向［3］。优化人事档案信息管理是提高人事档案管理效率、实现资源共享的客观要求［4］。人事档案信息化，能够促进人事档案信息的更新，实现人事档案的动态管理，让人事档案信息的采集与提供利用更加准确、全面、快捷。在使用查阅档案时，可以直接查阅信息化的人事档案，如果不能解决问题才需要进一步查阅纸质档案，即提高了查阅效率，对纸质人事档案也是一个保护过程。

2.7 加强人事档案多元化利用，促进干部选拔任用与农业科研单位人才队伍培养

农业科研单位人事档案涵盖了一个人的基本信息、学历程度、农业科研领域研究成果等信息，是干部选拔任用和发现人才、有目的性的培养人才、使用人才的强有力保证。在干部选拔任用与人才培养中，做到实际查阅档案与考察有机结合，明确“三龄两历一身份”，才能充分客观地对人才做出全面、准确的评价。做好农业科研单位人事档案管理工作，是完善干部选拔任用、促进人事人才工作的一项重要举策，能够更好地将人才和岗位进行优化配置，从而为农业科研单位干部队伍建设、人才可持续发展、农业科研创新提供有力保障。

［1］ 李海山，张凤莲，谭鑫，等．谈农业科研单位干部人事档案管理工作［J］．河北农业科学，2010，14（9）：166～167．

［2］ 朱凤智．人事档案利用存在的问题和解决对策［J］．科技创新与应用，2016（8）：269．

［3］ 张雨薇，李锋．人事档案管理信息化建设的必要性与建设策略分析［J］．科协论坛，2013（3）：98．

［4］ 徐红培．医院人事档案管理工作存在的问题及对策思考［J］．档案与建设，2015（12）：85～86．

The Problems and Countermeasures of Personnel Files Management in Agricultural Scientific Research Units under New Circumstances

JIAO Yin-zhu，XIAO Hong，HAO Nan，ZHONG Peng，LIU Chun-yan

（Liaoning Academy of Agricultural Sciences，Shenyang，Liaoning 110161）

W ith the development of the national check on personnel files，personnel filesmanagement is faced with new problems and challenges．This article analyses the problem of personnel filesmanagement，including the level ofmanagement，themanagement facilities and the scope of personnel files in agricultural scientific research units，and suggests the countermeasures of personnel filesmanagement under new circumstances．It has important practical value to the management of personnel files．

Personnel filesmanagement；Problems；Countermeasures

G275．9

B

1002-1728（2017）02-0047-03

10．3969／j．issn．1002-1728．2017．02．011

2017-04-01

焦银珠（1981-），女，助理研究员，主要从事人事人才工作。通讯作者：肖红（1968-），女，研究员，主要从事人事人才工作。