关于事业单位档案管理信息化建设的思路探索

赵小伟

（新疆分析测试研究院，新疆 乌鲁木齐 830011）



关于事业单位档案管理信息化建设的思路探索

赵小伟

（新疆分析测试研究院，新疆 乌鲁木齐 830011）

摘要：在各行各业信息化建设蓬勃发展的今天，事业单位作为一个特殊的机构，其档案管理信息化建设重要性和必要性日显凸出。为加快事业单位档案管理的信息化建设进程，提高档案管理信息化水平，本文在分析制约事业单位档案管理信息化建设的因素后，对事业单位档案管理信息化建设的新思路进行了深入探索。

关键词：事业单位；档案管理；信息化；制约因素；思路

前言：事业单位档案管理是一项复杂繁琐的工作，且随着时间的推移档案信息量也在不断增加，如果继续沿用传统纸质管理、人工管理模式不仅效率低下，难以满足当前事业单位档案管理要求，而且容易造成档案信息的丢失。而建设信息化档案管理模式，可以显著提高档案管理效率，减少人、物等资源的投入，强化事业单位职能。因此，事业单位应加快档案管理的信息化建设。

一、事业单位档案管理信息化建设的制约因素

（一）档案管理信息化平台更新迟缓。

当前，我国很多事业单位虽然都已建立了自己的档案管理信息化平台，但对于档案管理信息化平台利用的却不够充分，平台的更新维护与推广工作也进行的较为迟缓，这严重制约了其档案管理信息化建设的步伐，降低了档案管理的信息化程度[1]。由于档案管理信息化平台更新缓慢，可能会造成新入职员工的基本信息没有及时全面录入到系统之中，从而给事业单位人力资源管理与员工工作规划带来不利影响。档案管理信息化平台利用率低，使得信息化平台优势得到不到充分发挥。

（二）档案管理人员整体素质低。

诚然，事业单位档案管理信息化建设工作注重的是档案的信息化管理、电子化、数字化管理，依靠的是信息技术的应用与设备的投入，但技术与设备的使用却离不开人力资源的投入，只有人的参与技术和设备的功能才能得以正常发挥。这就决定了人是事业单位档案管理信息化建设中的一个重要影响因素，若管理人员整体素质低、技能差，那么就会给事业单位的档案管理信息化建设工作造成严重阻碍，制约档案管理信息化水平提升[2]。而档案管理人员整体素质低、专业技能差正是我国当前大多数事业单位档案管理信息化建设工作所存在的一个主要现象。

二、事业单位档案管理信息化建设的新思路

（一）加快档案管理信息化平台的建设、更新与推广。

信息技术在快速发展的同时也在不断的更新和丰富，同时档案管理信息系统与网络化管理平台也在不断的完善，事业单位应紧跟时代发展步伐，或重建档案管理信息化系统与平台，或在原有平台基础上加以不断的改进和完善。重视对档案管理信息化平台的实时更新与维护，加快档案管理信息化平台的推广，让更多事业单位在意识到信息化平台在档案管理中所发挥的巨大作用的同时，积极对档案管理信息化系统平台进行更新，促进系统结构逐渐完善优化，强化系统各项功能[3]。事业单位做好档案管理信息化平台的推广工作，既是为了满足自身档案管理信息化需要，提高自身档案管理网络信息平台知名度与公信力，也是为了满足社会公众对信息的需求，履行社会职责。只有通过推广事业单位才能为公众提供便捷的信息服务，为自身积累经验，从而进一步加快自身档案管理信息化建设。

事业单位应着眼于实际，加大资金投入，大力引进先进技术人才与信息技术，充分利用现代化信息技术，为档案管理信息化平台建设、更新维护与推广提供充足力量，全面做好档案管理信息化建设工作。

（二）提升档案管理人员素质与技术人员工作协调性。

工作人员与技术人员是事业单位档案管理工作的两大主体，对档案管理信息化水平与建设进程具有直接影响。为促进全体员工在档案管理信息化建设工作中效能的积极、充分发挥，就需要事业单位重视起对档案管理工作人员的培训教育工作，通过培训提升全体工作人员职业素养与道德素质，提升工作人员与技术人员之间工作的协调性，为档案管理信息化建设创造良好条件与环境[4]。事业单位应制定一套详细的员工培训计划与教育方案，定期组织开展档案管理工作人员与技术人员培训工作和职业道德教育，让档案管理全体职员在充分意识到档案管理信息化建设工作重要意义基础上，不断学习新的管理理论知识与方法，掌握新的信息技术与管理设备操作技能，不断提升自身综合素质。与此同时，事业单位管理层还应加强对档案管理工作人员与技术人员的引导，要求他们加强沟通与交流，由技术人员及时将新的档案信息录入到系统数据库中，由工作人员对系统进行及时更新与维护，保障事业单位档案管理信息化建设工作有条不紊的进行[5]。为全面促进档案管理信息化建设工作协调性的有效提升，推动档案管理信息化建设工作稳定有序进行，事业单位还应依据自身档案管理特点与目标建立科学有效的互通机制，进一步强化档案管理人员与技术人员之间工作的协调配合，从整体上提高事业单位档案管理信息化建设工作与档案管理工作效率，提高管理工作规范性。

总结：事业单位开展与实施档案管理信息化建设工作，是信息时代对事业单位提出的一个必然要求，也是档案管理工作发展的必然趋势。它是事业单位适应市场经济发展、满足社会信息需求的重要举措，不仅对事业单位本身，对社会、对市场经济都有着重要的现实意义和影响。总之，事业单位应加强档案管理的信息化建设，促进档案管理信息化程度不断提升。

参考文献：

[1]杨鑫.关于事业单位档案管理信息化的建设与发展的探讨[J].科技创新与应用,2013,03:290.

[2]温双瑗.提升事业单位档案管理信息化建设水平的路径探索[J].办公室业务,2013,22:134.

[3]陈涛.事业单位档案管理信息化建设对策研究[J].赤子(上中旬),2015,07:144.

[4]吴晓丽.关于事业单位档案信息化建设有关问题的思考[J].黑龙江档案,2015,04:104.

[5]聂菊.关于事业单位档案管理信息化建设的研究[J].办公室业务,2014,15:157.

中图分类号：G271

文献标识码：A

文章编号：1671-864X（2016）06-0046-01