工程档案管理工作现状及对策分析

崔莉馨

摘 要：工程档案资料是指在工程建设活动中，直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录。它产生于工程项目的提出、立项、审批、勘察、设计、前期准备、施工、监督、监理、验收等工程建设的全过程中的所有活动。它产生于工程项目的提出、立项、审批、勘察、设计、前期准备、施工、监督、监理、验收等工程建设的全过程中的所有活动。基于此，笔者从重大工程项目档案的特点作为思考的出发点，分析重大工程项目档案管理存在的问题及在管理中应注意的关键环节。

关键词：工程档案；工作现状

一、工程档案的内涵和意义

工程档案资料是指在工程建设活动中，直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录。它产生于工程项目的提出、立项、审批、勘察、设计、前期准备、施工、监督、监理、验收等工程建设的全过程中的所有活动。它是一种可被人们研究、利用的信息资源，能直接反映工程建设活动的过程和成果。

二、工程档案的特点

1.庞大与细致性。一个基础项目工程的建设，由于其投资规模大、参与单位多、涉及专业广以及项目归档的文件套数多等因素，使得最终形成的档案数量庞大并且细致。

2.专业与复杂性。一个重大工程档案涉及地质、气象、环保、建筑、结构、给排水、电气、采暖、空调、电信、消防以及自动控制等多个专业领域的内容，而将这些不同专业的文件材料进行有机的融合，就使得工程档案形成了专业内容的复杂性。

3.广泛与流动性。一个工程的建设项目档案的构成，经历了从提出项目建议书到工程全面竣工验收的全过程，其涉及的材料来源包括政府部门的审批、设计部门的论证设计、监理单位的监理、施工单位的建设、質检部门的质量评定，以及各种材料、设备供货单位的合格证和检验资料等，由此可见，工程档案的材料来源非常广泛。

4.完整与系统性。在项目建设的过程中，重大工程档案包含了从提出项目建议书、进行可行性研究、编制初步设计和设计文件、开展地质勘察、设计招标、签订有关合同、开始工程施工以及竣工验收等全过程形成的文件及资料，它将整个工程的全过程清楚地记录和显现出来。

三、当前工程档案管理工作的现状

1.工程档案归档困难，不符合科学成套要求。工程档案的内容涉及的部门、人员众多，并且时间跨度较长，文件、图纸、音像资料等归档材料收集难度较大。工程建设项目从前期的可行性研究报告到竣工验收结项报告，中间要经历项目审批、工程招投标、建造施工、质检验收等环节，一般要经历一两年甚至更长的时间。工程档案的记录人员涉及建设单位、设计单位、施工单位、监理单位、勘察单位、政府等相关部门，这些人员的业务素质参差不齐，档案记录内容或简或繁，记录要求也并非能够完全达到规范标准。有些环节的人员变动频繁，如施工建造阶段，而工作交接过程中极易发生档案丢失、内容残缺等现象。这些就会造成工程档案的归档困难，内容不成体系，成套性差的现状。

2.工程档案部分内容流于形式，不符合客观准确的要求。施工建造阶段的建筑材料强度的测定、施工工艺方法与步骤、施工图纸变更、施工进度调整等诸多涉及工程质量控制的关键环节会产生许多归档之用的文档、图纸等，收集整理归档的任务相当繁重。而许多档案管理人员对工作疲于应付，档案内容记录过于简单，关键问题交代不清楚。走访发现，还有少部分施工企业由于管理混乱，导致工程档案内容缺失，为了竣工验收和交付使用，竟在工程末期突击整理档案，档案的记录内容与实际情况有较大出入。

3.工程档案传统的管理模式，极大制约了档案价值地有效发挥。传统的工程档案管理模式是以纸质档案为主，将大量的以纸质为主要载体的档案有序地存放在档案室，以备日后查阅使用。这种传统的档案管理模式已经远远不能适应当今信息社会的要求了，工程档案价值的挖掘必须依靠先进的信息交互工具。利用档案信息管理系统进行工程档案的电子化、信息化管理，方便客户端的检索查询、传递使用。从而达到以工程档案为重要参考依据，实现对工程项目的动态管理和全过程监控。

四、加强工程档案管理的对策

1.领导重视，注重宣传。从多年的档案工作经验来看，凡是单位领导重视档案管理工作的单位，加之配备一名专职档案管理人员，工程档案管理的情况相对较好。同时还在日常工作中，宣传档案工作的重要性，通过实际案例让大家意识到档案的重要性，从而形成了建管局和各参建单位组成的工程项目档案管理网络，从人员体系上保证了档案工作的顺利开展。

2.深入施工现场编制档案。工程建设、规划和管理的依据在于档案管理工作的加强。故此，档案管理人员要整理好档案，保障档案资料的真实。档案管理人员还应深入施工现场，调查和分析拟建的工程项目。在开工阶段、材料试验阶段、分项工程交接时，应在事前设置提醒制度。相关人员的变动资料应当及时移交，工程资料在移交发包方之前要做好把关。层层落实责任，档案资料的整理和归档才能有效落实。而对于那些大型或投资较大的工程项目，深入现场时要和建设单位共同勘察。等了解具体情况后，再编制档案。

3.注重业务培训，指定专人负责。档案管理人员应提前介入，直接参与工程的调查、施工、验收等过程，较快、较全面的掌握第一手资料。为加强工程档案管理人员的专业水平，提高他们对档案管理的责任心，应对工程档案管理人员进行业务培训，阶段性地组织档案业务知识培训班。并在工地现场至少设 1～2 名档案员，负责现场摄影、录像、收集和整理现场档案资料；结合本单位实际，制定本单位工程档案资料管理制度和办法，在强调质量，抓住环节，注重落实上下功夫。

4.规范声像档案管理，便于查阅。数字化技术的应用和普及，推动了档案室的数字化建设，对历史数据更能从文、图、影、像等多方面更形象地展现出来，所以对声像档案的前期收集工作就显得相当重要。在工程建设的各阶段，各监理、施工单位都会产生大量的图文资料，为保证电子类文件归档的完整性，要求施工单位在纸质文件归档的同时，相应电子文件同时归档。尤其要按照工程项目划分，从分项、分部到单位工程，及时收集整理能够是反映工程建设各个环节的图片资料，其中包括验槽，钢筋工程，屋面防水，卫生间防水，外墙保温节点，防雷接地，暖卫地埋管线，配套外线等检验批，材料进场，监理旁站。按照统一载体，统一格式，形成一套系统、完整的声像档案。这样不仅提高了档案信息的实效性和检索的便捷性，也对档案编研工作起到了一个快速整合的作用。

5.加大检查和监管力度。提高工程档案的管理质量，还需做好工程档案资料的检查和监管。在工程开工之后，工程质量部门应当下到项目部，对项目部制订的档案资料进行检查。找出其中的问题后及时解决。建设企业检查项目进度、安全、质量时，还要检查资料收集的完成情况，提高工程档案管理的工作质量。在工程收尾完工时，建设单位要组织相关部门检查竣工档案的资料，保障档案资料和工程竣工的移交。如果档案资料员未完成收尾工作，则不允许进行调动手续的办理。评报优质工程时，企业要将档案资料的完成情况当做考核内容。档案资料完成较好，则予以奖励。有过失，则进行通报批评。

参考文献：

[1]宋自飞；论重点建设项目档案的管理[J]；湖南水利水电；2007年04期.

[2]张丽君；国家重大建设项目设计档案的收集与整理[J]；水运工程；2009年07期.

[3]王宇；提高重大建设工程项目档案管理水平的措施[J]；上海建设科技；2011年02期.