现代数字化信息与传统档案的一体化管理

张月华

摘 要：随着我国经济的持续快速发展，基于本中心的技术档案管理存在的不足与现代化社会和现代数字化信息大背景下的档案管理的新常态，谈谈自己对档案管理体制与模式的的见解，希望能对单位的档案管理有所帮助。

关键词：技术档案；一体化分级管理

一、对档案管理现状的思考

我市疾病预防控制中心承担着群体预防任务，在开展疾病控制、卫生监督监测、科研、教学及健康教育等业务活动中，形成了大量的业务技术档案。这部分本应构成疾病预防控制中心档案主体的卫生防疫技术档案采取的管理模式不尽人意，虽然我市疾病预防控制中心是采用科存档案站存目录，但是这些资料平时则分散在科室，每季度对卫生防疫业务档案集中归档的方法。本人认为对卫生防疫业务技术档案采取一体化分级管理的方法，这样既符合卫生防疫档案工作基本原则，又能满足基层卫生防疫开展业务的需要。

加强建设项目档案管理工作，是一项长期和艰巨的任务。首先我们要从宣传档案的重要性入手，加强各级人员的重视程度使各方人员确实履行职责，认真做好收集、整理、鉴定、保管、统计和利用工作。并在保管与利用过程中体现出档案的价值和作用。确保档案的完整、准确。由各科兼职档案员负责收集、整理、立卷，及时向站档案室归档，交由站档案室统一保管和提供利用。其次在档案管理过程中档案管理者不但要积极探索，及时总结，不断创新，更要善于学习借鉴其他单位已经成熟的经验，少走弯路，在防疫工作中不断发现新问题，找到适应发展与各种变化的新方法，才能更加科学地管理好卫生防疫技术档案，提高卫生防疫专业工作水平，为单位的科研、生产、管理服务。

二、现代化档案管理方式的建构背景

随着我国经济的持续快速发展的信息化、网络化的不断深入，档案管理也发生了转变。首先档案本身在数字信息化的影响下其形式由原先传统纸质档案型转变为计算机的人工智能识别的电子档案。档案管理方式也从传统手工纸质档案，发展为单机人工智能数据管理方式及局部地区网络信息管理方式，并且随着经济社会管理模式的不断更新变化其管理流程、方式等也发生了相应的变化。以前手工的档案虽然未被取消，但是已经严重脱离现状。传统纸质档案做为原始第一手真实资料，有着其特殊的意义及历史凭证。不应该被现代高速高效的人工智能所取代，应该保留其特殊的档案凭证，像业务工作法规、标准及技术方法的研究档案，包括有关证书、研究报告、编制说明及验证报告等；应与现代化的电子档案一体化发展；为实现档案一体化分级管理提供帮助。

三、分级管理档案信息现代化健设的内容

目前档案信息现代化分级管理下的各科室与单位之间的标准化、规范化严重滞后，严重影响了现代化信息与传统信息整体水平的提高。档案信息一体化包涵各个科室在工作的各个方面和各个环节中业务规范要建立健全的档案标准化、规范化，才能使分级管理信息自动化相辅相成、互相促进、更好满足卫生防疫站业务开展的需要。

档案一体化管理的具体内容 包括分级档案管理生成控制的一体化、管理流程的一体化及信息利用的一体化。分级档案管理生成控制的一体化指在档案最初生成阶段、对电子档案和传统档案就是在系统设计阶段和档案的原始资料的采集阶段，就应当树立档案管理意识，确保生成档案符合档案管理功能和要求；流程管理的一体化指对档案流程实施统筹规划、全面控制和综合管理。信息利用的一体化指对档案信息进行合理协调，使电子档案和传统纸质档案都能发挥最大的作用。电子档案和传统纸质档案一体化发展原则，在实行档案一体化管理的过程中，必须要遵循全程管理原则，做好归档电子文件的技术处理工作，对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，而且，对于长久保存的电子文件，需要定期进行复制，以防止信息损失，工作实行全程管理可以大大提高信息共享，提高效率。

综上所述，业务技术档案实行两级管理信息一体化存档，是卫生防疫工作贯彻我国档案集中统一管理基本原则而建立的一种适合基层单位档案管理模式，它符合卫生防疫系统业务工作的特点和需要。随着社会科学及业务档案管理实践的发展，必将会更加不断完善，一定会为基层卫生防疫工作业务的开展发挥重要作用。

参考文献：

[1]窦晓光：努力建设具有中国特色的档案管理体制—转型期的档案管理体制改革研究之二[J].档案学通讯，2006， （l）.

[2]邓邵兴，档案管理学，中国人民大学出版社 2. 董永昌，电子文件与档案管理，百家出版社.