基于SOA框架的档案信息系统建设研究

朱庆华

【摘要】随着信息技术和计算机技术的高速发展，信息资源成为了非常重要的财富，信息管理系统的有效运用能够为科研机构的发展奠定坚实的基础，在科研机构进行信息管理、提高机构的综合管理效率与竞争力等方面起到重要的作用，其设计与实现有着非常重要的意义。由于当前在科研机构中领导对档案管理工作信息化不重视，导致档案管理信息化发展相对滞后，没有一套完整的科研项目档案管理信息系统实现对科研档案管理的全过程、信息化的管理，无法实现档案信息的便利检索与应用，无法实现档案信息资源的共享。但信息化已成为现代管理的一项重要内容，是推动管理工作走向科学化、规范化的必要的条件。因为科研机构管理工作的系统化、规范化和自动化是当前趋势。本文在面向服务体系结构SOA理念的基础上，分析当前在大数据时代档案管理存在的问题，分析了档案管理信息化的必要性以及存在的不足之处，以档案管理业务流程为向导，根据科研机构档案管理的实际情况，设计出一套满足科研机构档案管理的科学、高效、基于SOA架构的档案管理信息系统。

【关键词】科研机构；SOA；大数据；档案管理信息系统

中图分类号：G27

文献标识码：A

文章编号：1006-0278（2015）04-087-05

随着计算机技术、网络技术以及经济全球化的快速发展，人类当前的工作方式以及生活方式因受到技术与经济发展的影响而发生了巨大的变化。而大数据时代的到来标志着人类正式步入“信息社会”，现在我们都可以利用新的方式对所收集的数字信息加以利用。如今，在“大数据”时代背景下，各行各业都需要管理复杂庞大的数据，而这对于普通的科研机構来讲将是巨大的挑战，人们逐渐开始认识并重视有效管理大数据的重要性和迫切性，档案管理理论和管理实践的迅速发展，档案管理相关管理办法以及制度的逐步完善使得管理的流程以及业务逐步完善，但是网络技术以及信息技术正改变着管理工作模式。传统的纸质档案管理方式已经无法适应当前的环境，档案管理的专业化水平在不断提升，而在专业化的提升过程当中，“大数据”扮演着至关重要的角色，它使得档案管理的理念、技术及技巧更加的科学化。

在“大数据”的形势下，随着硬件和软件环境的变化，科研机构的组织架构、管理模式的变化，传统的、单一的档案管理工作方式受到了严重的影响和挑战，如何适应信息时代以及“大数据”时代，应对新形势的挑战，使档案管理价值得到大幅度提升，科研机构要积极探索档案管理工作的新模式，积极参与实践，使科学化管理水平不断提升，要建成一套基于大数据应用的、技术领先的、规范、准确、高效的档案管理信息平台。通过数据化平台的建设，实现从档案管理的数据化、信息化、标准化以及流程化管理，既大量节约了人力成本，便于信息检索，又实现了数据的规范、统一和共享，大大提高了信息的利用效率。采用基于面向服务的SOA架构的思想来研究档案管理信息化，将系统中需要共享的信息以web服务形式进行封装，这使原有系统的信息孤岛问题得以解决，此外还可以大幅度提高应用程序重用率，最终提高系统的实用性和适应能力。

一、科研档案管理信息化的必要性

在科研机构当中，档案管理在科研项目管理中具有重要的地位，档案管理信息化不仅仅是档案信息管理，还包括与档案相关的科研项目情况、科研团队信息、科研团队工作情况以及日常工作等相应信息。信息技术的发展以及“大数据”时代的到来，传统的档案管理手段和方式已经无法满足科研机构现有工作的需求，信息化推进着档案管理信息系统的出现以完成档案管理，它使得重复、繁杂的工作变得简单有序，实现无纸化办公，实现档案管理工作流程化、标准化，降低了成本，提高了工作效率，解放了档案工作者，使其能够将更多的精力投入到科研工作中，通过信息系统确保档案信息能够及时有效的得到保存，通过多级审核可以确保信息的准确，使档案管理质量得到保证，为科研机构提供高度数字化、规范化、科学化的档案管理信息平台。档案管理信息化对科研机构而言是必不可少，但是当前很多科研机构在实现的过程中还存在诸多问题，具体如下：

对档案管理信息化的认识与定位不足。首先在科研机构当中，对档案管理并不是全过程管理，仅仅是对档案结果的管理，只重视科研过程，把获取最大经济利益作为首要的目的。科研机构的领导的管理意识相对薄弱，忽视项目档案管理的重要性，只注重眼前利益，忽视档案管理对企业长期发展的效益和价值。尽管有部分科研机构对档案管理信息化比较重视，同时也为信息化工作投入了一定的人力和财力。但是，他们只是盲目的投资，而真正对档案管理及其信息化理解与认识并不到位，也不能准确对档案管理及其信息化进行定位，在信息化过程中脱离企业的具体情况，他们并不清楚为什么建设档案管理信息化，不明确系统建成之后能够有什么用处，能够为科研机构带来哪些效益，对档案管理信息化的重要性和紧迫性没有正确定位和认识，即使将系统建立起来，未能将档案信息资源有效地开发和利用起来，也就未能最大化地提高工作效率。

形成信息孤岛。针对科研项目档案管理，在科研机构内部各部门之间、各项目之间针对档案管理都有自己的一套程序以及保管办法和方式，彼此之间是相互独立的，这就使得机构内部的数据和信息缺乏交流和共享。为了提高科研机构的整体项目水平和质量，科研机构内部应该实现信息共享，应该针对项目内的好的方法和经验进行交流，档案管理工作需要协同各个部门、科室之间的工作，因此传统的部门间各自维护本部门、各项目团队维护自己的科研档案数据，而没有统一的管理，这样容易造成信息独立，大量重复工作以及资源无法共享等，这样既阻碍的新技术、新成果的广泛推广，又增加了机构内部的成本。

缺乏有效规范管理。由于科研机构领导对档案管理的不重视，在机构内部并没有一套完整的、规范的制度针对档案进行规范。更不用提档案管理信息化工作，有些机构并不重视档案管理的信息化建设，他们仍然在使用传统的、无序的档案管理方式，尽管有些机构已经开始了档案管理信息化建设，但是在制度建设方面并没有跟上信息化的步伐，落后、陈旧的制度已经无法满足信息时代的管理方式，此外，机构忽视了后期的维护、培训以及推广工作，使得信息化建设成为工作未起到预期的效果，这将促使档案管理信息化工作难以开展。

二、SOA基础平台框架

（一）SOA原理

SOA（service-oriented architecture）即面向服务的体系架构，是一种服务导向的组件模型。服务是指软件中的一些处理过程或是服装成独立业务模块的程序逻辑单元，可以通过标准协议通过网络来访问和调用，而且接口公开。服务提供者开发出各种有用的服务，经过严格测试后把服务发布到公共的服务注册表上，服务消费者通过查找服务注册表查找到所需要的服务，然后就可以使用所需要的服务了。

SOA结构由三部分组成：服务提供者、服务注册中心和服务消费者。服务提供者是一个可以通过网络寻址的实体，它接收和执行消费者的请求。把自己的服务注册到服务注册中心，以便服务消费者能够发现和访问该服务。服务注册中心是包含可用服务的网络可寻址目录，它是接受并存储服务描述的实体，供服务消费者查询服务只用，服务提供者将服务的描述信息发布到服务注册中心。服务的信息包括与该服务交互的所有内容，如网络位置、传输协议和消息格式等。服务消费者可以是：一个应用程序、需要一个服务的另外一个服务或者一个软件模块。它从注册中心查询需要的服务，并通过传输机制绑定服务，然后通过接口契约规定的格式来执行服务。

（二）SOA特点

SOA是一种粗粒度、松耦合的软件架构，服务之间通过简单、精确定义接口进行通讯，不涉及底层编程接口和通讯模型。其特点有松散耦合、粗粒度服务、标准化的接口和无状态的服务等。

从软件开发和系统结构的角度来看，SOA是耦合度最低的一种实现方法。服务的请求者和提供者时间是松耦合的，即服务请求者不必关心服务的具体实现细节，如程序实现语言，部署平台等。这样的松散耦合是通过“服务描述”实现的。

（1）服务的接口是通过标准的方式进行描述。

（2）服务的请求者通过消息的方式，而不是通过API和文件格式请求服务。

SOA通过服务接口的标准化描述，而接口是通过标准的方式进行描述的，从而使得该服务可以提供给在任何异构平台和任何用户接口使用。该接口隐藏了实现服务的细节，允许独立于实现服务基于的硬件或软件平台和编写服务所用的编程语言使用服务。服务应该独立的、自包含的。在实现时它不需要从一个请求到另一个请求的信息或状态。服务不依赖于其他服务的上下文和状态。

三、基于SOA架构的企业人事管理信息平台设计

（一）系统设计原则

实用性：系统采用友好的用户图形界面实现全屏幕菜单操作用户能简单方便地实现信息共享与交换。系统采用技术以及使用能够的平台要具有兼容性，以保证不同层次的用户可以使用。

可靠性：在系统设计过程中采用了较强的容错功能对用户的非法操作和错误操作有一定的限制和提示以及必要的处理能力每个处理环节都具有高度可靠性保密性及安全性。

开放性：利用Web技术使各子系统能在Internet上进行数据处理和信息查询。此外，系统在设计过程中，从网络协议、操作系统到应用软件全部遵循通用的行业标准。

通用性：系统设计遵循企业安全的基本管理制度使其在企业中具有通用性。

先进性：由于计算机技术、网络技术以及应用办公自动化等先进技术的飞快发展，在进行档案管理系统的整体规划时需要放眼未来，注重长远利益，采用当前的领先并成熟的技术来支持系统开发，确保系统具有同行业内的领先水平。

可扩充性：系统的硬软件都有扩充能力可以在网上方便地进行设备增加或用户的功能扩充。系统在满足用户需求的基础之上系统设计必须要考虑到系统应有充分的可扩展性以满足企业未来的发展需求。

（二）系统目的

本系统设计的总体目标是实现科研项目档案的数字化、資源共享化、管理集中化以及服务管理网络化。档案管理信息化是为了使原本繁重、复杂的纸质工作转变成简单化的信息化工作。通过系统可以实现档案信息的全过程管理，从科研项目立项开始到项目验收结束整个过程的档案信息的管理工作；通过信息化建设可以提高档案管理的科技含量与管理效率。科研机构建设档案管理信息平台其目的是使科研机构档案管理信息化水平得到进一步提升，该信息化建设的实现为科研机构科研项目管理带来巨大的价值。通过信息化的实现，对档案管理业务流程进行规范，使档案管理工作更具标准化、规范化；实现档案管理业务的整合，将原本独立分割的管理模块整合起来，实现资源共享，打破信息孤岛现象，加强档案管理业务上下级之间、相关部门之间的业务协同；以集中统一的系统工具和准确及时的档案管理业务数据，把档案管理员从重复、繁琐的基础性工作中解放出来，提高档案管理的工作效率。

本文最终要通过SOA架构的科研项目档案管理系统平台建设，该平台实现从档案采集、鉴别、整理、归档等管理工作相关痕迹的流程化管理。通过SOA架构实现一个全过程的档案管理信息系统，为科研机构使用人员提供一个方便、快捷的查询、查阅的信息化工具。

（三）系统设计思想

在系统设计中，采用系统分层结构这样可以使系统内的功能模块“高内聚，低耦合”，使各层间的变化隔离开，使模块间的复杂程度得到简化，为系统的开发带来更多的便利。基于SOA的档案管理信息系统采用层次设计思想，将整个系统划分为5个层次，由上到下分别为表示层、Web服务层、业务操作层、业务逻辑层以及数据层，各层间的关系具体如图2所示。

（1）表示层设计

表示层实际上就是一个方便用户体验系统的界面，它主要将档案管理信息化过程中的一些主要信息通过Web浏览器呈现给用户，用户需要有良好的交互体验，这需要有良好的表示层做支持，因此，用户对系统好坏的评价直接取决于表示层的优劣。本系统中表示层通过企业门户网给浏览者展示科研机构介绍、科研成果以及科研机构新闻等内容，通过档案管理信息平台给使用者展示档案管理信息相关内容，方便其操作与管理。一个系统如果没有一个体验良好的表示层，即使设计、开发的再完美也不会得到用户较好的评价。

（2）Web服务层设计

Web服务层在整个SOA架构中起到承上启下的作用，是架构的核心层，对下服务层响应业务层的请求，对上为表示层提供服务。服务层主要是提供标准化接口，从而使得任何异构平台和任何本地或者远程用户通过服务进行操作。档案管理信息系统与科研机构内部其他相关系统通过Web Ser-vlce实现接口关联，实现系统内数据以及信息共享等。

（3）业务操作层设计

业务操作层主要是处理档案管理系统的各种业务元素，是对业务流程的实现。业务操作层主要是完成并处理用户发送的操作请求，用户在业务操作层主要是进行科研项目管理、文件管理、档案管理、统计查询管理、档案发布管理以及系统管理等功能的业务操作，这些操作的处理过程全部是在业务操作层实现的。

（4）业务逻辑层设计

业务逻辑层是系统架构中最为复杂的一部分，它体现了系统架构的核心价值。它处于数据层与业务操作层以及表示层之间，业务逻辑层为系统提供服务接口和逻辑控制，对数据交换起到了关键作用，表示层和操作层发出命令，在业务逻辑层会根据相应的业务规则和运算法则从数据层调用数据，并返回到操作层和表示层。在业务逻辑层主要是规定了档案编码规则、条目、档案管理流程、档案信息统计分析规则等内容，在操作文件管理、档案管理以及统计查询等功能时，系统会自动调用业务逻辑层中的这些规定实现对应操作，并在表示层显示给用户。

（5）数据层设计

业务逻辑层和数据层之间的交互是由数据层实现的。数据层设计时既要提供数据信息和数据逻辑，服务于本系统数据访问，又要借助于信息资源整合平台和其他系统进行数据交换。数据存储是通过Oracle来实现的，在数据库设计中，系统所有访问操作都是使用存储过程，存储过程封装语句到数据库中，任何数据库访问的SQL语句都不会出现在程序代码中，这样可以把因数据库层的变动而对程序带来的负面影响最小化。

（四）系统架构设计

结合科研机构的软硬件以及网络的实际情况，进行系统硬件结构设计，系统主要是由以下及部分组成：系统的应用服务器、系统数据库以及客户端PC机，此外还包括系统的外部接口涉及到的实时监测系统等，具体的硬件结构图如图3所示：

系统部署架构主要是描述系统的数据库服务器、系统应用服务器以及其他服务器和客户端之间的部署问题。通过合理的部署，使考核系统的处理速度达到最快，提高其利用效率；降低系统维护成本，最终达到成本最小，利益最大化的效果。下面通过图4来介绍系统的网络部署架构：

（五）系统功能结构设计

将基于SOA的科研项目档案管理信息系统分为“一网一平台六大功能”，具体如下图5所示。

科研项目档案管理门户网站，主要是全面科研项目的工作，介绍科研机构相关信息，有效促进科研机构相关信息公开和员工意见表达，促进员工与管理层之间的交流沟通以及提供相关数据文件等功能，其数据来源于各管理功能以及网站维护管理。通过门户网站可以实现科研项目信息、档案信息的展示功能。

科研项目档案管理信息平台包括科研项目管理、文件管理、档案管理、统计查询管理、档案发布管理以及系统管理等功能；其使用者主要包括档案管理员、部门主管、机构领导等，档案管理员实现档案信息的采集、录入以及归档等功能，科室主管主要实现相关信息的审核、审批等功能，机构领导则可以实现科研项目、档案信息的查询、科研项目管理：实现科研项目的分类录入，确定项目从立项、研发以及最后项目验收的整个过程的信息管理，确定项目编号使项目与项目档案相匹配。

文件管理：实现文件组卷、文件鉴定、归档号和归档号的生成、案卷号的生成等功能。实现档案分类文件的新增、修改以及删除等操作，使不同的档案归档在不同文件下，便于档案的查询操作。

档案管理：实现档案信息从收集、整理、归档等管理；通过档案管理功能实现编目管理、档案收集、整理、档案归档保管、档案统计、档案利用、档案编研等功能。通过系统能够实现档案与项目匹配，实现档案与文件相匹配的功能。

档案信息发布：可以对档案进行开发利用，例如：借阅管理、档案编研等。实现内网上的档案信息服务，在内网上实现信息发布、档案查询、浏览、下载等功能。查阅等功能。

统计查询管理：实现每个人在自己的权限范围内，进行目录及原文的查询、利用及打印等功能，对于在自己权限范围外的文档，要经过相关的审批流程，通过申请、借阅、查询，待得到批准后，才可以对之进行利用。

系统管理：系统管理员通过系统实现系统系统配置管理、门户网站维护、权限管理、用户及角色管理等功能。

（六）系统功能特点

采用SOA方法来设计降低系统模块间的耦合程度，使系统更具扩展性、伸缩性和通用性，提高服务质量，便于系统分担负载。此外，系统还具有其他功能特点，具体如下：

全面覆盖、及时准确、同步管理。系统覆盖了科研机构各个部门以及全部员工，能够使机构全员参与当档案管理工作，使人们加深对档案管理的认识，逐步认识到档案管理的重要性。

强大的流程管控和协同办公，使科研机构档案管理的正常业务管理透明化、流程化，增强了机构管理的可控性。

开放交流、双向互动、服务员工。系统面向整个科研机构，有交流论坛功能，有消息/信箱功能，具有资料共享平台，使得员工、管理层以及各个部门之间可以实现相互交流、相互协作，这样从一定程度上，增加部门间、上下级之间的协同合作，避免单独部门工作情况下的重复工作，提高整体的工作效率。

信息化、流程化以及标准化。在大数据时代，传统的档案管理信息非常有限，流程化、制度化理念还尚未普及，档案管理还是传统的结果管理，而通过档案管理信息平台，借助大数据的特点，数据信息的可共享性、可参考性较强，科研机构可以参考其他单位部门如何进行档案管理，如何实现档案信息管理的信息化、流程化以及标准化，提高档案信息管理的效率，进而提高科研机构的综合效率。由于竞争的存在，传统纸质档案管理随着大数据时代的到来必然要遭到遗弃，档案管理信息化是社会朝着大数据演进的必然趋势，通过档案管理信息系统以及大数据时代的优势科研机构必须要充分理解并且运用这一套工具，才能为科研机构争取更好的竞争优势。

四、结束语

在科研机构中，尽管科研档案管理工作繁琐复杂但十分重要，面对新形势我们不能沿用老思路进行档案管理工作，我们需要引进新思路、新方法进行管理，科研档案管理应该体现管理现代化、信息化的思路，遵循现代科研机构管理工作的客观规律。本文对科研档案管理信息平台的整体架构和各个功能模块进行了合理、科学的划分，用新思路、新方式研究和处理工作中的各种问题，使科研机构中科研项目档案管理工作更加科学化、高效化。与传统的科研档案管理系统不同的是，这是一套集人性化、安全化、智能化于一体的科研项目档案管理系统，在系统中插入了SOA理念，SOA架构是以低成本、随需而变、松耦合以及适合大部分企业工作业务流程，克服了传统的档案管理信息系统的诸多不足，具有强大的生命力，在工作上，系统能够有效提高科研机构档案管理的工作效率，大大提高其市场竞争力，增强企业的凝聚力和活力。

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