浅析档案管理现代化的几点思考

唐嘉莉

【摘要】随着现代数字化技术和网络技术的普及推广，改变了档案本身的一些形式。首先，在数字化的冲击下，档案本身的形式由原先文本档案转变为依赖机器识别的电子档案。其次，档案管理模式也发生转变，从传统手工模式发展到单机数据管理模式，再到网络信息管理模式，最后到现在的知识管理模式。同时，管理流程、手段等也发生了相应的变化。伴随着管理模式的不断变化，以前手工的文本档案管理流程已经不能适应现代化管理的需要，必须与时俱进，针对电子档案管理特点进行相应调整。本文总结目前档案管理现代化中存在的问题，并提出相关的解决途径。

【关键词】档案管理现代化；数字化技术；网络技术

中图分类号：G27

文献标识码：A

文章编号：1006-0278（2015）04-133-02

一、档案管理现代化存在的问题

（一）档案现代化化专业人才匮乏

档案要实行现代化管理，人的因素起到关键作用。大多数档案管理人员对传统档案的管理理论、原则、方法和技术己熟门熟路，而对现代化管理的管理理念和手段只有浅薄的认识，这已是一个普遍存在的问题。目前各档案管理人员往往都是专业背景，熟知程序，能熟练操作计算机，但是对档案管理没有经过专业学习，也没有通过系统培训，对档案现代化化缺乏必要的认识，认为档案现代化离自己还比较远，认为档案现代化只是技术部门的事情等。另外，更不懂电子文件形成、信息的存储、传输、检索、利用等知识。

（二）档案数据安全存在风险

在档案现代化建设中，其安全风险主要是两个方面，一个是档案管理系统的安全问题，二是网络安全问题。数据安全的保障主要依靠技术上的不断升级，设置复杂的密码和防火墙，而这样并不能长远、全面地保障数据安全。另外，从的防范能力来讲，在易被攻击的网络环境下，数据库系统本身保护方案无法确保实时安全依靠技术不能有效防止各种攻击破坏行为，这也是风险所在。网络的不安全性己成为制约信息化网络化发展的最大障碍。网络上的任何节点和站点，都有可能遭遇攻击。网络技术的不断被发展，伴随着网络安全风险越显突出。

（三）硬件设施配置不到位、不合理

档案的基础设施是实施现代化管理的物质基础，就好比是高级轿车行走在乡村道路上一样，路与车之间的不匹配，导致车辆的良好性能无法发挥，配置基础设施就像是修建高速公路一样，传统的实体档案管理模式使得一些单位决策者认为档案管理就是将各阶段的纸质文件材料收集起来集中保管，采用计算机实现简单的检索，根本不予考虑档案管理系统所需要的服务器、扫描仪等信息处理设备。另一部分单位认为实施档案现代化管理的预期效益低，巨大的投资在短期内无法获得回报，使得现代化管理迟迟无法提上日程。建设和完善档案信息网络更是遥遥无期。

另一方面，一些单位将有限的建设经费集中投入到低性价比的设备设施上。一些决策者盲目强调设备设施更新换代快，配置技术装备应一步到位，过度配置了一些不符合实际需要的设备。忽視了硬件软件配置与利用能力之间的匹配平衡；忽视了技术的成熟程度和设备寿命的有限性，设备设施在有效生命周期内利用率低下，从而造成巨大的资源浪费。

二、实施档案管理现代化的方式

（一）提高档案管理人员业务水平

现代化的档案管理对工作人员提出了更高的要求，作为现代化的档案管理人员，需要掌握丰富的理论知识，拥有较强的管理水平和技术水平。因此，根据目前的现状，必须要提高其档案业务水平。档案部门的工作人员不仅要高理论水平如文化知识和档案意识、管理观念，还要提高业务能力。只有这样档案的管理效率才会大幅提高。单位领导应该重视档案工作，定期为员工安排继续深造的机会，才能满足现代化的社会对档案发展的新需求。作为档案部门，应定期对员工进行档案管理方面的知识培训，讲述最新的管理理念和方法，提高员工的管理理念和意识，更好的支持和配合档案部门工作。档案部门可通过参加本省市的档案局的各类培训、业界间的互相交流、对相关部门人员进行业务指导和知识普及等多种方式提高档案工作人员的业务水平。可采取会议、座谈、一起培训等多种方式进行，有利于档案管理工作的顺利展开，节省时间、提高工作效率。

（二）构建全面的现代化管理安全保障体系

信息保障体系的构建要从建章立制、技术水平、人员素质等方面进行支持，构建覆盖范围广的全网防护体系，安全意识的强弱也是主要影响因素，采用各种保护技术与管理手段，保障网络的安全安全、系统安全及其应用安全。来实现对现代化档案信息的安全管理

首先要重视档案内容、载体的安全，针对涉密档案要对操作人员的资格进行审查，按照不同职位赋予相应的权限等级，并且对操作日志进行后台记录；其次要加强机房、计算机及其相关设备、设施（如网络外设）及运行环境的安全防护，如电磁屏蔽、内外网物理隔离等，从而加强档案信息系统的安全使用。最后要加强档案操作人员的保密教育，并制定严格的保密制度，强化落实，责任到人，从而提高人员的保密意识。

（三）基础设施投入要注重效益、以“软”定“硬”

购置信息化设备必须大量的资金投入，单位要对实施档案信息化管理投入专项建设经费，列入单位办公自动化系统建设计划，给予必要的资金支持。在年度财务预算中充分考虑此项支出。建设过程中要处理好不同阶段的承上启下关系，充分论证可行性，有计划、分步骤地推进档案信息化进程，配置档案信息化建设所必需的软、硬件配套设施，为后期工作打下坚实基础。

信息化设备设施的有效技术寿命只有3～5年，超过这一年限后，将被淘汰或需要更新改造。在其有效生命周期内如果不能获得充分的“效益”回报，则不应投入，否则，效益周期过后将面临设备升级或淘汰更新所需的二次投入，最终导致效益低下，浪费将十分惊人。

硬件设备因“有形”，易于看到投资效果和展示建设成效而为人所重视，事实上，硬件环境只是软件运行的技术平台而已，一方面，设备设施配置要着力于当前需要，推后再购置非急需的设备、设施。由于技术更新换代速度快，信息化设备的性价比会随着技术成熟度呈逐年倍增而提高，为日后扩展功能留下足够空间，以更低廉的代价、采用更先进的技术、以更简便的方式来实现。另一方面，在自身财力状况允许的基础上，配备适用的、高性价比的设施、设备，而不必一味追求高级、新颖。许多采用最新技术的装备价格是成熟产品价格的数倍，而由于不够成熟而未成为主流装备，其技术生命未必能延长多久。因此，追求装备的技术先进和功能完备是档案信息化建设之大忌。当然，也不可贪图便宜购买低档次的或近平淘汰的设备，这些设备极短的技术寿命所造成的浪赞更大。与此同时，要提高已有设备设施的利用率。一些基础使用需求，一般的设备设施是可以满足的。

三、结语

综上所述，在新的经济和科技形式下，推进档案管理的现代化是必然趋势。现代化的档案管理，不仅能加强档案管理的效率和作用，更能拓展档案管理的服务领域，为我国现代化的发展带来更有多的经济和社会效益。目前我国现代化的档案管理模式还不成熟，在运行过程中还存在着各种各样的问题。所以我们要运用合理的方法，通过人才培养、设备的引进等方式，加强档案管理的现代化水平。