浅析新时期企业单位人事档案管理

孙合玉

摘 要 企业人事档案记录了职工的个人经历、品德风尚、工作业绩、福利待遇、晋升情况等，是作为考察和委任人才的重要依据，是职工年龄和经历的重要凭证，是职工养老等相关退休福利的重要保证。文章认為，作为人事工作的重要部分，人事档案管理工作为合理使用人力资源提供了可靠的信息参考和依据。

关键词 企业单位；人事档案管理；研究与探讨

毋庸置疑，现阶段一些单位人事档案管理工作还存在着诸如档案管理人员选拔不严格，专业素质和工作能力低等问题，严重影响了人事档案管理工作的效率和质量。为了提高事业单位在人力资源管理方面的工作效率，必须要加强人事档案管理工作，推进事业单位的变革。

1 人事档案管理的现状

1.1 硬件设备太差

由于企业档案室过于陈旧，配备的基础设施太差，或者没有专用的档案存放地点，档案保存不妥善，长此以往便出现了霉变、破损、纸张泛黄、字迹模糊等情况，影响了档案资料的完整性。

1.2 管理人员专业素质和综合能力低

档案管理是一项对管理人员的专业素质和综合能力要求都非常严格的工作，而目前许多企业的档案管理人员多是一些兼职人员，人员变动大，流动性强。这些兼职人员对于档案管理工作缺乏专业性，并且在上岗时缺少必要的培训，对人事档案管理工作并不熟悉，技术水平不够，专业知识不精，这些情况都会直接或间接地导致档案资料的缺失或者是损坏。

1.3 档案内容不够完善和全面

人事档案资料的管理并不完善，没有结合企业的自身情况，不具备企事业特色；档案内容也不全面，无法正确反映出一个人的个人经历和德才情况。

1.4 档案的价值没有得到充分利用

由于档案资料不完善，无法全面反映人才情况，降低了档案的利用价值。企业同时也没有重视内部的考核，没有重视人事档案的记录，造成了人员和档案分离的情况。

1.5 档案管理模式太单一，无法适应职工层次的多样性

与传统的纸张管理方式相比，采用数字化和信息化管理不仅简便快捷，还能大大降低费用成本。然而，当下采用数字化管理的事业单位却很少，大部分事业单位仍然采用纸质的管理手段。此外，按照干部人事档案管理模式进行的档案管理也无法适应职工层次的多样性。

1.6 人事档案管理体制太僵化，无法适应企业灵活的用人机制

随着改革开放和市场经济的发展，公司的管理理念发生了重大变化，企业主要利用合同和协议来对员工进行法律约束，人事档案越来越不被重视，导致了社会上出现了许多如“人档脱节”、“死档弃档”等现象，现行的人才档案管理机制已无法适应企业灵活的用人机制，必须要对体制机制进行革新。

2 改善人事档案管理工作的具体措施

2.1 完善人事档案管理制度，引进现代化管理设备与技术

人事档案的管理工作繁杂琐碎，且有一定的难度。为了提高管理效率，相关部门要积极引进现代管理理念和技术，投入经费配备相关设备，对档案室的整体环境做出整改，充分利用现代化管理设备来变革传统的档案管理方式，从而提高管理效率和质量。此外，完善人事档案管理制度也是必不可少的。企业要制定档案管理制度，施行统一的档案管理措施，定期对管理人员进行考核，加强工作指导，从而促进事业单位人事档案资料管理工作更加科学和规范。制度建立起来，信息收集、日常保管、借阅分享、开发利用等操作才会变得规范。

2.2 提高对人事档案管理工作的重视，增强业务意识

管理部门要把提高对人事档案管理工作的重视落到实处，可以举行会议宣传档案管理的重要性，同时制定档案管理制度，施行统一的档案管理措施，定期对管理人员进行考核，加强工作指导，从而促进事业单位人事档案资料管理工作更加科学和规范。档案管理人员要认清人力资源管理的发展形势，端正自己的工作态度，增强服务意识，积极主动地为企事业的档案管理工作提供有效的信息服务。

2.3 建设高素质管理人才队伍

在选拔人事档案管理的工作人员时，要摒弃随意采用兼职人员的做法，提高人员标准，要求应聘人员必须要具备专业的档案管理知识，要有一定的文学素养和政治觉悟，并且还能够熟练操作计算机档案管理系统。管理层要严格挑选，引进优秀的管理人才。后期，要有计划地对人事档案管理队伍进行思想宣传，开展讲座培训，提高管理队伍的专业素养，提升业务能力。除此之外，人事档案资料属于个人隐私，必须加强保护，因此要对管理人员进行法制教育，提高法律意识，完善档案的保密制度，防止档案资料泄露或外传。

2.4 建立人事档案网络化管理模式，完善档案内容，增强人事档案信息化服务

加强人事档案信息化管理是提高管理工作效率的关键。要加强人事档案信息化管理，就必须加强档案信息化建设，建立人事档案网络化管理模式。首先，可以建立一个人才信息数据库，利用计算机技术把文字、图片、视频等信息收集起来转化成数据保存起来作为信息留存；其次，可以充分利用现代化管理设备来变革传统的档案管理方式，从而提高管理效率，提高管理质量，提高档案管理信息化水平，有效保证资料的完整度，减少损失。

3 结语

综上所述，做好企业单位人事档案管理工作是保证企业单位健康持续发展的重要举措。现阶段，人事档案管理工作还存在着硬件设备太差、管理人员专业素质和综合能力低、档案内容不够完善和全面、档案的价值没有得到充分利用、无法适应企业灵活的用人机制等问题，需要完善人事档案管理制度，引进现代化管理设备与技术，提高对人事档案管理工作的重视，增强业务意识，建设高素质管理人才队伍，建立人事档案网络化管理模式，增强人事档案信息化服务等，从而提高档案管理效率。